1. Công chứng viên có được thực hiện công chứng hợp đồng tại nhà của người yêu cầu công chứng không?

Hoạt động công chứng hợp đồng tại nhà của người yêu cầu công chứng là quá trình thực hiện việc xác nhận tính chính xác và pháp lý của một hợp đồng mà người đó đã soạn sẵn, mà không cần phải đến trực tiếp trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Điều này thường áp dụng trong những tình huống đặc biệt, nơi người yêu cầu có khả năng vận động hạn chế hoặc đang mắc bệnh và không thể tự đi lại.

Quá trình này bao gồm việc gọi một công chứng viên đến địa điểm chính xác mà người yêu cầu muốn thực hiện quy trình công chứng. Công chứng viên sẽ mang theo tất cả các tài liệu và dụng cụ cần thiết để tiến hành công chứng, bao gồm cả sách công chứng, con dấu, và các biểu mẫu liên quan.

Trước khi công chứng, người yêu cầu cần chuẩn bị một hồ sơ đầy đủ, gồm các giấy tờ liên quan đến hợp đồng, phiếu yêu cầu công chứng, bản sao giấy tờ tùy thân, và bất kỳ tài liệu pháp lý nào cần thiết khác. Công chứng viên sẽ xem xét hồ sơ này và đảm bảo rằng nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý.

Sau đó, công chứng viên sẽ thực hiện quá trình công chứng ngay tại địa điểm của người yêu cầu, đảm bảo rằng tất cả các thông tin cần thiết được xác minh và ghi chép chính xác. Hành động này giúp đảm bảo tính chính xác và pháp lý của hợp đồng mà không làm phiền đến khả năng vận động hoặc sức khỏe của người yêu cầu.

Theo Điều 44 của Luật Công chứng 2014, việc công chứng phải tuân theo các quy định về địa điểm như sau:

- Địa điểm chính thức: Công chứng phải được tiến hành tại trụ sở chính của tổ chức hành nghề công chứng. Điều này áp dụng chung, trừ khi có quy định khác tại khoản 2 của Điều 44 này.

- Ngoại trụ sở: Có thể có trường hợp việc công chứng được thực hiện ngoài trụ sở chính của tổ chức hành nghề công chứng. Điều này áp dụng khi người yêu cầu công chứng có những điều kiện đặc biệt như là người già yếu, không thể tự đi lại được; đang bị tạm giữ, tạm giam. Đang thi hành án phạt tù; có lý do chính đáng khác mà không thể đến trụ sở chính của tổ chức hành nghề công chứng.

Từ đó, việc công chứng hợp đồng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong các trường hợp cụ thể sau đây, theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng:

- Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không có khả năng tự đi lại được, quy định cho phép công chứng viên tiến hành quy trình công chứng tại địa điểm nơi người yêu cầu có thể thuận tiện nhất, chẳng hạn như tại nhà riêng của họ.

- Trong trường hợp người yêu cầu công chứng đang ở trong tình trạng tạm giữ, tạm giam hoặc đang thi hành án phạt tù, công chứng có thể được thực hiện tại địa điểm mà người này đang cư trú, giữ tù, hoặc đang thi hành án.

- Trong trường hợp người yêu cầu có lý do chính đáng khác, khiến cho việc đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trở nên không khả thi, công chứng có thể được thực hiện tại địa điểm phù hợp theo sự thuận lợi của người yêu cầu.

Do đó, ví dụ như người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể tự đi lại, công chứng viên sẽ đến tận nhà để thực hiện quy trình công chứng hợp đồng, giúp tạo điều kiện thuận lợi nhất cho bên yêu cầu.

 

2. Để yêu cầu công chứng hợp đồng đã soạn sẵn tại nhà thì cần hồ sơ như nào?

Theo quy định tại Điều 44 Luật Công chứng 2014, việc công chứng thường phải diễn ra tại trụ sở chính của tổ chức hành nghề công chứng, trừ những trường hợp cụ thể được nêu chi tiết ở phần trước.

Tuy nhiên, nếu có yêu cầu công chứng tại nhà của người yêu cầu, thì cũng được coi là một hoạt động công chứng bình thường. Trong trường hợp này, người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 40 của Luật Công chứng 2014 như sau:

- Phiếu yêu cầu công chứng: Bao gồm thông tin về họ tên và địa chỉ của người yêu cầu công chứng. Nội dung cần công chứng và danh mục giấy tờ kèm theo. Thông tin về tổ chức hành nghề công chứng, tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, và thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

- Dự thảo hợp đồng, giao dịch: Bản dự thảo của hợp đồng hoặc giao dịch cần công chứng.

- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng: Bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế: Đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, cần bản sao chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc các giấy tờ thay thế được pháp luật quy định.

- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch: Các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật, có liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch cần công chứng. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình công chứng tại nhà diễn ra theo quy định và có đầy đủ thông tin cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích của các bên liên quan.

Theo quy định thì bản sao của các giấy tờ nêu trên được đề cập đến là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có những đặc điểm sau:

- Bản chụp: Đây là bản sao được tạo ra thông qua việc chụp hình hoặc sao chép đồng bộ với bản gốc. Quy trình này đảm bảo tính chính xác của thông tin trong bản sao và giữ nguyên nội dung của bản gốc.

- Bản in: Bản sao có thể được in ra từ file điện tử hoặc sao chép từ máy in, với điều kiện rằng nó giữ nguyên nội dung chính xác và đầy đủ của bản gốc.

- Bản đánh máy: Bản sao có thể được tạo ra thông qua việc đánh máy lại nội dung từ bản gốc. Trong trường hợp này, quan trọng là bản đánh máy phải chính xác và đầy đủ như bản gốc, không thay đổi thông tin.

Tất cả các loại bản sao này đều phải đảm bảo rằng nội dung của chúng là chính xác và đầy đủ, giống hệt với nội dung của bản gốc. Quan trọng nhất, các bản sao không phải là bản chứng thực, tức là chúng không được xác nhận hoặc chứng thực bởi cơ quan công chứng. Điều này có nghĩa là, mặc dù chúng giống hệt với bản chính, nhưng không có sự xác nhận chính thức từ một cơ quan công chứng về tính xác thực của thông tin.

Do đó, khi người yêu cầu công chứng có nhu cầu làm công chứng cho hợp đồng mà họ đã soạn sẵn tại nhà, quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận theo quy định tại Điều 40 của Luật Công chứng 2014. Trong trường hợp này, việc công chứng tại địa điểm người yêu cầu có thể là một ưu tiên để đảm bảo thuận lợi và tiện ích tối đa cho họ.

 

3. Hoạt động công chứng hợp đồng tại nhà người yêu cầu công chứng trái quy định thì bị phạt bao nhiêu?

Theo những điều đã nêu ở trên, việc công chứng hợp đồng tại nhà của người yêu cầu có thể được thực hiện trong tình huống đặc biệt khi người này đang mắc bệnh, yếu đuối và không thể tự đi lại. Tuy nhiên, quá trình này phải tuân thủ đúng quy định của Điều 44 Luật Công chứng 2014.

Trong trường hợp công chứng viên thực hiện hoạt động ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng mà không tuân thủ quy định tại Điều 44, họ có thể phải đối mặt với xử phạt hành chính theo quy định của Nghị định 82/2020/NĐ-CP. Theo đó, điểm a khoản 2 của Điều 15 của Nghị định nêu rõ là nếu công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng tại nơi khác ngoài trụ sở mà không đúng theo quy định của Điều 44, họ có thể phải đối mặt với việc bị xử phạt một khoản tiền từ 03 triệu đồng đến 07 triệu đồng. Do đó, việc tuân thủ các quy định pháp luật là cực kỳ quan trọng để tránh những hậu quả pháp lý không mong muốn. Điều này đặt ra một tầm quan trọng đối với các công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng để đảm bảo rằng mọi hoạt động công chứng ngoại trụ sở đều tuân thủ theo quy định pháp luật.

Cần lưu ý rằng mức xử phạt này không chỉ áp dụng cho cá nhân mà còn được áp dụng cho tổ chức. Trong trường hợp tổ chức có hành vi vi phạm như cá nhân, mức phạt tiền sẽ là bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. Điều này nhấn mạnh sự nghiêm túc và tính cân nhắc đặc biệt đối với các tổ chức hành nghề công chứng, khuyến khích chúng tuân thủ đúng quy định để tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín chuyên nghiệp. Xem thêm: Hợp đồng thuê nhà không công chứng có vi phạm luật không?

Liên hệ qua 1900.6162 hoặc lienhe@luatinhkhue.vn