Con dấu doanh nghiệp là gì? Các cách đóng dấu theo quy định mới

Con dấu doanh nghiệp là một công cụ phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều có ít nhất một con dấu để thực hiện giao dịch với đối tác. Thực tế cho thấy việc sử dụng dấu doanh nghiệp đã trở nên phổ biến và quan trọng, bởi các cơ quan nhà nước và những chủ thể tham gia giao dịch thường yêu cầu doanh nghiệp đóng dấu vào giấy tờ giao dịch. Vậy dấu doanh nghiệp là gì? Dấu doanh nghiệp do ai quyết định, hay nội dung và hình thức dấu doanh nghiệp được quy định ra sao?

1. Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu doanh nghiệp là công cụ doanh nghiệp sử dụng để xác nhận các văn bản, giấy tờ do mình phát hành, nhằm khẳng định giá trị pháp lý của các tài liệu đó. Nói cách khác, những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực, nếu không thì vô hiệu.

Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:

"Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Về việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật."

Vậy con dấu doanh nghiệp bao gồm con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Vì sự phát triển nhanh chóng của thông tin điện tử; yêu cầu về giao dịch nhanh, xuyên biên giới, rút gọn các thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện công việc kinh doanh, ngoài con dấu truyền thống được làm ở cơ sở khắc dấu thì chữ ký số cũng được xem là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý. Hiện nay, nước ta có một số tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số mà doanh nghiệp có thể lựa chọn như Viettel, VNPT, FPT,... Đây là một đổi mới hết sức tiến bộ, không chỉ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vài xu hướng phát triển chung của thế giới.

2. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu doanh nghiệp

2.1. Thẩm quyền quyết định

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu là: Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần (trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác). Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:

• Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu.
• Số lượng con dấu.
• Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

2.2. Mẫu con dấu 

Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

2.3. Nội dung con dấu

Thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp trong nội dung mẫu con dấu thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, có nghĩa là doanh nghiệp không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 41 của Luật này. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, trừ các trường hợp quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.

2.4. Hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu

Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

• Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp. 
• Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.  Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung con dấu của doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: Những quy định mới về con dấu của doanh nghiệp đầy đủ, chi tiết

3. Các cách đóng dấu theo quy định pháp luật mới nhất 

Đối với các văn bản hành chính, bên cạnh hình thức văn bản, nội dung văn bản hay chữ ký của người có thẩm quyền thì đóng dấu là một phần không thể thiếu. Tuy nhiên, mỗi con dấu trên văn bản đều có tên gọi riêng và mang một đặc điểm khác biệt. Hiện nay, việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Nghị định 99/2016 NĐ-CP và 30/2020 NĐ-CP, tùy từng loại dấu mà có cách đóng khác nhau.

3.1. Cách đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Điều 32,33 Nghị định 30/2020 NĐ-CP quy định khi đóng dấu chữ ký cần lưu ý:

• Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

3.2. Cách đóng dấu treo

Dấu treo là dùng con dấu doanh nghiệp đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Cách thức đóng dấu treo sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định chứ không có quy chuẩn theo luật định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020 NĐ-CP.

Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

3.3. Cách đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai là việc đóng dấu lên tất cả các tờ của văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung hoặc giải mạo. Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.

Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ; mỗi dấu đóng tối đa năm tờ văn bản theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Trên đây là toàn bộ bài viết của Luật Minh Khuê về con dấu doanh nghiệp và cách đóng dấu mới nhất theo quy định của pháp luật. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề trên hay về pháp luật, xin vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí 24/7 qua số hotline 1900.6162 để được giải đáp. Xin trân trọng cảm ơn!