Chứng từ gốc là gì? Phân loại chứng từ gốc? Ví dụ về chứng từ gốc

1. Chứng từ gốc là gì? 

Chứng từ là một loại giấy tờ không còn xa lạ đối với những ai làm trong ngành kế toán. Kế toán được xem là một trong những ngành nghề khiến nhiều người gặp phải nhiều sự rắc rồi và đau đầu nhất, khi có quá nhiều những chứng từ văn bản yêu cầu bạn phải nằm lòng những quy định về nó trong lòng bàn tay, đặc biệt đối với những loại văn bản về chứng từ gốc. 

Vậy chứng từ gốc là gì? 

Chứng từ gốc là tất cả các giấy tờ, hoặc vật có giá trị tương đương, dùng làm căn cứ để chứng minh, xác thực, chứng cứ phát sinh hoạt động nào đó trong nội bộ đơn vị, tổ chức. 

Chứng từ gốc thông thường được lập nên trong hoạt động nội bộ của các đơn vị tổ chức, thực hiện hoạt động nào, giao dịch gì cũng cần lập nên chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn, căn cứ để xác định trách nhiệm của người lập chứng từ gốc, trách nhiệm cả đơn vị, tổ chức.

Chứng từ gốc là loại văn bản chứng từ quan trọng và được các bộ phân trong phòng ban có trách nhiệm liên quan của doanh nghiệp lập nên dựa trên những nghiệp vụ về kinh tế phát sinh xảy ra trong quá trình hoạt động của công ty, doanh nghiệp đó. Nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh đến đầu tại đâu thì các bộ phận tại đó phải lập tức tiến hành thực hiện các chứng từ, văn bản để xác minh sự việc đến đó theo đúng các quy trình cũng như các quy định chung của cả doanh nghiệp và đúng cả về mặt pháp lý theo đúng quy trình của Luật thuế hiện nay về loại văn bản chứng từ đó. Và những chứng từ này được gọi chung là chứng từ gốc. Vai trò của chứng từ gốc là vô cùng quan trọng và có tính quyết định cao về mặt giá trị pháp lý. 

Ngoài ra, còn một số văn bản, chứng từ gốc rất lớn quan trọng của công ty thường phải kể đến như: Phiếu nhập kho, Phiếu thu, VAT, hóa đơn đỏ,...

Ví dụ: Sắp tới công ty A có một hợp đồng cần phải ra tận Hà Nội để gặp đối tác và đàm phán, đối với hợp đồng lần này công ty có cứ ông Nguyễn Văn A và trưởng phòng phát triển kế hoạch ra Hà Nội 3 ngày để thực hiện việc khảo sát về doanh nghiệp đối tác đó trước khi đi đến quyết định ký hợp đồng. Thì theo đúng quy trình, bạn sẽ phải được công ty thực hiện nghiệp vụ ứng tiền, tuy nhiên để có thể được công ty thực hiện nghiệp vụ này cho mình bạn cần phải lập và cung cấp 2 loại chứng từ gốc là Giấy đơn cử quyết định công tác đã được sếp xét duyệt và giấy đề nghị tạm ứng tiền có chữ ký của người lập (là bạn) và trưởng phòng bộ phận mà bạn công tác, 2 loại giấy tờ này chính là "chứng từ gốc". Toàn bộ các mẫu chứng từ văn bản này phải được thực hiện theo quy trình và các quy chế công tác phí của doanh nghiệp đã ban hành trước đó cũng như tuân thủ theo đúng quy trình về mặt pháp luật của Luật Thuế. Sau khi đã cung cấp đũ các văn bản, giấy tờ chứng từ gốc thì bộ phận kế toán của doanh nghiệp mới có thể được phép thực hiện việc xuất tiền tạm ứng cho bạn.

2. Chứng từ gốc trong tiếng Anh là gì?

Chứng từ gốc trong tiếng Anh là Original documents

Chứng từ tiếng Anh là Voucher/Receipt/Document/Report

Chứng từ trong tiếng Anh có thể hiểu như sau: 

Original vouchers are very important documents and are created by the departments in the department with the relevant authorization of the enterprise. It is based on economic operations that have arisen and occurred during the work, operations of that business and company.

Where the business is arising, the relevant parts there must immediately carry out documents and documents to verify the incident. It take place in accordance with the processes and general regulations of the entire enterprise.

Nhắc đến chứng từ, thường có những cụm từ liên quan hay đi kèm được sửu dụng phổ biến trong lĩnh vực kế toán tài chính như:

+ Hóa đơn được dịch sang tiếng Anh là: Bill

+ Thuế được dịch sang tiếng Anh là: Tax

+ Phí được dịch sang tiếng Anh là: Fee

+ Lệ phí được dịch sang tiếng Anh là: Registration fee

+ Hóa đơn giá trị gia tăng được dịch sang tiếng Anh là: Value Added Tax

+ Phiếu chi được dịch sang tiếng Anh là: Payslip

+ Phiếu thu được dịch sang tiếng Anh là: Receipts

+ Xuất kho được dịch sang tiếng Anh là: Out of stock

+ Phiếu nhập được dịch sang tiếng Anh là: Enter coupn

+ Mua bán hàng hóa được dịch sang tiếng Anh là: Sales of goods

+ Hạch toán được dịch sang tiếng Anh là: Mathematics

+ Đơn đặt hàng được dịch sang tiếng Anh là: Order

+ Bảng kê chi tiền được dịch sang tiếng Anh là: Payment statement

+ Bảng lương được dịch sang tiếng Anh là: Payroll

+ Hợp đồng kinh tế được dịch sang tiếng Anh là: Economic contract

3. Phân loại chứng từ gốc

Chứng từ có rất nhiều loại, phong phú và đa dạng. Có nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại các chứng từ. Cụ thể:

3.1 Phân loại theo vật mang tin

Theo vật mang tin thì chứng từ có thể chia làm 2 loại: 

+ Chứng từ bằng giấy là những chứng từ mà các nội dung của nó được lưu giữ trên vật liệu bằng giấy.

+ Chứng từ điện tử thì thông tin được mã hóa và lưu giữ trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

3.2 Phân loại theo công dụng

Chứng từ có thể chia thành chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

+ Chứng từ gốc: 

Chứng từ gốc là một khái quát rất quan trọng mà mỗi học viên cần hiểu rõ và nhận biết chúng. Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất. Ví dụ như Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu thu,...

Chứng từ gốc được chia thành hai loại nhỏ là chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành. Trong đó:

• Chứng từ mệnh lệnh là một kiểu văn bản chứng từ được chính doanh nghiệp dùng trong trường hợp họ muốn ban hành những quyết định và việc truyền đạt tới các bộ phận liên quan nằm trong doanh nghiệp. Đó có thể là lệnh kinh doanh, sản xuất hay là các quyết định làm việc nhất định có thể kể đến như: lệnh chi, lệnh xuất kho,... Chứng từ mệnh lệnh chỉ có giá trị về truyền đạt và ban hành chứ không được sử dụng làm căn cứ chính thức để ghi vào sổ kế toán.

• Chứng từ chấp hành là kiểu văn bản chứng từ được những doanh nghiệp sử dụng trong các trường hợp cụ thể như: ghi nhân lệnh sản xuất ở trong kinh doanh đã thực hiện trước đó. Nó cũng là các căn cứ quyết định nhằm ghi vào sổ kế toán. Có thể kể đến một số các chứng từ mang ý nghĩa chấp hành như: Phiếu chi, Phiếu thu,...

Các chứng từ gốc đều mang tính chấp hành được chính đơn vị doanh nghiệp lập nên hoặc nó cũng có thể thu nhận từ phía bên ngoài.

3.3 Phân loại theo tính chất pháp lý

Chứng từ kế toán có thể phân biệt thành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn:

+ Chứng từ bắt buộc là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Ví dụ như Hóa đơn GTGT. Đối với loại chứng từ bắt buộc, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chi tiêu phản ánh trong chứng từ,mục đích và phương pháp lập chứng từ. Loại chứng từ bắt buộc được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế.

+ Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa trên đó mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể. Chẳng hạn như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho.

3.4 Phân loại theo nội dung kinh tế

Chứng từ có thể phân chia thành năm loại:

+ Chứng từ về lao động tiền lương, chẳng hạn như Bảng chấm công

+ Chứng từ về hàng tồn kho, chẳng hạn như Phiếu xuất kho

+ Chứng từ về tiền tệ, chẳng hạn như Phiếu thu

+ Chứng từ về bán hàng, chẳng hạn như Thẻ quầy hàng

+ Chứng từ về TSCĐ, chẳng hạn như Biên bản bàn giao TSCĐ.

Đây cũng chính là năm loại chứng từ trình bày trong Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp. 

4. Chứng từ gốc được xác lập vào thời điểm nào?

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ KT. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.

- Chứng từ KT phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ KT nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định.

- Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ KT không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ KT thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

- Chứng từ KT phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ KT cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên phải giống nhau.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ KT phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.

5. Một số các loại chứng từ gốc trong kế toán của doanh nghiệp

5.1 Các loại chứng từ gốc có liên quan đến tiền

Các loại chứng từ này sẽ bao gồm những loại giấy và văn bản như sau:

- Phiếu thu tiền là chứng từ xác nhận việc đã thu nhận tiền của doanh nghiệp, có thể đến từ việc mua bán các dịch vụ hàng hóa, sản phẩm mà khách hàng đã thực hiện bằng việc thanh toán bằng hình thức tiền mặt.

- Phiếu chi tiền là những chứng từ chứng minh ghi nhận về nghiệp vụ chi tiền của doanh nghiệp, nó xuất hiện trong các trường hợp như doanh nghiệp mua hàng hóa, phiếu đề nghị thanh toán mua các nguyên vật liệu,... hay các dịch vụ đã thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.

- Séc tiền mặt: được sử dụng trong những trường hợp như doanh nghiệp, công ty thực hiện phát hành séc cho nhân viên đi rút tiền tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

- Ủy nhiệm chi: là loại chứng từ thường được dùng trong những trường hợp như: thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng hình thức chuyển khoản. Đây cũng là căn cứ để xác minh cho việc giao dịch thanh toán cho đơn vị cung cấp nguồn hàng của doanh nghiệp sau khi đã hoàn thành. Bởi vậy khi thực hiện việc trình bày cũng như viết giấy ủy nhiệm chi, bộ phận kế toán cần phải điền đầy đủ các nội dung cần thiết và đảm bảo được tính chính xác nhất về các thông tin của đơn vị mình và của nhà cung cấp trong bản Ủy nhiệm chi đó.

- Nộp tiền vào tài khoản: Hay hiểu một cách cụ thể thì nó có nghĩa là các chứng từ thể hiện các nội dung liên quan đến việc đã nộp tiền thông qua hình thức chuyển khoản, có thể như khách hành chuyển tiền sử dụng dịch vụ hay cũng có thể là chứng nhận việc đã nộp tiền lãi gửi hàng tháng.

- Chuyển tiền nội bộ: Hiểu một cách đơn giản và khách quan nhất thì chuyển tiền nội bộ có nghĩa là chứng từ xác nhận việc chuyển tiền từ tài khoản ngoại tệ sang tài khoản tiền gửi bằng VND, hay cũng có thể là ngược lại trong việc thanh toán cho đơn vị cung cấp nguồn cung.

5.2 Các chứng từ liên quan đến hóa đơn

- Hóa đơn bán hàng: là chứng từ ghi nhận việc các đơn vị trong doanh nghiệp đã hoàn thành việc chuyển giáo các sản phẩm, dịch vụ hàng hóa của đơn vị mình đến khách hàng và được ghi nhận vào doanh thu.

- Hóa đơn mua hàng: Là chứng cứ căn cứ cho việc đã hoàn thành việc mua hàng của khách hàng tại doanh nghiệp.

- Hàng bán trả lại: là chứng từ sẽ phải xuất hiện kèm với hóa đơn khách hàng trả lại hàng trong trường hợp khách hàng muốn trả lại số lượng hàng hóa mà họ đã mua trước đó.

- Hàng mua trả lại hàng: là chứng từ đi kèm theo các hóa đơn đầu ra ghi nhận việc khách hàng đã mua hàng rồi nhưng lại muốn trả lại đơn vị cung cấp.

- Tổng hợp hóa đơn bán lẻ: Là các chứng từ có chức năng tổng hợp các hóa đơn bản lẻ và kẻo theo cùng các hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp. Trên các chứng minh mang tinhd Tổng hợp hóa đơn bán lẻ buộc phải có chữ ký cả giữa đại diện bên bán và người mua. 

5.3 Các loại chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hóa

- Phiếu nhập kho: Hay hiểu một cách đơn giản nhất thì nó có nghĩa là chứng từ ghi nhận số lượng hàng hóa đã được tiến hành được nhập kho từ hóa đơn nhập hàng. Dựa trên những căn cứ của mẫu biên bản nghiệm thu, mà các bộ phận khác cũng sẽ thực hiện hoàn thành quy trình sản xuất phẩm.

- Phiếu xuất kho: là loại chứng từ ghi nhận việc doanh nghiệp đã thực hiện việc xuất kho với các nguyên vật liệu trước khi thực hiện việc xuất hàng thành phẩm và kho hàng ra thị trường và đưa đến tay khách hàng.

- Phiếu chuyển kho: hay ho thể hiểu nó là chứng từ ghi nhận việc chuyển kho vật phẩm đã được hoàn thành sang kho hàng hóa trước khi được xuất bán. Hay ngược lại hàng hóa được chuyển vào kho để cung cấp cho quá trình sản xuất.

5.4 Chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ

- Chứng từ ghi tăng tài sản cố định: Nó có nghĩa là chứng từ thể hiện những nội dung liên quan đến việc mua hay chuyển giao các vật phẩm mang tinh chất là tài sản cố định như: máy móc, các thiết bị vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất và điều hành của doanh nghiệp và có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.

- Chứng từ ghi giảm tài sản cố định: là những chứng từ thể hiện những nội dung về việc ghi giảm trong những trường hợp như: thanh lý hay thực hiện nhượng bán các tài sản cố định của doanh nghiệp. Hay các trường hợp doanh nghiệp muốn hạch toán và chuyển giao các tài sản cố định thành công cụ dụng cụ.

- Điều chỉnh tài sản cố định: có nghĩa là chứng từ có chức năng phản ánh trong việc điều chỉnh tăng giá trị tài sản cố định của doanh nghiệp.

- Chứng từ khấu hao TSCĐ: Hay hiểu một cách đơn giản thì nó có nghĩa là các chứng từ được thực hiện vào cuối các tháng mà bộ phận kế toán thực hiện trích khấu hao tài sản cố định. Các khoản khấu hao này sẽ được tính trực tiếp vào nguồn chi phí hoạt động quản lý doanh nghiệp, hay cũng có thể sẽ là nguôn chi phí phục vụ trong việc sản xuất.

- Chứng từ ghi tăng CCDC: Có nghĩa là các chứng từ đi kèm theo hóa đơn mua mới CDCD

- Chứng từ ghi giảm CCDC: là chứng từ phát sinh trong các trường hợp đơn vị sản xuất báo hỏng CCDC.

- Chứng từ phân bổ CCDC mang tính chất quản lý tính phân bổ của CCDC và sẽ được kế toán tiến hành lập vào cuối tháng. Các khoản trong phân bổ CCDC sẽ được tính trực tiếp vào các khoản chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay cũng có thể được đưa vào các chi phí quản lý của doanh nghiệp đó.

- Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ: Nói một cách khác thì nó có nghĩa là các chứng từ ghi nhận hay xác nhận việc đơn bị báo hỏng hay để mất công cụ sản xuất.

5.5 Các loại chứng từ kế toán liên quan khác

- Chứng từ nghiệp vụ khác: Là loại chứng từ mang tính chất trong việc phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến những vấn đề trả lương cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong đó nó cũng sẽ bao gồm những việc như sẽ phải trích bao nhiêu cho cách khoản: BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, các khoản tiền thuế phải nộp, các khoản thế thu nhập doanh nghiệp hàng quý mà doanh nghiệp phải nộp. Từ đó để xác định các khoản chênh lệch thuế thu nhập doanh nghiệp cuối năm mà doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm.

- Chứng từ ghi đồng thời: hay có thể hiểu nó là những chứng từ ghi nhận việc hạch toán các bút toán về các vấn đề liên quan đến ngoại tệ. Có thể kể đến như những việc mua ngoại tệ các loại doanh nghiệp.

Trong trường hợp bạn còn bất kỳ câu hỏi liên quan đến vấn đề này hay các vấn đề khác như doanh nghiệp, bảo hiểm, hôn nhân gia đình, dân sự, hình sự, bảo hiểm,... cần giải đáp về mặt pháp lý các bạn đừng ngần ngại nhác máy lên và gọi tới số tổng đài 1900.6162 để được đội ngũ luật sư và chuyên viên tư vấn pháp lý với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành cúng quý khách hàng. Trân trọng!