1. Phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán đối với doanh nghiệp siêu nhỏ?
Doanh nghiệp siêu nhỏ là thuật ngữ được sử dụng để mô tả các doanh nghiệp nhỏ có quy mô vừa phải và hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau. Theo quy định, doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng được xem là những doanh nghiệp mà số lượng lao động tham gia bảo hiểm xã hội trong một năm không vượt quá 10 người, và tổng doanh thu của năm đó không quá 3 tỷ đồng, hoặc tổng nguồn vốn không vượt quá con số này.
Trong lĩnh vực quản lý kế toán, các doanh nghiệp siêu nhỏ cũng phải tuân thủ quy định về quản lý, sử dụng và bảo quản tài liệu kế toán. Điều này được quy định tại khoản 2 Điều 9 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
- Theo quy định này, doanh nghiệp siêu nhỏ phải thực hiện bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán theo các quy định sau đây:
+ Tài liệu kế toán phải được lưu trữ một cách an toàn và đầy đủ trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán cần xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng và bảo quản tài liệu kế toán, trong đó cần rõ ràng quyền và trách nhiệm của từng bộ phận và người làm kế toán. Điều này đảm bảo sự tổ chức và tiện lợi trong việc quản lý tài liệu kế toán.
+ Trong trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 của Nghị định trên, đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" theo quy định tại khoản 2 Điều 7 của Nghị định này.
+ Khi tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 của Nghị định trên, đơn vị kế toán phải lưu trữ bản sao tài liệu kế toán. Trong trường hợp không thể sao chụp tài liệu kế toán theo quy định tại khoản 6 Điều 6 của Nghị định này, đơn vị phải lưu trữ "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được".
- Ngoài ra, đơn vị kế toán cần đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và phương tiện để quản lý và bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
- Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp siêu nhỏ không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng và bảo quản tài liệu kế toán. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán đầy đủ và an toàn theo quy định.
Tóm lại, doanh nghiệp siêu nhỏ không buộc phải có quy chế về quản lý, sử dụng và bảo quản tài liệu kế toán theo quy định pháp luật, nhưng vẫn phải tuân thủ quy định và có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán đầy đủ và an toàn.
2. Hình thức người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp siêu nhỏ quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Theo quy định tại khoản 3 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, về hình thức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán của doanh nghiệp siêu nhỏ, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền quyết định việc này. Người đại diện có thể chọn hình thức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hoặc trên phương tiện điện tử.
- Quy định cụ thể rõ ràng về việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán của doanh nghiệp siêu nhỏ. Đầu tiên, việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ và bảo mật. Điều này đảm bảo rằng các thông tin kế toán quan trọng không bị mất mát hoặc lộ ra ngoài một cách trái phép.
- Tiếp theo, tài liệu kế toán cần được phân loại và sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm. Điều này giúp cho việc tra cứu và sử dụng thông tin kế toán trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Sự hệ thống hóa và phân loại tài liệu kế toán cũng giúp người đại diện theo pháp luật và nhân viên liên quan nắm bắt được quy mô và cấu trúc của tài liệu kế toán một cách chính xác.
- Ngoài ra, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần chịu trách nhiệm cung cấp thông tin và tài liệu kế toán đầy đủ, kịp thời, trung thực và minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Đồng thời, các cơ quan đó cũng phải đảm bảo việc giữ gìn và bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng, và phải hoàn trả đầy đủ và đúng hạn các tài liệu kế toán đã sử dụng.
Tổng kết lại, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp siêu nhỏ có quyền quyết định hình thức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, có thể là bằng giấy hoặc trên phương tiện điện tử. Tuy nhiên, việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc an toàn, đầy đủ, bảo mật và phải cung cấp thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của tài liệu kế toán, góp phần vào quá trình quản lý và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp siêu nhỏ.
3. Có bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng đối với doanh nghiệp siêu nhỏ không?
- Theo quy định tại khoản 2 Điều 20 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc bố trí kế toán trưởng cho doanh nghiệp siêu nhỏ có bắt buộc hay không? Điều này được giải đáp một cách rõ ràng như sau:
- Trước hết, chúng ta cần hiểu khái niệm "kế toán trưởng" và "phụ trách kế toán" theo quy định pháp luật. Kế toán trưởng là người có trách nhiệm chịu trách nhiệm toàn bộ công việc kế toán và quản lý kế toán trong một đơn vị. Phụ trách kế toán là người được giao nhiệm vụ thực hiện các công việc kế toán chưa đủ điều kiện trở thành kế toán trưởng.
Theo quy định của khoản 2 Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, về việc bố trí kế toán trưởng, có hai điểm cần được lưu ý như sau:
- Đối với các đơn vị kế toán trong lĩnh vực nhà nước bao gồm: Các đơn vị kế toán chỉ có một người làm kế toán hoặc một người làm kế toán kiêm nhiệm; đơn vị kế toán ngân sách và tài chính xã, phường, thị trấn thì không thực hiện bổ nhiệm kế toán trưởng mà chỉ bổ nhiệm phụ trách kế toán. Điều này có nghĩa là trong trường hợp này, không có yêu cầu bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng, chỉ cần có người phụ trách kế toán là đủ.
- Đối với các doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, thì không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng. Thay vào đó, chỉ cần bố trí người phụ trách kế toán là đủ. Điều này có ý nghĩa là doanh nghiệp siêu nhỏ không cần phải có một kế toán trưởng riêng biệt, chỉ cần có người phụ trách kế toán là đã đáp ứng yêu cầu pháp lý.
Tóm lại, theo quy định của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, đối với doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, không có yêu cầu bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng. Điều này nhằm tạo điều kiện linh hoạt và đơn giản hóa quy trình kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ.
Quý khách có thể tham khảo thêm bài viết sau của Luật Minh Khuê > > > Quy định mới về tiêu chí xác định doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa
Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung bài viết hoặc các vấn đề pháp lý, chúng tôi xin gửi đến quý khách thông tin liên lạc để được hỗ trợ và giải đáp một cách đầy đủ và chi tiết.
Để đảm bảo quý khách nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời, chúng tôi khuyến nghị quý khách liên hệ trực tiếp đến đường dây nóng của chúng tôi qua số điện thoại 1900.6162 hoặc gửi email tới địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi sẽ cố gắng giải quyết mọi thắc mắc và yêu cầu của quý khách trong thời gian ngắn nhất có thể.
