Mục lục bài viết

Mẫu Giấy thanh toán tạm ứng mới nhất năm 2023

(Mẫu giấy thanh toán tạm ứng - hình minh họa)

.

1. Các khái niệm liên quan đến thanh toán tạm ứng

1.1 Tiền tạm ứng

Tiền tạm ứng hay khoản tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư được doanh nghiệp giao lại cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc được phê duyệt hoặc phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

 

1.2 Người nhận tạm ứng là gì?

Người nhận tạm ứng là người đứng ra làm giấy chứng đề nghị tạm ứng, thủ tục thanh toán tạm ứng, nhận khoản tạm ứng để sử dụng vào công việc. Người nhận tạm ứng (có thể là cá nhân hoặc tập thể) phải có trách nhiệm với khoản tạm ứng, cụ thể như sau:

  • Quản lý, sử dụng khoản tạm ứng theo đúng quy định.
  • Phải có trách nhiệm phải quyết toán toàn bộ khoản tạm ứng.
  • Đưa ra các giấy tờ, chứng từ chứng minh khoản tạm ứng đã sử dụng, nếu có chênh lệch giữa khoản đã sử dụng và khoản tạm ứng cũng cần có giấy tờ hợp lệ chứng minh.

- Giao nộp lại khoản tạm ứng chưa sử dụng hết hoặc không sử dụng hoặc dùng để trừ vào lương tháng.Khoản tạm ứng chỉ được sử dụng theo chỉ định, không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác dưới mọi hình thức. Người nhận tạm ứng cần đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Người nhận tạm ứng là người lao động đang làm việc, công tác tại doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.
  • Người nhận tạm ứng cần phải chịu trách nhiệm về khoản tạm ứng.

 Người tạm ứng phải sử dụng tiền tạm ứng đúng mục đích đã được phê duyệt hoặc theo chỉ định.

 

1.3 Giấy thanh toán tạm ứng là gì?

Giấy thanh toán tạm ứng là mẫu giấy tờ dùng để người nhận tạm ứng kê khai các khoản tiền đã nhận và các khoản tiền đã sử dụng. Đây là căn cứ để thanh toán tiền tạm ứng và ghi lại vào sổ kế toán khi nhận được giấy đề nghị tạm ứng và được người có thẩm quyền phê duyệt.

>> Xem thêm: Mẫu C3-02/NS còn hiệu lực không? Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước vốn đầu tư là gì?

 

2. Quy trình làm thủ tục thanh toán tạm ứng

Quy trình tạm ứng sẽ được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Người nhận tạm ứng làm giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu số 04-TT được quy định bởi Thông tư 133/2016/TT-BTC

Bước 2: Người nhận tạm ứng nộp giấy đề nghị thanh toán tạm ứng trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận ký duyệt

Bước 3:  Sau khi được ký duyệt, người nhận tạm ứng sẽ mang giấy đề nghị tạm ứng đến cho bộ phận kế toán kiểm tra. Giấy đề nghị sẽ được duyệt nếu đã đáp ứng đủ các yêu cầu

Bước 4: Giấy đề nghị sau khi được bộ phận kế toán ký duyệt sẽ trình lên ban giám đốc. Nếu không được duyệt, bộ phận kế toán và người nhận tạm ứng có trách nhiệm kểm tra lại thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng. Nếu giấy đề nghị đã được ban giám đốc hay người được ủy quyền ký thay giám đốc, ủy quyền phó giám đốc ký thay duyệt thì bên kế toán sẽ nhận lại và tiến hành lập phiếu chi.

Bước 5: Sau khi phiếu chi đã lập xong và có sự đồng ý của kế toán trưởng, thủ quỹ sẽ tiến hành chi tiền. Người nhận tạm ứng phải kí tên và thủ quỹ phải đóng dấu "đã thanh toán"

Bước 6: Bộ phận kế toán lưu lại phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng để theo dõi khi thanh toán tạm ứng

Bước 7: Người nhận tạm ứng sau thời gian sử dụng khoản tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng và chuẩn bị các giấy tờ chứng minh chi tiêu nộp cho trưởng bộ phận duyệt

Bước 8: Kế toán viên kiểm tra về tính xác thực của chi phí, giấy tờ chứng minh và số dư tạm ứng, nếu chưa chính xác thì chuyển lại cho người nhận tạm ứng điều chỉnh 

Bước 9: Khi các giấy tờ đã được xác thực tính chính xác, kế toán trưởng sẽ kiểm tra và kí duyệt, sau đó chuyển cho ban giám đốc phê duyệt. Nếu có sai sót thì kế toán viên hoặc người nhận tạm ứng kiểm tra lại.

Bước 10: Kế toán viên sẽ kiểm tra, ghi nhận nghiệp vụ, viết phiếu chi, phiếu thu, lấy chữ kí kế toán trưởng rồi chuyển cho thủ quỹ để quyết toán cho người nhận tạm ứng. Ở bước này, kế toán viên phải chuẩn bị những giấy tờ sau và lấy chữ ký, phê duyệt của kế toán trưởng:Lập 02 phiếu thu tương đương cho số tiền tạm ứng. Lập 01 phiếu chi cho số tiền tạm ứng

Bước 11: Thủ quỹ sẽ căn cứ vào số tiền thừa hay thiếu để chuẩn bị cho người nhận tạm ứng nộp số tiền còn lại hoặc nhận số tiền còn thiếu. Thủ quỹ cần ký tên và đóng dấu "đã thanh toán" cho phiếu chi, phiếu thu rồi giao lại toàn bộ cho bộ phận kế toán kiểm tra trước khi lưu.

 

3. Mẫu giấy thanh toán tạm ứng được dùng trong trường hợp nào?

3.1 Tạm ứng đi công tác

Hồ sơ tạm ứng ban đầu sẽ gồm:

  • Quyết định của giám đốc cử đi công tác
  • Dự toán chi phí công tác
  • Lịch trình công tác
  • Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay)
  • Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác, ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho công ty... trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định 
  • Sau khi được duyệt, phòng Tài chính - Kế toán lập phiếu chi tiền cho người đề nghi thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.

 

3.2 Tạm ứng mua hàng hóa vật tư

Thủ tục tạm ứng bao gồm:

  • Đề nghị mua hàng hóa, vật tư ghi rõ mặt hàng, đơn giá, số lượng cần mua có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
  • Bảng báo giá hoặc hợp đồng

 

4. Lưu ý về quản lý thanh toán tạm ứng

Trong một vài trường hợp, khoản tạm ứng có thể bị một số cá nhân lợi dụng để trục lợi, vì vậy, các doanh nghiệp cần lưu ý một vài điều sau về quản lý thanh toán tạm ứng để tránh thất thoát ngân quỹ:

STT Nội dung
1

Người nhận tạm ứng phải có được sự phê duyệt của trưởng bộ phận, kế toán trưởng và ban giám đốc. Doanh nghiệp cần có sự rã soát kĩ lưỡng các trường hợp nhận tạm ứng khi chưa có đầy đủ sự xác nhận của người có thẩm quyền.
2

Doanh nghiệp luôn phải siết chặt quản lý khoản tạm ứng, không được cho khoản tạm ứng là khoản cho mượn vì sẽ dẫn đến tình trạng người nhận tạm ứng không đáp ứng đủ các quy định, khoản tạm ứng không bám sát thực tiễn chi tiêu.
3

Doanh nghiệp cần có quy định nghiêm ngặt về thời hạn thanh toán tạm ứng và đặt ra việc xử phạt những trường hợp người tạm ứng không hoàn trả đúng thời hạn để tránh diễn ra tình trạng chây ì, không thanh toán tiền tạm ứng. Đồng thời, doanh nghiệp cần có cả quy định xử phạt trưởng hay thậm chí có thể bãi nhiệm kế toán trưởng hoặc bộ phận nếu có sai sót xảy ra.
4

Doanh nghiệp không được tách tạm ứng và thanh toán mà phải gắn chặt hai khoản tiền này lại để đảm bảo không thất thoát số tiền thu và chi trong thực tế. Doanh nghiệp sử dụng tiêu chí này để có sự đánh giá công việc, năng suất lao động của nhân viên một cách công bằng, chuẩn xác.
5

Trường hợp khoản tạm ứng đã quá hạn thanh toán, người quản lý và người nhận tạm ứng phải trả lãi đối với khoản tạm ứng theo lãi suất quá hạn cho vay theo tiêu chuẩn của người lao động.

Khi phát hiện có trường hợp nhận tạm ứng để trục lợi, tùy vào số tiền người đó đã lấy đi để có hình thức xử phạt hợp lý: cảnh cáo, kỉ luật, sa thải, yêu cầu bồi thường hoàn toàn bộ số tiền đã biển thủ hoặc có thể nhờ đến sự can thiệp của pháp luật nếu số tiền bị thâm hụt quá lớn.

Doanh nghệp và cả bộ phận kế toán phải chú ý đến phần diễn giải số tiền tạm ứng mà người nhận tạm ứng kê khai xem đã chuẩn xác, chi tiết hay chưa. Nếu có sự mập mờ, không rõ ràng trong phần này thì không được kí duyệt giấy thanh toán tạm ứng mà phải bằng mọi cách để người nhận tạm ứng phải kê khai rõ ràng, chung thực.

Bài viết trên đây đã đưa ra những thông tin cơ bản về thanh toán tạm ứng, quy trình làm thủ tục thanh toán tạm ứng và cung cấp mẫu giấy thanh toán tạm ứng đế độc giả. Hy vọng bài viết đã đưa ra thông tin giúp bạn nắm rõ những vấn đề liên quan đến thanh toán tạm ứng, đặc biệt cần lưu ý đến quy trình làm thủ tục để không mắc phải sai sót. Các doanh nghiệp cũng đã có một vài lưu ý trong việc quản lý khoản tạm ứng để không xảy ra thâm hụt ngân quỹ, gây ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp và đời sống người lao động.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp. Xem thêm: Mẫu đề nghị tạm ứng hợp đồng hợp pháp, chi thiết nhất. Rất mong được hợp tác. Trân trọng./.