Mẫu đơn xin cấp con dấu mới, công văn đề nghị cấp dấu công ty

1. Đối tượng nào phải làm đơn xin cấp con dấu?

Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 thì việc doanh nghiệp sử dụng con dấu không phải thực hiện thủ tục xin cấp con dấu, đăng ký mẫu dấu. Do đó, có thể hiểu thủ tục đăng ký con du không phải dành cho tổ chức, cá nhân hoạt động trong doanh nghiệp thành lập theo quy định của Luật doanh nghiệp.

Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó, tại Nghị định này quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật và Nghị định này không điều chỉnh đối với quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp và Luật đầu tư.

Bên cạnh đó tại khoản 14 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định tổ chức kinh tế quy định tại Nghị định này là doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.

Cùng với đó tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định:

"Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng".

Như vậy, có thể hiểu, thủ tục đăng ký mẫu con dấu (xin cấp con dấu) là thủ tục bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Cụ thể theo quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP thì những đối tượng sau phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng:

(i) Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội;

(ii) Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử Quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước;

(iii) Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, đơn vị thuộc các cơ quan này;

(iv) Viện kiểm sát nhân dân tối cao, VIện kiểm sát nhân dân cấp cao, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;

(v) Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;

(vi) Cơ quan quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ tư pháp; cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ công an; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;

(vii) Cơ quan An ninh điều tra, cơ quan Cảnh sát điều tra Bộ Công an; cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao; đơn vị trực thuộc các cơ quan này; 

(viii) Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương;

(ix) Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động, tổ chức trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;

(x) Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc;

(xi) Đại sứ quán, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh dự, Phái đoàn thường trực, Phái đoàn, Phái đoàn, quan sát viên thường trực và cơ quan đại diện khác thực hiện chức năng đại diện của Nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài;

(xii) Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương cấp giấy phép hoạt động;

(xiii) Tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động;

(xiv) Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh;

(xv) Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương;

(xvi) Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Viện kiểm sát nhan dân quân, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;

(xvii) Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;

(xviii) Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy trỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Công an quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Công an xã, phường, thị trấn; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;

(xix) Cơ quan thi hành án hình sự Công an án cấp tỉnh, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện, trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;

(xx) Cơ quan An ninh điều tra, cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp tỉnh; cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp huyện; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;

(xxi) Ban chỉ huy quân sự cấp xã, ban chỉ huy quân sự cơ quan, tổ chức ở cơ sở;

(xxii) Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện;

(xxiii) Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, đơn vị trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;

(xxiv) Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động, tổ chức trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;

(xxv) Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc;

(xxvi) Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động;

(xxvii) Ủy ban bầu cử ở cấp tính, Ủy ban bầu cử ở cấp huyện, Ủy ban bầu cử ở cấp xã, Ban bầu cử đại biểu Quốc hội, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp huyện, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã, Tổ bầu cử;

(xxviii) Tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy phép thành lập.

>> Xem thêm: Chi nhánh có được cấp con dấu riêng không ?

2. Cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước

Căn cứ quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, thẩm quyền giải quyết thủ tục đăng ký mẫu con dấu cho các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được phân thành hai cấp như sau:

- Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước trình bày từ mục (i) đến (xiii) ở mục 1.

- Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức trình bày từ mục (xiv) đến (xxviii) ở mục 1.

3. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới có cần đơn đề nghị?

Căn cứ quy định tại Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới thì cơ quan, tổ chức, chức danh không phải nộp đơn xin cấp con dấu mới. Mà chỉ cần nộp các giấy tờ chứng minh về việc thành lập hợp pháp: quyết định thành lập, giấy phép hoạt động/điều lệ hoạt động.

>> Tham khảo: Thủ tục cấp con dấu mới khi con dấu cũ bị mất, hư hỏng ?

4. Mẫu đơn đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP thì cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đăng ký lại mẫu con dấu trong các trường hợp:

- Có con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu;

- Có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên;

- Bị mất con dấu

.... thì thành phần hồ sơ cần chuẩn bị bắt buộc phải có Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu.

Tuy nhiên trong Nghị định 99/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành không ban hành biểu mẫu của đơn đề nghị.

Tại Điều 15 Nghị định có hướng dẫn đối với trường hợp con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu/có sự thay đôủ về tổ chức, đổi tên thì văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu phải nêu rõ lý do. Trường hợp con dấu bị mất thì trong đơn đề nghị không chỉ nêu rõ lý do mà còn cần có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Trên thực tế nhiều cơ quan, tổ chức gặp khó khăn trong việc soạn thảo giấy tờ này. Để thuận tiện cho bạn đọc quan tâm, dưới đây Luật Minh Khuê cung cấp mẫu Đơn đề nghị đăng ký lại  mẫu con dấu đơn giản, đầy đủ thông tin và dễ dàng ứng dụng để bạn cơ quan, tổ chức tham khảo:

>> Tải ngay: Mẫu đơn đăng ký mẫu con dấu tại đây

ĐƠN ĐỀ NGHỊ ĐĂNG KÝ LẠI MẪU CON DẤU

Kính gửi: Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh....

Hợp tác xã ....................................................... 

Địa chỉ trụ sở chính:.......................................... 

Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã số ...... ngày ...../.../.... cấp bởi: ...... 

Người đại diện theo pháp luật: Ông/Bà: .........  Chức vụ: Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Chúng tôi viết đơn này, trình bày với Quý cơ quan một việc như sau:

Hợp tác xã ...... được thành lập ngày ...... tháng ..... năm .... theo Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã số ... 

Sau khi thành lập chúng tôi đã được Quý cơ quan cấp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu vào ngày .... tháng .... năm ..... Tuy nhiên, trong quá trình quản lý, sử dụng, do có sự luận chuyển nhân sự phụ trách lưu truc văn thư đã làm thất lạc con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu được Quý cơ quan cấp trước đó. Sau khi mất con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, Hợp tác xã đã thông báo ngay tới cơ quan công an tỉnh ....

Để tạo điều kiện thuận lơi cho hoạt động của Hợp tác xã .... trong thời gian tới, tôi (đại diện Hợp tác xã ...) kính đề nghị Quý cơ quan xem xét cấp lại mẫu con dấu dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cho Hợp tác xã .... trong thời gian sớm nhất.

Tôi xin cam đoan những thông tin trình bày trong đơn là sự thật và chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sai sót.

5. Trình tự giải quyết đề nghị cấp lại mẫu dấu

Bước 1: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước noopk hồ sơ đề nghị tới cơ quan có thẩm quyền theo 02 hình thức:

- Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền;

- Nộp trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và giải quyết

Hồ sơ hợp lệ => cấp giấy biên nhận hồ sơ hẹn ngày trear kết quả.

Hồ sơ chưa đầy đủ => thông báo và hướng dẫn để hoàn thiện

Hồ sơ không đủ điều kiện => có văn bản trả lời về việc từ chối giải quyết hồ sơ.

Bước 3. Nhận kết quả đăng ký lại mẫu con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trong thời hạn 03 ngàu làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký nhận hồ sơ hợp lệ.

Trên đây là chia sẻ về Mẫu đơn xin cấp con dấu mới và một số vấn đề pháp lý liên quan. Hy vọng, qua bài viết, bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn những quy định pháp luật hiện hành về thủ tục đăng ký, đăng ký lại con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Mọi vướng mắc pháp lý cần tham vấn ý kiến luật sư vui lòng liên hệ : 1900.6162 để được tư vấn hỗ trợ bởi Luật sư của Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!