1. Một số quy định mới về con dấu doanh nghiệp
Một số quy định mới theo Luật Doanh nghiệp 2020 về con dấu doanh nghiệp được quy định như sau:
Doanh nghiệp quyết định về số lượng con dấu:
- Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu chứ không phải chỉ một con dấu như trước đây.
- Tất cả những con dấu của doanh nghiệp phải giống nhau về hình thức và nội dung.
Doanh nghiệp quyết định hình thức của con dấu:
- Doanh nghiệp có thể chọn hình thức cho con dấu như :
+ Hình dáng: Con dấu có thể có hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip hay các hình đa giác khác. Con dấu có thể có hình hoa, hình bướm, hình cá, hình chim tuỳ ý.
+ Màu sắc: Con dấu có thể sử dụng bất kỳ màu mực gì: Xanh, đỏ, tím, vàng, cam, đen hay màu tím cho lãng mạn cũng được.
+ Kích thước: Con dấu có thể nhỏ bằng cái nắp chai bia hay to bằng cái bát đều được.
+ Những thủ tục đăng ký con dấu mới và làm lại con dấu cũ
Doanh nghiệp quyết định về nội dung con dấu:
Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định nội dung của con dấu, không yêu cầu bắt buộc có hai thông tin là Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp như trước đây.
Doanh nghiệp có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan hay những nội dung khác
Quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu:
- Doanh nghiệp tự quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu không chịu sự quản lý của cơ quan công an như trước đây.
- Con dấu được lưu giữ ở đâu, đóng vào chỗ nào, đóng dấu ra sao tuỳ doanh nghiệp quyết định.
- Con dấu một biểu tượng giá trị được công nhận trong giấy tờ pháp lý
Quy định sử dụng con dấu công ty cổ phần tự sản xuất có được không?
Nếu khéo tay, doanh nghiệp có thể tự khắc con dấu cho mình hoặc thuê đơn vị khắc dấu thực hiện.
Thông báo mẫu con dấu:
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định trước khi sử dụng doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng con dấu mà không cần phải thực hiện thêm thủ tục nào khác.
Con dấu được làm trước ngày 1/7/2015:
Theo quy định sử dụng con dấu công ty: Những con dấu được làm trước ngày 1/7/2015 vẫn được tiếp tục sử dụng mà không cần phải làm bất kỳ thủ tục nào.
Thay đổi mẫu con dấu, mất con dấu:
Muốn thay con dấu mới, hoặc bị mất con dấu, doanh nghiệp tự làm con dấu hoặc đặt làm con dấu theo quy định nêu trên mà không cần thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như quy định trước đây.
Sử dụng con dấu trong giao dịch:
- Từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
- Trong các biểu mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành không quy định doanh nghiệp phải đóng dấu.
Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp:
Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm:
- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
- Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Công ty TNHH 1 thành viên có được tự quyết định con dấu của công ty mình không?
Dấu của Công ty TNHH 1 thành viên được quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Theo quy định nêu trên doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Như vậy, công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên được tự quyết định số lượng, hình thức con dấu của công ty mình, pháp luật không có quy định về số lượng con dấu tối đa.
Nhưng trên thực tế để đảm bảo việc quản lý doanh nghiệp được tốt thì thường mỗi công ty chỉ sử dụng một con dấu.
Lưu ý: Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
3. Doanh nghiệp có được sử dụng nhiều con dấu nhưng chung một hình thức?
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu với nhiều hình thức khác nhau nhưng để thống nhất và tạo sự tin tưởng khi giao dịch với khách hàng, đối tác thì doanh nghiệp nên sử dụng thống nhất một mẫu dấu chung.
Trước đây Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định, mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước, tuy nhiên, Nghị định này đã hết hiệu lực, hiện nay không có văn bản nào quy định bắt buộc tất cả các con dấu công ty phải giống nhau về hình thức, nội dung nữa, do đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu với nhiều hình thức.
Tức là, hiện nay, công ty được sử dụng nhiều con dấu với nhiều hình thức con dấu tròn, con dấu vuông, con dấu đa giác... và không bắt buộc phải có chung hình thức, nội dung với nhau.
Công ty muốn sử dụng nhiều con dấu với nhiều hình thức khác nhau thì chỉ cần liên hệ cơ sở khắc dấu và đặt làm theo yêu cầu đồng thời không cần phải thông báo mẫu dấu tới Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch Đầu tư nơi đặt trụ sở chính để đăng tải mẫu dấu lên Cổng thông tin về đăng ký doanh nghiệp quốc gia như trước đây.
4. Lưu ý khi sử dụng con dấu doanh nghiệp
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Điều lệ công ty hoàn toàn có quyền quy định việc con dấu sẽ không được sử dụng hoặc được sử dụng trong những loại giao dịch và trên các văn bản giấy tờ nào.
Một số phương án mà doanh nghiệp có thể dùng để quản lý con dấu của mình:
- Quy định chung con dấu của doanh nghiệp trong điều lệ công ty.
- Ban hành Quy chế nội bộ về việc sử dụng con dấu.
Trong đó đề cập đến các vấn đề như: Ai là người chịu trách nhiệm chính về việc quản lý con dấu của doanh nghiệp? Quy định sử dụng con dấu vào những việc gì? Quy định quản con dấu thế nào để tránh hư hao, tổn thất, mất mát? ….
- Việc giao con dấu cần có văn bản ủy quyền giữ con dấu
Thông thường, người đại diện pháp luật hay giám đốc là người được trao quyền giữ và sử dụng con dấu, tuy nhiên, họ không thể giữ con dấu theo bên mình mà giao cho bộ phận hành chính, trợ lý hoặc thư ký. Vì vậy, cần phải làm văn bản ủy quyền cho người giữ dấu. Có thể chú ý đên các vấn đề như: thời điểm bàn giao con dấu là khi nào? Thời hạn giữ con dấu trong vòng bao lâu? Người được ủy quyền giữ dấu có thể sử dụng con dấu vào những việc gì?, …. Và khi bản giao hay khi trả dấu cần có chứng từ để xác nhận việc giao-nhận như biên bản bàn giao.
Người được ủy quyền giữ dấu cũng cần thêm sổ văn thư lưu trữ những công văn đi (văn bản có đóng dấu công ty) để lưu trữ chứng từ tại công ty.
Việc quy định chi tiết sẽ hạn chế rủi ro sau này đối với doanh nghiệp khi có vấn đề phát sinh.
Xem thêm: Những quy định mới về con dấu của doanh nghiệp năm 2023
Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Công ty TNHH 1 thành viên có được tự quyết định con dấu của công ty mình không? mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 19006162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.
Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!
