Mục lục bài viết

1. Quy định pháp luật hiện hành về điều kiện hưởng phép năm

Chế độ nghỉ hằng năm (phép năm) là một trong những quyền nghỉ ngơi cơ bản của người lao động được ghi nhận tại Điều 113 Bộ luật Lao động 2019. Đây là quyền lợi phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động nhằm giúp người lao động phục hồi sức khỏe, tái tạo sức lao động và cân bằng giữa công việc với cuộc sống.

Theo quy định hiện hành, điều kiện hưởng phép năm không được xác định dựa trên việc người lao động phải làm việc đủ 12 tháng mà được xác định theo thời gian làm việc thực tế cho người sử dụng lao động. Bộ luật Lao động 2019 chia thành hai trường hợp:

  • Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động.
  • Người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng vẫn được hưởng phép năm theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc thực tế.

Quy định này thể hiện nguyên tắc bảo đảm quyền nghỉ ngơi ngay từ khi người lao động bắt đầu làm việc, thay vì chỉ phát sinh sau một năm công tác. Do đó, bất kỳ quy chế nội bộ nào yêu cầu người lao động phải làm đủ 12 tháng mới được hưởng hoặc mới được nghỉ phép đều không phù hợp với quy định của pháp luật.

Số ngày nghỉ hằng năm được xác định căn cứ vào tính chất công việc và đối tượng lao động như sau:

Đối tượng người lao động Số ngày nghỉ hằng năm
Làm việc trong điều kiện bình thường 12 ngày làm việc
Người chưa thành niên; người khuyết tật; người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm 14 ngày làm việc
Người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm 16 ngày làm việc

Ngoài số ngày nghỉ cơ bản, Điều 114 Bộ luật Lao động 2019 còn quy định cứ đủ 05 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động thì người lao động được tăng thêm 01 ngày nghỉ hằng năm. Đây là chính sách ghi nhận sự gắn bó lâu dài và được áp dụng đối với tất cả các nhóm lao động.

Bên cạnh đó, Nghị định 145/2020/NĐ-CP còn quy định nhiều khoảng thời gian không trực tiếp làm việc nhưng vẫn được tính để xác định quyền nghỉ hằng năm, chẳng hạn như:

  • Thời gian thử việc nếu sau đó tiếp tục làm việc theo hợp đồng lao động.
  • Thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
  • Thời gian nghỉ ốm đau trong giới hạn luật định.
  • Thời gian nghỉ việc riêng hưởng nguyên lương.
  • Thời gian nghỉ không hưởng lương được người sử dụng lao động đồng ý nhưng cộng dồn không quá 01 tháng trong năm.
  • Thời gian học nghề, tập nghề nếu sau đó tiếp tục làm việc.
  • Thời gian ngừng việc, tạm đình chỉ công việc hoặc thực hiện nhiệm vụ đại diện người lao động theo quy định của pháp luật.

Có thể thấy, pháp luật hiện hành không chỉ bảo vệ quyền nghỉ phép của người lao động đang làm việc bình thường mà còn bảo đảm tính liên tục của quyền lợi này trong nhiều trường hợp đặc biệt phát sinh trong quan hệ lao động.

 

2. Có bắt buộc làm đủ 12 tháng mới được tính phép năm hay không?

Câu trả lời là không.

Đây là một trong những hiểu lầm phổ biến nhất trong thực tiễn quản lý lao động. Nhiều doanh nghiệp vẫn cho rằng người lao động chỉ được tính phép năm sau khi làm việc tròn 12 tháng. Tuy nhiên, quan điểm này không có căn cứ pháp lý.

Khoản 2 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng vẫn được nghỉ hằng năm với số ngày nghỉ tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc thực tế.

Điều này có nghĩa quyền nghỉ phép phát sinh ngay khi quan hệ lao động được thiết lập và được tích lũy theo thời gian làm việc. Người lao động không phải chờ đến hết năm đầu tiên mới được hưởng phép năm.

Ví dụ, một người lao động làm việc trong điều kiện bình thường từ tháng 3 đến hết tháng 8 cùng năm, tương ứng 6 tháng làm việc, thì sẽ được tính:

12 ngày ÷ 12 tháng × 6 tháng = 6 ngày phép năm.

Nếu người lao động có nhu cầu nghỉ trong thời gian này thì doanh nghiệp có thể bố trí lịch nghỉ phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh nhưng không được từ chối chỉ vì người lao động chưa làm đủ 12 tháng.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa quyền được tính phép năm và thời điểm được nghỉ phép. Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền xây dựng lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước. Vì vậy, người lao động không được tự ý nghỉ mà cần thực hiện đúng quy trình đăng ký nghỉ của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp ban hành quy chế yêu cầu "làm đủ 01 năm mới được tính phép năm" hoặc "làm đủ 01 năm mới phát sinh quyền nghỉ phép", quy định này trái với Bộ luật Lao động 2019 và có thể bị xử lý theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP nếu xâm phạm quyền lợi của người lao động.

 

3. Cách tính ngày nghỉ phép năm cho người lao động làm việc dưới 12 tháng

Đối với người lao động chưa làm việc đủ 12 tháng, số ngày nghỉ hằng năm được xác định theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc thực tế.

Công thức tính được áp dụng như sau:

Số ngày nghỉ phép năm = (Số ngày nghỉ hằng năm theo chế độ + Số ngày nghỉ tăng thêm theo thâm niên nếu có) ÷ 12 × Số tháng làm việc thực tế.

Trong đó, số ngày nghỉ hằng năm theo chế độ là:

  • 12 ngày đối với người làm việc trong điều kiện bình thường.
  • 14 ngày đối với người chưa thành niên, người khuyết tật hoặc người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
  • 16 ngày đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Việc xác định số tháng làm việc thực tế được thực hiện theo Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nếu trong một tháng, tổng số ngày làm việc thực tế và số ngày nghỉ được hưởng lương đạt từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng trở lên thì tháng đó được tính là một tháng làm việc để tính phép năm.

Sau khi tính toán, nếu kết quả có phần thập phân từ 0,5 trở lên thì được làm tròn lên thành 01 ngày; nếu dưới 0,5 thì không làm tròn.

Ví dụ, chị Lan làm việc trong điều kiện bình thường từ ngày 01/02 đến ngày 20/09 cùng năm. Trong tháng 9, chị làm việc 16 ngày trong khi doanh nghiệp quy định tháng đó có 26 ngày làm việc. Vì số ngày làm việc đạt trên 50% nên tháng 9 vẫn được tính là một tháng làm việc.

Như vậy, chị Lan có tổng cộng 8 tháng làm việc.

Số ngày phép năm được hưởng là:

12 ÷ 12 × 8 = 8 ngày phép.

Ngoài thời gian trực tiếp làm việc, nhiều khoảng thời gian khác cũng được tính vào thời gian tích lũy phép năm như thời gian thử việc (nếu tiếp tục làm việc), nghỉ thai sản, nghỉ việc riêng hưởng lương, nghỉ ốm đau trong giới hạn luật định, thời gian học nghề sau đó tiếp tục làm việc và một số trường hợp khác theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

 

4. Quyền lợi của người lao động khi nghỉ việc mà chưa nghỉ hết phép năm

Một trong những quyền lợi quan trọng khi chấm dứt hợp đồng lao động là được thanh toán tiền lương đối với những ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết.

Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán bằng tiền đối với số ngày phép còn lại khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm.

Quy định này chỉ áp dụng khi quan hệ lao động chấm dứt. Đối với người lao động vẫn đang làm việc, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải thanh toán tiền thay cho những ngày phép chưa sử dụng, trừ khi doanh nghiệp có chính sách nội bộ có lợi hơn cho người lao động.

Tiền lương làm căn cứ thanh toán được xác định theo tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc hoặc bị mất việc.

Trong thực tiễn, doanh nghiệp thường xác định số tiền phải trả theo nguyên tắc:

Tiền thanh toán phép năm = Tiền lương của tháng trước liền kề ÷ Số ngày làm việc bình thường của tháng đó × Số ngày phép chưa nghỉ.

Khoản tiền này phải được thanh toán cùng các quyền lợi khác trong thời hạn theo quy định về thanh toán khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Nếu doanh nghiệp chậm thanh toán hoặc không thanh toán tiền phép năm còn lại, ngoài việc phải trả đủ số tiền còn thiếu, còn có thể phải trả thêm tiền lãi do chậm trả và bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Về thuế thu nhập cá nhân, khoản tiền thanh toán cho những ngày phép chưa nghỉ được coi là thu nhập từ tiền lương, tiền công và được thực hiện khấu trừ, kê khai theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

 

5. Các câu hỏi thường gặp về chế độ nghỉ phép năm

Người lao động thử việc có được tính phép năm không?

Có. Nếu sau thời gian thử việc người lao động tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp thì toàn bộ thời gian thử việc được tính là thời gian làm việc để xác định số ngày nghỉ hằng năm.

Người lao động nghỉ việc trước khi làm đủ 12 tháng có được thanh toán phép năm không?

Có. Doanh nghiệp phải tính số ngày phép theo tỷ lệ thời gian làm việc thực tế. Nếu người lao động chưa nghỉ hoặc nghỉ chưa hết số ngày phép được hưởng thì phải thanh toán bằng tiền khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp có được quy định làm đủ một năm mới được nghỉ phép không?

Không. Doanh nghiệp có quyền sắp xếp lịch nghỉ nhưng không được đặt ra điều kiện trái với Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, chẳng hạn yêu cầu người lao động phải làm đủ 12 tháng mới phát sinh quyền nghỉ phép.

Người lao động có thể nghỉ gộp phép nhiều năm hay không?

Có. Người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận nghỉ thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.

Người lao động có thể tự ý nghỉ phép mà không cần sự đồng ý của doanh nghiệp không?

Không. Nghỉ phép năm là quyền của người lao động nhưng việc nghỉ phải thực hiện theo lịch nghỉ hoặc quy trình đăng ký do người sử dụng lao động ban hành. Người lao động tự ý nghỉ mà không được chấp thuận có thể bị xử lý kỷ luật nếu vi phạm quy định của doanh nghiệp và pháp luật lao động.

Nếu không nghỉ hết phép trong năm thì có được tự động nhận tiền không?

Không. Pháp luật chỉ bắt buộc doanh nghiệp thanh toán tiền phép chưa nghỉ khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm. Trường hợp người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì việc chuyển phép sang năm sau hoặc thanh toán bằng tiền chỉ được thực hiện nếu có thỏa thuận hoặc quy chế của doanh nghiệp mang lại quyền lợi cao hơn quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp vi phạm quy định về nghỉ phép năm sẽ bị xử lý như thế nào?

Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, buộc khắc phục hậu quả bằng cách bố trí nghỉ phép đúng quy định hoặc thanh toán đầy đủ tiền lương đối với số ngày phép chưa nghỉ, đồng thời phải trả lãi đối với khoản tiền chậm thanh toán theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra quý bạn đọc cũng có thể xem thêm: