Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng là gì?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. 

Theo quy định tại Luật công chứng 2014, và định nghĩa ở trên, có thể thấy Văn phòng công chứng thực hiện công việc sau:

- Chứng nhận tính xác thực của hợp đồng; giao dịch dân sự khác bằng văn bản;

- Chứng nhận tính hợp phát của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản;

- Chứng nhân tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải côgn chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan. Quy định về điều kiện thành lập và hoạt động của Văn phòng công chứng và Phòng công chứng có những điểm chung, nhưng cũng có những điểm riêng. Điều này xuất phát từ vị trí pháp lý, cơ cấu tổ chức, hoạt động của Văn phòng công chứng và Phòng công chứng là khác nhau

Để thành lập phòng công chứng và Văn phòng công chứng phải luật có đặt ra những điều kiện nhất định xuất phát từ vai trò quan trọng của các tổ chức hành nghề công chứng. Trong đó có các quy định về đại diện pháp luật của Văn phòng công chứng,.....đặc biệt là trụ sở Văn phòng công chứng.

2. Quy định của pháp luật về điều kiện của trụ sở Văn phòng công chứng

Tại Điều 17 Nghị định 29/2015/ND-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng đã quy định rất chi tiết các điều kiện về trụ sở văn phòng công chứng, cụ thể:

- Trụ sở văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể

- Trụ sở văn phòng công chứng phải có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp.

- Trụ sở văn phòng công chứng phải có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lữu trữ hồ sơ công chứng.

- Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

Cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

Như vậy, một trong những điều kiện để được phép thành lập công chứng đó là việc phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về điều kiện trụ sở Văn phòng công chứng.

3. Các điều kiện khác liên quan đến việc thành lập văn phòng công chứng

Ngoài các quy định điều kiện về trụ sở văn phòng công chứng, để thành lập văn phòng công chứng, pháp luật còn quy định các điều kiện khác như:

- Điều kiện về loại hình doanh nghiệp: Văn phòng công chứng chỉ được thành lập dưới hình thức công ty hợp danh. Ngoài ra, văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên, bên cạnh đóm văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. (Theo quy định tại Điều 22 Luật công chứng 2014).

- Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng: 

+ Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng, và phải đáp ứng điều kiện là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. Quy định trên nhằm đảm bảo hoạt động của Văn phòng công chứng.

+ Công chứng viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau đây: Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt; Có bằng cử nhân luật; Có thời gian công tác pháp luật 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân.; Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 Luật công chứng 2014; Bảo đảm kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;....Việc pháp luật yêu cầu công chứng viên phải đáp ứng được các yêu cầu về chuyên môn, kinh nghiệm là hoàn toàn hợp lý, bởi hoạt động công chứng là một hoạt động vô cùng phức tạp và đòi hỏi ở công chứng viên việc chắc chắn về kiến thức chuyên môn và các kinh nghiệm trên thực tế.

- Điều kiện về tên gọi của Văn phòng công chứng:  Yêu cầu đặt ra đối với tên gọi của Văn phòng công chứng bao gồm, phải chứa đụng cụm từ "Văn phòng công chứng" đi kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc có thể là họ tên của một công chứng viên hợp danh khác, việc đặt tên Văn phòng công chứng sẽ do các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng thỏa thuận, miễn là đảm bảo tên của Văn phòng công chứng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và tthuầnphong mỹ tục của dân tộc.

- Điều kiện về con dấu của Văn phòng công chứng: 

+ Theo quy định của pháp luật Văn phòng công chứng phải có con dấu và tài khoản riêng và được hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. 

+ Con dấu mà Văn phòng công chứng sử dụng không được có hình quốc huy.

+ Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu ngay sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.  Theo quy định tại Điều 1 Nghị định 96/2015/ND-CP thì văn phòng công chứng được thành lập quy định tại Luật công chứng nên sẽ không áp dụng việc đăng ký mẫu con dấu như quy định về đăng ký mẫu con dấu của doanh nghiệp. Việc đăng ký con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiệnt heo quy định tại Nghị định 99/2016/NDD-CP. Cụ thể, Phòng Cảnh sát quản lý hành chính trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu với tổ chức do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động. Văn phòng công chứng do Sở tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động. 

Hồ sơ đăng ký con dấu mới của Văn phòng công chứng bao gồm: Giấy đăng ký hoạt động văn phòng công chứng do Sở tư pháp cấp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ cơ quan đăng ký mẫu dấu sẽ trả kết quả đăng ký mẫu dấu cho Văn phòng công chứng. 

Pháp luật quy định rất chặt chẽ các điều kiện về thành lập Văn phòng công chứng. Do mang những đặc trưng rất riêng biệt trong hoạt động của mình, pháp luật đã đặt ra rất nhiều quy định về điều kiện thành lập Văn phòng công chứng khác so với thành lập doanh nghiêp, từ vấn đề về trụ sở đến yêu cầu về người đại diện, quy định về việc khắc con dấu. Điều này xuất phát từ hoạt động, mục đích thành lập và vai trò của Văn phòng công chứng so với các tổ chức, pháp nhân khác.  Các cá nhân muốb thành lập Văn phòng công chứng phải đáp ứng được đầy đủ các điều kiện do pháp luật quy định. 

Trên đây là một số nội dung liên quan đến vấn đề điều kiện về trụ sở văn phòng công chứng. Để có cái nhìn tổng quát hơn về các vấn đề liên quan đến Văn phòng công chứng, có thể tham khảo bài viết sau: Văn phòng công chứng là gì? Văn phòng công chứng làm gì?

Mọi thắc mắc liên quan đến vấn đề Văn phòng công chứng, các điều kiện thành lập Văn phòng công chứng có thể liên hệ đầu số tổng đài 19006162 hoặc địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ giải đáp chi tiết.