Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có bắt buộc phải có tiêu thức Đơn giá và thành tiền không?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một chứng từ quan trọng, đóng vai trò kép trong quản lý hàng hóa: vừa là căn cứ để theo dõi luân chuyển hàng hóa giữa các đơn vị nội bộ (như giữa tổng công ty và chi nhánh, giữa các kho), vừa là chứng từ hợp lệ để cơ quan thuế kiểm soát nguồn gốc hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên, khi chuyển đổi sang hóa đơn, chứng từ điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, đã có nhiều tranh luận xoay quanh các tiêu thức bắt buộc của loại chứng từ này, đặc biệt là các tiêu thức về giá trị. Vậy, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có bắt buộc phải có tiêu thức "Đơn giá" và "Thành tiền" hay không? Bài viết dưới đây sẽ đi sâu phân tích quy định pháp luật hiện hành để làm rõ tính bắt buộc của các tiêu thức này và những lưu ý khi doanh nghiệp lập, sử dụng chứng từ nội bộ.

1. Căn cứ pháp lý quy định về Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Để hiểu rõ bản chất và quy định áp dụng đối với Phiếu xuất khok(PXK) kiêm vận chuyển nội bộ, cần nắm vững hai văn bản pháp luật trụ cột đang chi phối toàn bộ vòng đời của chứng từ này trong kỷ nguyên hóa đơn điện tử:

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ: Đây là văn bản quy định chung về hóa đơn, chứng từ, đặt ra nền tảng pháp lý cho việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và các loại chứng từ điện tử khác.
• Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính: Đây là văn bản hướng dẫn chi tiết việc thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Một trong những quy định quan trọng nhất xác định vị thế pháp lý của PXK được nêu tại Khoản 6, Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó nêu rõ PXK là một trong "các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn". Quy định này tạo ra một "nhân cách pháp lý kép" cho PXK. Về bản chất, đây là một chứng từ vận chuyển, có mục đích chính là chứng minh tính hợp pháp và nguồn gốc của hàng hóa khi đang lưu thông trên đường, phục vụ công tác quản lý kho vận nội bộ và để xuất trình cho các cơ quan chức năng khi có yêu cầu. Tuy nhiên, về hình thức quản lý, nó phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt áp dụng cho một chứng từ tài chính như hóa đơn.   

Sự khác biệt giữa bản chất và hình thức quản lý này là một điểm mấu chốt. Nhiều kế toán có thể xem nhẹ PXK vì cho rằng nó "không phải hóa đơn bán hàng" và do đó bỏ qua các thủ tục bắt buộc như đăng ký phát hành, gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, hay xử lý sai sót theo đúng quy trình. Chính sự nhầm lẫn này là nguồn gốc của nhiều rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Việc hiểu rõ PXK vừa là chứng từ kho vận, vừa phải tuân thủ quy trình của hóa đơn là chìa khóa để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối.

2. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có bắt buộc phải có tiêu thức đơn giá và thành tiền không?

Theo các quy định pháp luật hiện hành, cụ thể là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không bắt buộc phải thể hiện hai tiêu thức "Đơn giá" và "Thành tiền" khi được sử dụng cho các hoạt động điều chuyển hàng hóa nội bộ, xuất hàng gửi bán đại lý, hoặc các trường hợp khác trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam. 

Điểm g Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về nội dung của PXK như sau:

"g) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển."    

Phân tích quy định trên cho thấy:

• Danh sách các nội dung bắt buộc được liệt kê một cách tường minh và không hề đề cập đến hai tiêu thức "Đơn giá" và "Thành tiền".
• Các văn bản pháp luật không có bất kỳ điều khoản nào khác yêu cầu phải thể hiện giá trị bằng tiền trên chứng từ này cho mục đích điều chuyển nội bộ.

Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ từ các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các công ty tư vấn cũng hoàn toàn thống nhất với kết luận này. Các nguồn này đều khẳng định rằng trên PXK "không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán"  và chỉ rõ "Đơn giá: không bắt buộc nhập đơn giá từng sản phẩm khi xuất hàng cho kho của chi nhánh công ty", "Thành tiền: không bắt buộc nhập giá trị thành tiền khi xuất hàng cho kho của chi nhánh công ty".   

3. Hướng dẫn cách lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử đúng 

3.1. Các trường hợp bắt buộc sử dụng

Doanh nghiệp phải lập PXK điện tử trong các trường hợp vận chuyển hàng hóa mà chưa có sự chuyển giao quyền sở hữu, cụ thể như sau:   

- Điều chuyển hàng hóa, tài sản nội bộ: Xuất, điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cùng một tổ chức (ví dụ: từ trụ sở chính đến chi nhánh, giữa các chi nhánh với nhau).

- Góp vốn bằng tài sản: Khi một tổ chức, cá nhân kinh doanh dùng tài sản để góp vốn thành lập doanh nghiệp, PXK được sử dụng để vận chuyển tài sản đó.

- Ủy thác xuất nhập khẩu:

• Xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu.
• Xuất trả hàng cho cơ sở ủy thác nhập khẩu trong trường hợp cơ sở nhận ủy thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.

- Vận chuyển hàng hóa ra cảng: Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp sử dụng PXK làm chứng từ lưu thông. Sau khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp mới lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa xuất khẩu.

- Xuất hàng gửi bán đại lý: Áp dụng cho trường hợp đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.

- Xuất hàng hóa bán lưu động: Doanh nghiệp sử dụng PXK để vận chuyển hàng hóa đi bán lưu động. Khi bán được hàng, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn GTGT điện tử giao cho khách hàng.

3.2. Hướng dẫn ghi các tiêu thức quan trọng

Để đảm bảo tính hợp lệ, PXK điện tử phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định. Kế toán cần đặc biệt lưu ý cách ghi một số tiêu thức để phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ:

- Thông tin "Người bán" và "Người mua": Đây là điểm dễ gây nhầm lẫn nhất. Vì đây là chứng từ vận chuyển nội bộ, không phải giao dịch mua bán, nên các tiêu thức này được hiểu như sau :   

• Tên người bán, địa chỉ người bán, MST người bán: Ghi thông tin của đơn vị xuất hàng (ví dụ: Trụ sở chính, kho tổng). Địa chỉ là địa điểm kho xuất hàng.
• Tên người mua, địa chỉ người mua, MST người mua: Ghi thông tin của đơn vị nhận hàng (ví dụ: Chi nhánh, cửa hàng). Địa chỉ là địa điểm kho nhận hàng.

- Các nội dung bắt buộc khác:

• Lệnh điều động nội bộ: Ghi rõ số, ngày của lệnh điều động làm căn cứ xuất kho.   
• Người vận chuyển: Ghi họ tên người trực tiếp vận chuyển hàng hóa.
• Phương tiện vận chuyển: Ghi rõ loại xe và biển số kiểm soát.
• Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Số lượng phải được ghi chính xác theo thực tế xuất kho.

3.3. Lưu ý đặc biệt về việc ghi "Đơn giá" và "Thành tiền"

Mặc dù pháp luật không bắt buộc, việc ghi nhận "Đơn giá" và "Thành tiền" trên PXK là một thông lệ quản trị nội bộ xuất sắc mà các chuyên gia luôn khuyến nghị. Tuy nhiên, cần hiểu rằng giá trị ghi nhận ở đây không phải giá bán mà là giá vốn của hàng hóa.

Khi kho xuất lập PXK và ghi rõ đơn giá vốn, hệ thống kế toán có thể tự động hạch toán bút toán xuất kho: Nợ TK 136 (Phải thu nội bộ) / Có TK 156 (Hàng hóa).

Tương tự, khi kho nhận nhận được PXK điện tử, kế toán kho nhận đã có đầy đủ thông tin (tên hàng, số lượng, giá vốn) để hạch toán ngay lập tức bút toán nhập kho: Nợ TK 156 / Có TK 136.

Nếu PXK không có giá trị, kế toán kho nhận sẽ phải chờ thông tin giá vốn từ phòng kế toán trung tâm hoặc từ kho xuất, gây ra độ trễ trong việc ghi nhận hàng tồn kho. Quá trình trao đổi thông tin thủ công này làm tăng nguy cơ sai sót và tốn thời gian đối chiếu vào cuối kỳ.

Việc ghi nhận giá trị trên chứng từ vận chuyển giúp các cấp quản lý có cái nhìn tổng quan về giá trị hàng hóa đang lưu thông giữa các đơn vị, phục vụ công tác kiểm kê, đối chiếu và quản lý trách nhiệm vật chất hiệu quả hơn. Do đó, dù không bắt buộc về mặt pháp lý - thuế, doanh nghiệp nên xem việc ghi giá vốn vào cột "Đơn giá" trên PXK là một quy trình nghiệp vụ cần thiết để tối ưu hóa quản trị nội bộ.

4. Rủi ro pháp lý nếu lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sai quy định

Việc không tuân thủ các quy định về lập và quản lý PXK có thể dẫn đến một chuỗi rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng, leo thang từ vi phạm hành chính đơn thuần đến nguy cơ bị ấn định thuế và xử phạt trốn thuế.

Một sai sót tưởng chừng nhỏ như vận chuyển hàng hóa mà không lập PXK có thể kích hoạt chuỗi rủi ro như sau:

• Rủi ro tức thời (Bị kiểm tra trên đường): Khi cơ quan quản lý thị trường hoặc các lực lượng chức năng khác kiểm tra, lô hàng không có PXK đi kèm sẽ bị coi là hàng hóa không có chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ hợp pháp. Hậu quả có thể là bị tạm giữ hàng hóa để xác minh và xử phạt vi phạm hành chính.   
• Rủi ro về hóa đơn (Vi phạm trực tiếp NĐ 125): Vì PXK được "quản lý như hóa đơn", hành vi không lập PXK khi vận chuyển hàng hóa được xem tương đương với hành vi "không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ". Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi này có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức.   
• Rủi ro về thuế (Hậu quả nghiêm trọng nhất): Trong một cuộc thanh tra, kiểm tra thuế, cơ quan thuế sẽ đối chiếu sổ sách. Nếu phát hiện nghiệp vụ xuất kho tại đơn vị A nhưng không có chứng từ đầu ra hợp lệ (PXK hoặc hóa đơn), cơ quan thuế có toàn quyền nghi ngờ đây là một giao dịch bán hàng không xuất hóa đơn nhằm mục đích trốn thuế. Hậu quả là doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế GTGT, thuế TNDN trên giá trị lô hàng, cộng với tiền chậm nộp và bị xử phạt về hành vi trốn thuế theo Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn. 

5. Kết luận

Tóm lại, việc xác định tính bắt buộc của tiêu thức "Đơn giá" và "Thành tiền" trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần căn cứ vào mục đích sử dụng của chứng từ này. Theo quy định hiện hành, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chủ yếu dùng để điều chuyển tài sản, hàng hóa giữa các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp hoặc giữa các khâu sản xuất, không phải là giao dịch bán hàng tính thuế. Do đó, Pháp luật về hóa đơn, chứng từ điện tử (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư hướng dẫn) không bắt buộc phải có các tiêu thức "Đơn giá" và "Thành tiền". Điều này nhằm giảm bớt thủ tục hành chính và tránh nhầm lẫn về nghĩa vụ thuế giữa hóa đơn bán hàng và chứng từ nội bộ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể tự nguyện thêm các tiêu thức này nếu cần cho mục đích quản lý nội bộ, theo dõi giá vốn, hoặc hạch toán kế toán. Việc hiểu rõ bản chất và các quy định miễn trừ đối với loại chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, đồng thời tối ưu hóa hệ thống quản lý nội bộ.

Mọi thắc mắc quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp Tổng đài tư vấn pháp luật hình sự trực tuyến số Hotline: 1900.6162 để gặp luật sư tư vấn trực tiếp giải đáp các thắc mắc. Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!