Mục lục bài viết
1. Hiểu thế nào về con dấu chữ ký?
Con dấu chữ ký hay còn được gọi là dấu chứng nhận, là một công cụ quan trọng trong việc xác nhận và chứng thực các văn bản, hợp đồng và giấy tờ quan trọng. Được tạo ra thông qua quá trình khắc hoặc in ấn, con dấu chữ ký chứa đựng thông tin chính xác về chữ ký của người sở hữu nó.
Trong một số trường hợp, chữ ký tươi - việc ký tay trực tiếp lên tài liệu - có thể mất nhiều thời gian và gặp khó khăn khi cần xác nhận đối với nhiều tài liệu cùng một lúc. Đây là lúc con dấu chữ ký trở nên hữu ích. Thay vì ký tay từng tài liệu, người sử dụng có thể sử dụng con dấu chữ ký để đại diện cho chữ ký của mình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính tiện lợi trong quá trình làm việc.
Ngoài ra, con dấu chữ ký cũng mang lại sự đồng nhất và đáng tin cậy trong việc xác nhận văn bản. Với một dấu chữ ký chính xác và rõ ràng, việc xác định chủ sở hữu và sự chấp thuận của họ trở nên rõ ràng và khó bị gian lận. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích của các bên tham gia trong các giao dịch và thỏa thuận.
Do tính chất độc đáo và cá nhân của mỗi con dấu chữ ký, nó trở thành một phần không thể thiếu trong việc xác minh danh tính và chứng thực các tài liệu quan trọng. Sự sử dụng thông minh và cẩn thận của con dấu chữ ký mang lại lợi ích lớn cho các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trong việc tăng cường tính chính xác, sự tin cậy và hiệu quả của quy trình công việc.
2. Có được đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn không?
Theo quy định chi tiết trong Điều 19 của Luật Kế toán năm 2015, việc ký chứng từ kế toán đòi hỏi tuân thủ những quy định sau đây:
- Chứng từ kế toán phải được trang bị đầy đủ chữ ký theo chức danh được quy định trên từng chứng từ tương ứng. Để đảm bảo tính bền vững và khó mờ phai, chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không có khả năng phai nhòa theo thời gian. Ngoài ra, cần lưu ý rằng việc ký chứng từ kế toán không được phép sử dụng mực màu đỏ hoặc dấu chữ ký đã được khắc sẵn, nhằm đảm bảo tính khách quan và chống lại việc làm giả mạo chữ ký.
- Đối với chữ ký trên chứng từ kế toán của một cá nhân, nguyên tắc của sự đồng nhất phải được tuân thủ một cách nghiêm ngặt. Điều này đảm bảo rằng chữ ký trên các chứng từ kế toán của cùng một cá nhân không có sự khác biệt, từ đó mang lại sự nhất quán và tin cậy trong quá trình kiểm tra và xác minh thông tin kế toán.
- Riêng đối với chữ ký trên chứng từ kế toán của những người khiếm thị, việc thực hiện phải tuân thủ các quy định cụ thể do Chính phủ đề ra. Điều này nhằm đảm bảo rằng những người khiếm thị cũng có quyền và khả năng tham gia vào các hoạt động kế toán một cách công bằng và chính xác, đồng thời đảm bảo tính bình đẳng và đa dạng trong lĩnh vực kế toán.
Qua đó, việc tuân thủ các quy định ký chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực và bảo vệ tính chính xác của thông tin kế toán, đồng thời tạo ra sự tin cậy và sự công bằng trong quá trình kiểm soát và quản lý tài chính của các tổ chức và cá nhân.
Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 3 của Luật Kế toán quy định về chứng từ kế toán. Theo đó, chứng từ kế toán được xác định là những giấy tờ và vật chứa thông tin liên quan đến các hoạt động kinh tế và tài chính đã xảy ra và đã hoàn thành. Chứng từ kế toán này có chức năng là căn cứ để thực hiện việc ghi sổ kế toán. Mục đích chính của chứng từ kế toán là phản ánh và ghi lại các sự kiện kinh tế và tài chính có liên quan đến doanh nghiệp hoặc tổ chức. Chúng thường bao gồm hóa đơn, biên lai, bảng kê, hợp đồng, phiếu thu chi, báo cáo tài chính và các văn bản tương tự.
Chứng từ kế toán không chỉ giúp theo dõi và kiểm soát các giao dịch tài chính mà còn cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng để xác định và báo cáo tình hình tài chính của doanh nghiệp. Chúng là tài liệu chứng minh, cung cấp sự chứng thực và minh bạch về các hoạt động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế toán của tổ chức. Tổ chức và doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về chứng từ kế toán, bao gồm việc lưu trữ, xác minh và bảo vệ tính toàn vẹn của chúng. Việc thực hiện đúng quy trình và sử dụng chứng từ kế toán chính xác là cơ sở quan trọng để đảm bảo sự chính xác và đáng tin cậy của hệ thống kế toán của một tổ chức.
Mặt khác, trong Công văn 2826/TCT-PCCS, hướng dẫn được đưa ra những quy định cụ thể như sau: Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác được gửi từ cơ sở kinh doanh đến cơ quan thuế sẽ chỉ được coi là hợp pháp nếu người ký văn bản sử dụng chữ ký cá nhân thực hiện đúng thẩm quyền. Trong trường hợp người ký văn bản sử dụng chữ ký khắc, các tài liệu này sẽ không được xem là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.
Quy định này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh. Chữ ký cá nhân được xem là phương tiện chứng thực và xác nhận tính toàn vẹn của thông tin được gửi đi, trong khi chữ ký khắc không đáp ứng được yêu cầu này.
Với quy định trên, Công văn 2826 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng chữ ký cá nhân trong việc ký và xác nhận các tài liệu liên quan đến thuế và kế toán. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy của thông tin, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm soát và xử lý các vấn đề thuế liên quan đến cơ sở kinh doanh.
Từ các quy định trên, có thể khẳng định rằng việc đóng dấu chữ ký sẵn trên hóa đơn là vi phạm quy định pháp luật. Do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý không sử dụng dấu chữ ký đã khắc sẵn trên hóa đơn. Thay vào đó, chữ ký trên hóa đơn phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực, không được sử dụng mực đỏ, bút chì hoặc dấu chữ ký khắc sẵn.
3. Con dấu chữ ký khắc sẵn có giá trị pháp lý hay không?
Theo quy định chung, chữ ký được thực hiện bằng bút mực và phải được ký trực tiếp lên văn bản hoặc giấy tờ (trừ khi sử dụng chữ ký điện tử được phép theo quy định của pháp luật). Ngoài ra, theo khoản 1 Điều 19 của Luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh và được ký bằng loại mực không phai. Điều này có nghĩa là không được sử dụng mực màu đỏ hoặc sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn để ký chứng từ kế toán.
Quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác, xác thực và đáng tin cậy của chứng từ kế toán. Chữ ký trực tiếp bằng bút mực đảm bảo rằng người ký đã thực hiện việc xác nhận và chịu trách nhiệm với nội dung của tài liệu. Sử dụng mực không phai giúp đảm bảo tính ổn định và không bị mờ sau một thời gian. Tuy nhiên, đóng dấu chữ ký khắc sẵn và sử dụng mực màu đỏ là không phù hợp vì chúng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và khó xác định chính xác người ký và tính toàn vẹn của tài liệu. Vì vậy, việc tuân thủ quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy trong quá trình ghi sổ và kiểm soát tài chính của tổ chức.
Cùng với những quy định trước đó, theo khoản 1 Điều 1 trong Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư, được hiểu là "Bản gốc văn bản" là phiên bản hoàn chỉnh về nội dung và hình thức của văn bản, được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Từ đó, có thể khẳng định rằng con dấu chữ ký đã khắc sẵn không được pháp luật công nhận và không có giá trị pháp lý. Điều này đồng nghĩa với việc chữ ký khắc sẵn không thể đại diện cho sự xác nhận và trách nhiệm của người ký về nội dung của văn bản.
Quy định này nhằm bảo đảm tính chính xác, minh bạch và đáng tin cậy của văn bản, đồng thời tránh việc sử dụng các phương pháp giả mạo chữ ký và đảm bảo tính nhất quán trong việc xác minh và kiểm tra tính hợp pháp của văn bản. Do đó, rất quan trọng để các tổ chức và cá nhân tuân thủ quy định này và sử dụng chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền để đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy của văn bản trong quá trình giao dịch và trao đổi thông tin.
Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin mà Luật Minh Khuê cung cấp tới quý khách hàng. Ngoài ra quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết về chủ đề mẫu thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp (chi nhánh, văn phòng đại diện) của Luật Minh Khuê. Còn điều gì vướng mắc, quy khách vui lòng liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Trân trọng./.