1. Thế nào là chứng thực online?

Chứng thực online là việc cơ quan có thẩm quyền bằng hình thức điện tử chứng thực bản sao là đúng với bản chính căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy.

Để chứng thực online thì mỗi người dân phải có một tài khoản trên dịch vụ công quốc gia thì mới thực hiện được thủ tục này. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định hiện hành. Nghĩa là, bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc cũng có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Vì vậy, mỗi người dân, các doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ chứng thực online.

Chứng thực điện tử dù là thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý. Nhà nước, pháp luật ghi nhận hình thức chứng thực là bởi tính nhanh gọn, thủ tục đơn giản, mang tính hiện đại, phù hợp với nhu cầu đời sống ở thời buổi công nghệ 4.0 như hiện nay. Hình thức này sẽ giải quyết được các vấn đề về thời gian đi lại, tụ tập xếp hàng chờ đợi mà chất lượng vẫn được đảm bảo. Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

2. Chứng thực online thực hiện như thế nào?

Trong xu thế nền kinh tế phát triển như hiện nay việc thực hiện thủ tục online trở nên phổ biến. Về cơ bản, thủ tục, quy trình chứng thực online là thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Theo đó, bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực điện tử cần truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, sau đó ấn chọn mục Dịch vụ công trực tuyến/Dịch vụ công nổi bật

Bước 2: Sau khi truy cập vào được giao diện của phần mềm thì ấn chọn phần dịch vụ công nổi bật. Cụ thể là ở phần các thanh tác vụ trên website, chọn mục “Thông tin dịch vụ” và chọn “Dịch vụ công nổi bật”

Bước 3: Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực bắt đầu lựa chọn dịch vụ chứng thực cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Cụ thể như sau: Sau khi ấn chọn “Dịch vụ công nổi bật” trên màn hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để người dân lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu mà các cá nhân, tổ chức muốn chứng thực nội dung gì thì sẽ lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực đó cho phù hợp.

Bước 4: Sau khi chọn được thủ tục thực hiện thì các cá nhân, tổ chức điền các thông tin mà phần mềm này yêu cầu:

Ở phần này sẽ hiện lên các thông tin yêu cầu, trình tự cung cấp hồ sơ văn bản tài liệu để thực hiện chứng thực. Các cá nhân, tổ chức đọc thông tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực.

Lưu ý: Tại dịch vụ công được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hiện nay chỉ có hai cơ quan là Ủy ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp. Cơ quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ tục chứng thực sẽ được cung cấp sau. Khi điền xong các thông tin đầy đủ theo yêu cầu thì các cá nhân, tổ chức ấn lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp sau đó phải ấn vào nút “Đồng ý” để thực hiện thao tác.

Bước 5: Sau khi đã cập nhật lựa chọn cơ quan, tổ chức chứng thực. Màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và cho người yêu cầu lựa chọn ngày hẹn, giờ hẹn cụ thể. Thì lúc này các cá nhân, tổ chức làm theo hướng dẫn ấn vào mục “Đặt lịch hẹn” thì màn hình sẽ hiển thị: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công.

Bước 6: Đối với các cá nhân, tổ chức đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia và đã hoàn tất đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn thì sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của mình, vì vậy nhớ chú ý kiểm tra vào đúng lịch hẹn để nhận kết quả.

Sau khi nhận được kết quả thì các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong các giao dịch cần thực hiện hồ sơ điện tử.

Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.

3. Một số khó khăn trong công tác chứng thực bản sao điện tử

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác chứng thực bản sao điện tử vẫn còn một số khó khăn, vướng mắc, cụ thể như sau:

- Về cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật: Tại một số địa phương, cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đáp ứng được cho việc thực hiện giao dịch trực tuyến nói chung cũng như chứng thực bản sao điện tử (máy tính cấu hình thấp, đường truyền mạng yếu, phần mềm giao dịch trực tuyến lỗi không ổn định,..).

+ Sau khi hoàn thành các thao tác về chứng thực điện tử, đường truyền đã báo về thành công nhưng trên thực tế người yêu cầu chứng thực không nhận được email hoặc tin nhắn điện thoại về việc hoàn thành chứng thực bản sao chứng thực điện tử.

+ Phần mềm người dân đặt lịch do nhầm lẫn, do không có nhu cầu sau khi đặt lịch nên không đến thực hiện thủ tục để được cấp tài khoản bản sao điện tử nhưng Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân các phường không thể gỡ xuống thành công, nên trên hệ thống giải quyết thủ tục hành chính báo chưa giải quyết nên hồ sơ báo quá hạn giải quyết.

- Người dân:

+ Nhu cầu của người dân về chứng thực bản sao điện tử còn ít; + Một số người dân lớn tuổi không sử dụng điện thoại hoặc có sử dụng điện thoại nhưng điện thoại không có chức năng chụp hình nên gặp nhiều khó khăn khi nộp hồ sơ mức độ 3, 4; Nhiều người dân sử dụng sim điện thoại chưa đăng ký chính chủ nên không mở được tài khoản dịch vụ công trực tuyến.

- Cơ quan nhà nước Số lượng cơ quan nhà nước chấp nhận bản sao chứng thực điện tử còn hạn chế, dẫn đến trường hợp người dân đã thực hiện chứng thực bản sao điện tử nhưng không sử dụng được bản sao đó.

4. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác chứng thực điện tử

Để bảo đảm chất lượng triển khai thực hiện dịch vụ công chứng thực bản sao điện tử, Sở Tư pháp đề xuất, kiến nghị một số giải pháp sau:

- Ủy ban nhân dân tỉnh có văn bản chỉ đạo các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh tăng cường tiếp nhận thủ tục hành chính mà thành phần hồ sơ có bản sao điện tử đã được chứng thực.

- Sở Thông tin và Truyền thông ban hành văn bản hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kiểm tra tính chính xác kết quả của chứng thực bản sao điện tử.

- Trang bị thêm trang thiết bị phục vụ cho công tác chứng thực bản sao điện tử. - Kiến nghị cơ quan có thẩm quyền sửa lỗi kỹ thuật phần mềm Cổng dịch vụ công Quốc gia về chứng thực điện tử.

- Phân quyền cho Sở Tư pháp tra cứu được kết quả thực hiện chứng thực điện tử của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia về chứng thực điện tử.

- Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông, Báo đài, UBND các địa phương tiếp tục phối hợp với các cơ quan có liên quan tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến người dân, doanh nghiệp trên địa bàn biết về lợi ích của chứng thực bản sao điện tử.

Để tham khảo thêm thông tin về vấn đề này, quý khách hàng có thể tìm hiểu tại bài viết: Thủ tục chứng thực giấy chứng minh nhân dân từ bản chính ? Thủ tục làm giấy chứng minh thư ? của Luật Minh Khuê.

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Chứng thực online thực hiện như thế nào? mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!