Dịch Vụ Đăng Ký Nội Quy Lao Động Trọn Gói Cho Doanh Nghiệp

Khi doanh nghiệp bắt đầu có đông người lao động, việc quản lý giờ làm, nghỉ phép, kỷ luật, trách nhiệm của người lao động và các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc thường cần được quy định rõ ràng bằng nội quy lao động. Không ít doanh nghiệp đã có nội quy nhưng chưa biết nội dung đã phù hợp với quy định hiện hành hay chưa, hồ sơ đăng ký cần chuẩn bị những gì hoặc phải thực hiện thủ tục tại đâu.

Nếu tự thực hiện, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian để rà soát quy định, hoàn thiện hồ sơ và xử lý các yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong quá trình đăng ký. Vì vậy, dịch vụ đăng ký nội quy lao động trọn gói tại Luật Minh Khuê là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp muốn có người hỗ trợ xuyên suốt từ xây dựng nội quy đến hoàn tất thủ tục đăng ký.

1. Nội dung lao động là gì? Tại sao phải đăng ký?

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành để quy định các nguyên tắc, yêu cầu mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Nội quy là cơ sở để doanh nghiệp tổ chức, quản lý lao động và xử lý các hành vi vi phạm kỷ luật theo đúng quy định.

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và các quy định pháp luật có liên quan. Nội dung chủ yếu của nội quy gồm:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
• Trật tự tại nơi làm việc;
• An toàn, vệ sinh lao động;
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý;
• Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động;
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý;
• Trách nhiệm vật chất;
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động. Việc đăng ký giúp doanh nghiệp hoàn thiện cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý lao động, đặc biệt khi cần áp dụng nội quy để xử lý các vi phạm trong quá trình làm việc.

Đồng thời, doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký nhưng không thực hiện có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành về xử phạt trong lĩnh vực lao động. Vì vậy, doanh nghiệp không chỉ cần xây dựng nội quy phù hợp với thực tế hoạt động mà còn cần thực hiện đúng thủ tục đăng ký theo quy định.

2. Khi nào nên sử dụng dịch vụ đăng ký nội quy lao động trọn gói?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ đăng ký nội quy lao động trọn gói khi chưa có nhân sự chuyên môn để tự xây dựng nội quy, cần rà soát lại nội quy đang áp dụng hoặc muốn có đơn vị pháp lý hỗ trợ toàn bộ quá trình từ soạn thảo đến đăng ký. Dịch vụ đặc biệt phù hợp trong các trường hợp sau:

1. Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên: Đây là trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký nội quy lao động. Nếu chưa có bộ phận pháp chế hoặc nhân sự am hiểu pháp luật lao động, sử dụng dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp có người hỗ trợ xây dựng nội quy và thực hiện thủ tục đúng quy định.
2. Doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự: Việc xây dựng nội quy ngay từ đầu giúp doanh nghiệp thiết lập rõ các quy định về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, kỷ luật, trách nhiệm vật chất và các vấn đề liên quan đến người lao động.
3. Nội quy hiện tại không còn phù hợp: Khi doanh nghiệp thay đổi mô hình hoạt động, cơ cấu tổ chức, quy trình quản lý hoặc phát sinh các yêu cầu mới trong quản trị nhân sự, nội quy lao động có thể cần được rà soát, sửa đổi, bổ sung và thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.
4. Doanh nghiệp chuẩn bị thanh tra, kiểm tra về lao động: Đây là thời điểm phù hợp để rà soát tình trạng ban hành, đăng ký và nội dung của nội quy lao động, kịp thời khắc phục những thiếu sót trước khi làm việc với cơ quan có thẩm quyền.
5. Doanh nghiệp thường xuyên phát sinh vấn đề về kỷ luật và quản lý người lao động: Khi doanh nghiệp cần xử lý các trường hợp vi phạm, nội quy cần có nội dung rõ ràng và phù hợp với pháp luật. Sử dụng dịch vụ chuyên môn giúp doanh nghiệp rà soát các quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, bảo mật thông tin, phòng chống quấy rối tình dục và các nội dung liên quan.

Với các trường hợp trên, Luật Minh Khuê có thể hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn, soạn thảo hoặc rà soát nội quy lao động, hoàn thiện hồ sơ và đại diện thực hiện thủ tục đăng ký, qua đó giảm thời gian doanh nghiệp phải tự nghiên cứu và xử lý các vấn đề pháp lý liên quan.

3. Đăng ký nội quy lao động cần chuẩn bị những gì?

Để đăng ký nội quy lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.

Về trình tự thực hiện, trước khi ban hành nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có. Sau khi ban hành, nội quy phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết tại những nơi cần thiết ở nơi làm việc.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp có chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa bàn khác nhau thì thực hiện việc gửi nội quy lao động đã được đăng ký theo quy định.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký, nếu nội dung nội quy có quy định trái pháp luật, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại. Nếu nội quy phù hợp, doanh nghiệp thực hiện theo quy định để đưa nội quy vào áp dụng.

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

4. Dịch vụ soạn thảo và đăng ký nội quy lao động trọn gói

Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ trọn gói khi cần hỗ trợ từ khâu tư vấn, xây dựng nội quy lao động đến hoàn thiện hồ sơ, nộp hồ sơ và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đăng ký. Cách này phù hợp với doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên môn về pháp lý lao động hoặc muốn tiết kiệm thời gian tự nghiên cứu và thực hiện thủ tục.

Với dịch vụ soạn thảo và đăng ký nội quy lao động, Luật Minh Khuê hỗ trợ doanh nghiệp các công việc chính sau:

• Tư vấn quy định pháp luật về nội quy lao động: Tiếp nhận thông tin về quy mô, ngành nghề, cơ cấu tổ chức và cách thức vận hành của doanh nghiệp; từ đó tư vấn các yêu cầu pháp lý và những nội dung cần đưa vào nội quy lao động.
• Soạn thảo nội quy lao động: Xây dựng nội quy dựa trên quy định pháp luật và đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp, bao gồm các nội dung về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, bảo mật thông tin, phòng chống quấy rối tình dục và các quy định cần thiết khác.
• Rà soát nội quy có sẵn: Đối với doanh nghiệp đã có nội quy hoặc bản dự thảo, luật sư kiểm tra tính phù hợp với quy định hiện hành, xác định các nội dung cần sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện lại văn bản.
• Hỗ trợ lấy ý kiến và hoàn thiện hồ sơ: Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị các văn bản, biên bản cần thiết và hoàn thiện bộ hồ sơ đăng ký.
• Đại diện thực hiện thủ tục đăng ký: Theo phạm vi ủy quyền, Luật Minh Khuê có thể đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý, trao đổi hoặc giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
• Nhận và bàn giao kết quả: Theo dõi quá trình xử lý đến khi hoàn tất thủ tục và bàn giao hồ sơ, kết quả cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn phạm vi hỗ trợ phù hợp với nhu cầu thực tế, từ chỉ tư vấn, soạn thảo hồ sơ đến dịch vụ trọn gói từ xây dựng nội quy, hoàn thiện hồ sơ đến thực hiện thủ tục đăng ký.

5. Chi phí dịch vụ đăng ký nội quy lao động

Chi phí dịch vụ được xác định dựa trên hạng mục công việc doanh nghiệp yêu cầu. Doanh nghiệp có thể sử dụng riêng từng dịch vụ hoặc kết hợp nhiều hạng mục thành một gói trọn gói.

Mức phí trên mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo quy mô doanh nghiệp, số lượng người lao động, số lượng chi nhánh, địa điểm hoạt động, ngôn ngữ sử dụng và số lượng văn bản cần xây dựng.

Đối với doanh nghiệp đã có nội quy lao động và chỉ cần rà soát, chỉnh sửa hoặc hoàn thiện hồ sơ, Luật Minh Khuê có thể xác định chi phí theo đúng hạng mục công việc thực tế, không nhất thiết phải sử dụng toàn bộ gói dịch vụ.

Trường hợp doanh nghiệp lựa chọn nhiều hạng mục cùng lúc, Luật Minh Khuê có thể gom thành gói dịch vụ trọn gói với mức phí phù hợp hơn so với việc sử dụng từng dịch vụ riêng lẻ.

6. Thời gian thực hiện dịch vụ đăng ký nội quy lao động

Thời gian thực hiện phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ, mức độ phức tạp của nội quy và thời gian xử lý của cơ quan có thẩm quyền. Với hồ sơ đầy đủ và nội dung nội quy phù hợp, Luật Minh Khuê có thể chủ động thực hiện các công việc trong phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận và theo dõi đến khi hoàn tất thủ tục.

Thông thường, thời gian được phân bổ theo các công việc sau:

Đối với doanh nghiệp đã có sẵn nội quy và hồ sơ tương đối đầy đủ, thời gian chuẩn bị có thể ngắn hơn. Ngược lại, trường hợp doanh nghiệp chưa có nội quy, có nhiều chi nhánh, yêu cầu xây dựng nội quy song ngữ hoặc cần xây dựng thêm nhiều quy chế liên quan thì thời gian thực hiện sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc thực tế.

Luật Minh Khuê sẽ thông báo cụ thể thời gian dự kiến hoàn thành từng giai đoạn sau khi tiếp nhận thông tin và xác định phạm vi dịch vụ của doanh nghiệp.

7. Liên hệ sử dụng dịch vụ đăng ký nội quy lao động

Doanh nghiệp có nhu cầu soạn thảo, rà soát hoặc đăng ký nội quy lao động trọn gói có thể liên hệ Luật Minh Khuê để được tư vấn về phạm vi công việc, thời gian thực hiện và chi phí phù hợp với nhu cầu thực tế.

Quý khách hàng có thể lựa chọn một trong các hình thức liên hệ sau:

Liên hệ trực tiếp với luật sư: Trao đổi với Luật sư Tô Thị Phương Dung - Phó Giám đốc Công ty Luật Minh Khuê qua số máy 0986386648 (Zalo click tại đây); để được tiếp nhận và tư vấn về nhu cầu của doanh nghiệp.

Gửi yêu cầu qua email: Doanh nghiệp có thể gửi thông tin, hồ sơ và yêu cầu cụ thể đến lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn và báo phí dịch vụ.

Tư vấn trực tiếp tại văn phòng:

Doanh nghiệp có thể đăng ký lịch làm việc trực tiếp tại trụ sở Luật Minh Khuê:

• Hà Nội: Phòng 2007, Tòa nhà C2, D' Capitale (Vincom Trần Duy Hưng), số 119 Trần Duy Hưng, phường Yên Hòa, TP. Hà Nội.
• TP. Hồ Chí Minh: Số 72/2 Trường Chinh, phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh.

Đối với doanh nghiệp tại các tỉnh, thành phố khác, Luật Minh Khuê có thể hỗ trợ tư vấn và thực hiện dịch vụ từ xa, bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động theo phương thức trực tuyến khi thủ tục được cơ quan có thẩm quyền cung cấp trên môi trường điện tử.

Khi liên hệ, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp một số thông tin cơ bản như số lượng người lao động, tình trạng nội quy hiện tại, số lượng chi nhánh và nhu cầu cần hỗ trợ. Luật Minh Khuê sẽ căn cứ vào thông tin thực tế để tư vấn phạm vi dịch vụ và mức chi phí phù hợp.

8. Lợi ích, cam kết khi sử dụng dịch vụ của Luật Minh Khuê?

Khi sử dụng dịch vụ tại Luật Minh Khuê, doanh nghiệp được tư vấn và hỗ trợ theo phạm vi công việc đã thỏa thuận, với các cam kết chính:

• Tư vấn theo đúng nhu cầu thực tế: Nội quy được xây dựng hoặc rà soát dựa trên ngành nghề, quy mô, cơ cấu tổ chức và đặc thù quản lý của từng doanh nghiệp, thay vì sử dụng một mẫu nội quy chung cho mọi trường hợp.
• Nội dung được rà soát về mặt pháp lý: Luật sư kiểm tra các điều khoản trong nội quy nhằm hạn chế những nội dung trái hoặc không phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
• Minh bạch về phạm vi và chi phí: Trước khi thực hiện, doanh nghiệp được thông báo rõ các hạng mục công việc, thời gian dự kiến và chi phí dịch vụ tương ứng.
• Hỗ trợ xuyên suốt quá trình thực hiện: Với gói trọn gói, Luật Minh Khuê hỗ trợ từ khâu tư vấn, soạn thảo, hoàn thiện hồ sơ đến nộp và theo dõi quá trình xử lý theo phạm vi ủy quyền.
• Bảo mật thông tin doanh nghiệp: Các thông tin, hồ sơ, tài liệu và dữ liệu doanh nghiệp cung cấp trong quá trình sử dụng dịch vụ được bảo mật theo thỏa thuận và quy định pháp luật.
• Hỗ trợ xử lý vấn đề phát sinh: Trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc giải trình hồ sơ, Luật Minh Khuê hỗ trợ doanh nghiệp xử lý trong phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.

Việc lựa chọn phạm vi dịch vụ phù hợp giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí, thời gian và nguồn nhân sự cần thiết để hoàn thiện nội quy lao động và thực hiện thủ tục đăng ký.

9. Câu hỏi thường gặp về dịch vụ soạn thảo nội quy lao động

Trong quá trình tư vấn và thực hiện dịch vụ, doanh nghiệp thường quan tâm đến điều kiện đăng ký, phạm vi công việc, chi phí, thời gian thực hiện và trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về dịch vụ soạn thảo và đăng ký nội quy lao động tại Luật Minh Khuê.

Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động có cần sử dụng dịch vụ đăng ký nội quy lao động không?

Không bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động theo thủ tục dành cho doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn ban hành nội quy bằng văn bản để làm cơ sở quản lý lao động thì vẫn cần bảo đảm nội dung phù hợp với quy định pháp luật.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể sử dụng riêng dịch vụ tư vấn hoặc soạn thảo nội quy nếu chưa có nhân sự pháp lý chuyên môn.

Doanh nghiệp đã có nội quy lao động thì có cần thuê luật sư soạn lại không?

Không nhất thiết. Nếu doanh nghiệp đã có nội quy, Luật Minh Khuê có thể rà soát và đánh giá nội quy hiện tại trước khi xác định có cần sửa đổi, bổ sung hay không.

Trường hợp nội quy vẫn phù hợp, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng và thực hiện các thủ tục cần thiết. Nếu phát hiện nội dung chưa phù hợp với quy định hiện hành hoặc chưa phù hợp với thực tế quản lý, luật sư sẽ đề xuất phương án chỉnh sửa.

Sử dụng dịch vụ đăng ký nội quy lao động thì Luật Minh Khuê có soạn nội quy theo đặc thù doanh nghiệp không?

Có. Nội quy được xây dựng dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp về ngành nghề, cơ cấu tổ chức, thời gian làm việc, phương thức quản lý, đặc điểm người lao động và các yêu cầu quản trị thực tế.

Mục tiêu là xây dựng nội quy vừa đáp ứng yêu cầu pháp luật vừa có thể áp dụng trong hoạt động quản lý lao động của doanh nghiệp, thay vì chỉ sử dụng một mẫu nội quy chung.

Dịch vụ trọn gói đăng ký nội quy lao động bao gồm những công việc gì?

Tùy phạm vi thỏa thuận, dịch vụ trọn gói có thể bao gồm tư vấn, khảo sát thông tin doanh nghiệp, soạn thảo hoặc rà soát nội quy, hỗ trợ chuẩn bị các tài liệu liên quan, hoàn thiện hồ sơ, hỗ trợ lấy ý kiến theo quy định, đại diện nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý và hỗ trợ xử lý yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc giải trình nếu phát sinh.

Sau khi hoàn tất, Luật Minh Khuê bàn giao hồ sơ và kết quả cho doanh nghiệp.

Chi phí thuê luật sư soạn thảo và đăng ký nội quy lao động là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào hạng mục công việc doanh nghiệp lựa chọn. Mức phí tham khảo tại Luật Minh Khuê hiện được xác định theo từng phạm vi dịch vụ, chẳng hạn:

• Tư vấn, soạn thảo hồ sơ: từ 3.000.000 - 5.000.000 đồng;
• Dịch vụ trọn gói: từ 8.000.000 - 10.000.000 đồng;
• Gói chuyên sâu/song ngữ: từ 15.000.000 đồng.

Doanh nghiệp đã có nội quy và chỉ cần rà soát hoặc hoàn thiện hồ sơ có thể được báo phí riêng theo khối lượng công việc thực tế.

Thời gian soạn thảo và đăng ký nội quy lao động mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ và mức độ phức tạp của nội quy. Thông thường, thời gian chuẩn bị nội dung và hồ sơ có thể được thực hiện trong khoảng vài ngày làm việc kể từ khi doanh nghiệp cung cấp đầy đủ thông tin.

Thời gian xử lý thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền được tính theo quy định và tình trạng thực tế của từng hồ sơ. Nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, thời gian thực hiện có thể kéo dài tương ứng.

Doanh nghiệp ở tỉnh khác có sử dụng dịch vụ của Luật Minh Khuê được không?

Có. Doanh nghiệp không nhất thiết phải trực tiếp đến văn phòng của Luật Minh Khuê. Việc tư vấn, trao đổi thông tin, soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ có thể thực hiện từ xa.

Đối với thủ tục đăng ký, Luật Minh Khuê có thể hỗ trợ theo phương thức trực tuyến hoặc thực hiện theo hình thức phù hợp với yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương.

Nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội quy thì Luật Minh Khuê có hỗ trợ không?

Có, nếu doanh nghiệp sử dụng gói dịch vụ có bao gồm việc đại diện thực hiện và theo dõi thủ tục. Luật Minh Khuê sẽ tiếp nhận yêu cầu, phân tích nội dung cần điều chỉnh và hỗ trợ doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hoặc giải trình trong phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.

Trường hợp yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi ban đầu, hai bên sẽ thống nhất thêm về công việc và chi phí trước khi thực hiện.

Doanh nghiệp có thể chỉ thuê Luật Minh Khuê soạn nội quy, còn thủ tục đăng ký tự thực hiện không?

Có. Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói tư vấn, soạn thảo hồ sơ nếu đã có nhân sự có thể trực tiếp thực hiện thủ tục. Luật Minh Khuê sẽ tư vấn, soạn thảo hoặc hoàn thiện nội quy và bộ hồ sơ theo phạm vi thỏa thuận, sau đó bàn giao để doanh nghiệp tự ký, nộp và theo dõi thủ tục.

Luật Minh Khuê có bảo mật thông tin và tài liệu của doanh nghiệp không?

Có. Các thông tin, tài liệu, dữ liệu về doanh nghiệp được tiếp nhận trong quá trình tư vấn và thực hiện dịch vụ được bảo mật theo thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật.

Đối với những doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật, đặc biệt là doanh nghiệp có thông tin về quy trình vận hành, bí mật kinh doanh, dữ liệu nhân sự hoặc thông tin nội bộ, phạm vi bảo mật có thể được trao đổi và thống nhất cụ thể ngay từ khi bắt đầu dịch vụ.