Mẫu giấy mời họp đẹp, thông dụng phổ biến nhất

1. Giấy mời họp là gì?

Mẫu giấy mời họp là một trong những hình thức nhằm mục đích thông báo về thời gian, địa điểm của cuộc họp và nó thể hiện được sự chuyên nghiệp, tôn trọng người được mời. Trên thực tế, đối tượng nào nhận được giấy mời họp thì bắt buộc phải tham gia sự kiện, cuộc họp bởi đối tượng này chính là một trong những nhân tố quan trọng của đơn vị, cơ quan và công việc mà đối tượng này đảm nhận cũng đóng vai trò lớn nên không thể thiếu vắng trong cuộc họp. Trong quá trình cuộc họp diễn ra cũng rất cần những ý kiến, phát biểu của đối tượng này về các quyết định thay đổi, chính sách mới liên quan đến đơn vị, cơ quan.

Giấy mời họp hay còn được nhiều doanh nghiệp gọi với cái tên khác là thư mời họp, hiện nay được sử dụng rộng rãi và rất phổ biến tại các đơn vị, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan Nhà nước. Thường được soạn thảo bởi Bộ phận hành chính - nhân sự hoặc sử dụng các mẫu có sẵn được Giám đốc phê duyệt.

Dù nội dung cuộc họp được diễn ra như nào thì việc tạo ra giấy mời họp cũng cần nên nghiêm túc để đảm bảo được tính chất của cuộc họp được tổ chức. Đồng thời, khi bạn muốn mời ai đó đến dự cuộc họp thông qua giấy mời họp thì cũng cần phải đáp ứng được nội dung cơ bản liên quan đến nội dung chính của cuộc họp để đối tượng được mời có thể nắm bắt rõ được.

2. Mục đích của việc sử dụng giấy mời họp

Thực tế hiện thư mời họp mặt được sử dụng trong rất nhiều trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào tính chất hoạt động của đơn vị. Mỗi trường hợp sử dụng mẫu thư mời họp sẽ đều hướng đến những mục đích khác nhau. Một số trường hợp sử dụng giấy mời nhận họp phổ biến Một số trường hợp điển hình như: Mời họp phụ huynh, họp cán bộ cấp cao trong công ty, họp đại hội, họp hội nghị,… Và với mỗi trường hợp sẽ có mục đích sử dụng khác nhau. Thông thường, một thư mời họp sẽ có những mục đích:

- Thư mời họp là việc làm thường xuyên, rất cần thiết trong cuộc sống, trong công việc, được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức quan tâm. Trong các tổ chức đoàn thể, các doanh nghiệp để giải quyết một vấn đề nào đó hay cần sự góp ý của các thành viên thì họ thường sẽ mở các cuộc họp. Tại cuộc họp họ sẽ đưa ra các vấn đề, nội dung cần phải thảo luận và từ đó các thành viên sẽ nêu ra các ý kiến cá nhân của mình rồi đưa ra một phương án kết luận cuối cùng để giải quyết nội dung đó.

- Để tiến hành một phiên họp thì giai đoạn đầu tiên của người đứng ra tổ chức là phải lên kế hoạch, nội dung của cuộc họp. Thông thường ở các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ khi tiến hành họp họ có thể thông báo, hay mời họp bằng miệng, bằng sổ ghi chép. Tuy nhiên, đối với các cơ quan, tổ chức hoặc các công ty, tập đoàn lớn, đông người. Việc họp nhất định phải được mời bằng giấy mời hoặc thư mời. Họ có thể gửi trực tiếp đến người tham dự cuộc họp hoặc cũng thể gửi qua đường bưu điện, thậm chí là có thể gửi bằng thư trực tuyến.

3. Những lưu ý khi viết thư mời họp

Trước khi viết mẫu thư mời họp người viết cần xác định được đối tượng tham gia cuộc họp là ai, mục đích của cuộc họp này là gì. Từ đó viết nội dung thư phù hợp với đối tượng tham gia. Thư mời họp cần đảm bảo tính ngắn gọn, khách quan và nêu được trọng tâm của buổi họp, không nên quá dài dòng lan man.

Thông thường khi viết thư mời họp sẽ cần chú ý những nội dung cơ bản dưới đây:

• Tên cơ quan, tổ chức, người được mời: Ở mục này bạn cần nêu ra đầy đủ những thông tin về cơ quan, tổ chức hay đối tượng được mời của buổi họp. Ví dụ với đối tượng được mời là cá nhân thì trong thư mời cần nêu được đầy đủ họ tên, chức vụ của người được mời: Ông Nguyễn Văn Dũng, chức vụ: Trưởng phòng Marketing.
• Tóm tắt nội dung cuộc họp: Đây là nội dung quan trọng trong mẫu giấy mời họp. Thông qua tóm tắt nội dung buổi họp người tham gia sẽ nắm được họ cần chuẩn bị những giấy tờ, hồ sơ gì cho buổi họp. Tuy nhiên khi viết phần tóm tắt nội dung bạn chỉ cần nêu nội dung một cách sơ lược, tóm tắt để người nhận nắm được cơ bản về cuộc họp. Không nên trình bày quá lan man, dài dòng gây khó hiểu cho người nhận.
• Thời gian và địa điểm: Thời gian và địa điểm là nội dung không thể thiếu trong một mẫu giấy mời họp. Khi lên kế hoạch cho cuộc họp người tổ chức sẽ có kế hoạch cho thời gian và địa điểm diễn ra buổi họp. Bạn cần điền một cách chính xác thông tin này để người tham dự có thể nắm được và có mặt đúng giờ trong buổi họp.

Một số những lưu ý khác mà người cần quan tâm khi viết giấy mời họp bao gồm:

• Thông tin của người mời họp cần đầy đủ, chính xác
• Tóm tắt nội dung cuộc họp để người được mời nắm rõ thông tin cơ bản 
• Thời gian địa điểm diễn ra sự kiện họp cung cấp đầy đủ, cụ thể
• Với mỗi mẫu giấy mời cuộc họp thì người viết thường chỉ phải viết phần đề nghị, nhưng vẫn có một vài trường hợp đặc biệt cần phải lưu ý đối với người được mời họp, cần phải chuẩn bị ( trang phục, tiết mục văn nghệ; hài kịch; phát biểu…)
• Cần có chữ ký người đại diện ở cuối mỗi mẫu giấy mời họp
• Tuyệt đối không được gạch xóa, làm vấy bẩn, nhàu nát thư mời họp, điều đó sẽ thể sự thiếu tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp.

4. Mẫu giấy mời họp thông dụng, phổ biến nhất

Giấy mời là văn bản của cơ quan, tổ chức dùng để mời tập thể hoặc cá nhân tham dự các hoạt động mang tính sự kiện sắp được tổ chức (cuộc họp, hội nghị, hội thảo…). Giấy mời họp là một trong những văn bản xuất hiện thường xuyên trong các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên, thực tế hiện nay mỗi cơ quan, đơn vị lại sử dụng một biểu mẫu giấy mới khác nhau, tạo sự không thống nhất trong cơ quan hành chính nhà nước.

Dù được viết không giống nhau tùy thuộc vào từng trường hợp, từng đơn vị nhưng nhìn chung, một mẫu thư mời họp đúng tiêu chuẩn cần phải truyền đạt đến người đầy đủ thông tin cần thiết. Những nội dung không thể thiếu trong bất kì một văn bản thư mời họp nào gồm:

• Tên cơ quan viết ở góc trái
• Tiêu đề giấy mời in hoa có dấu
• Quốc hiệu, tiêu ngữ phía bên phải
• Kính gửi (họ và tên người được mời)
• Mục đích cuộc họp
• Địa điểm tổ chức
• Lý do tổ chức cuộc họp
• Chữ ký của lãnh đạo cơ quan (hoặc người chủ trì cuộc họp)

Trước khi viết thư mời họp cần phải xác định danh tính đối tượng cần mời tham dự cuộc họp, hội nghị để sử dụng ngôn từ chính xác.

Vì không có một mẫu thư mời họp nào chuẩn cho mọi trường hợp mà tùy vào từng tình huống, từng đơn vị thì sẽ có những cách viết thư mời họp riêng. Vì vậy sau đây, Luật Minh Khuê xin đưa ra một vài mẫu thư mời họp thông dụng và phổ biến nhất để quý bạn đọc cùng tham khảo và tải về áp dụng.

* Mẫu 1

>> Tải ngay: Tại đây

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

… , ngày … tháng … năm 20…

THƯ MỜI HỌP

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức: Ông Nguyễn Văn A

Kính gửi: Bà Nguyễn Thị B

Đến dự cuộc họp : Họp cán bộ cấp cao trong công ty

Địa điểm : Phòng 132 Tòa nhà X 123 Đường Y, Đống Đa, Hà Nội

Thời gian : 8:00 giờ ngày ... tháng ... năm 20...

Xin đi đúng thành phần được mời và đến đúng giờ.

Trân trọng cảm ơn!

Thủ trưởng cơ quan

(Ký tên, đóng dấu)

 * Mẫu 2

>> Tải ngay: Tại đây

GIẤY MỜI

Họp cán bộ cấp cao trong công ty (5)

Công ty X (2) trân trọng kính mời: 

Ông (bà) Nguyễn Thị B (6)

Tới dự cuộc họp cán bộ cấp cao trong công ty (7)

Thời gian:  8:00 giờ ngày ... tháng ... năm 20...

Địa điểm: Phòng 132 Tòa nhà X 123 Đường Y, Đống Đa, Hà Nội

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.

(4) Địa danh.

(5) Trích yếu nội dung cuộc họp.

(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.

(7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v...

(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Mẫu giấy mời họp đẹp, thông dụng phổ biến nhất. Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.