Giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi số hóa của ngành BHXH

1. Giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi số hóa của ngành BHXH Việt Nam

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa của ngành BHXH Việt Nam như sau:

- Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện TTHC, bao gồm các loại sau:

+ Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của TTHC trước đó;

+ Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật về lĩnh vực BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quy định liên quan;

+ Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý của BHXH Việt Nam: thực hiện theo Quyết định ban hành danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam thực hiện số hóa;

+ Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản 1 Điều 4 Quyết định này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện TTHC.

Các giấy tờ tại điểm a, b khoản 1 Điều 4 Quyết định này được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết TTHC. Các giấy tờ tại điểm c khoản 1 Điều 4 Quyết định này thực hiện theo danh mục và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

-  Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết TTHC (nếu là bản giấy), trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

2. Thời hạn lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu bảo hiểm xã hội 

Bảo quản vĩnh viễn:

Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ. 

Một số hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn như: 

- Sổ, tập lưu văn bản đi của cơ quan;

- Hồ sơ xây dựng các quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Ngành, cơ quan;

- Hồ sơ xây dựng Danh mục bí mật nhà nước; Hồ sơ mẫu dấu của cơ quan, đơn vị;

- Hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;

- Hồ sơ, tài liệu tổng hợp về quy định biểu tượng của Ngành, tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước, bài phát biểu, thuyết trình, báo cáo, giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, tại các sự kiện lớn của Lãnh đạo Ngành, cơ quan, số ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của Lãnh đạo, Thư ký Lãnh đạo Ngành, đơn vị, hồ sơ ISO của Ngành, đơn vị; các Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề dài hạn, hằng năm…

Bảo quản có thời hạn:

Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét để quyết định tiếp tục bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 70 năm.

Tùy theo từng loại hồ sơ bảo hiểm xã hội mà hồ sơ tài liệu bảo hiểm xã hội sẽ được lưu trữ, bảo quản được xác định theo số năm cụ thể như sau:

- Các loại hồ sơ có thời gian bảo quản 5 năm bao gồm: các loại hồ sơ, tài liệu vì tổ chức sơ kết, hội nghị công tác của ngành, đơn vị, cơ quan theo từng tháng, từng quý.

- Các loại hồ sơ về việc xây dựng quy trình, quy phạm về pháp luật do cơ quan khác chủ trì.

- Các loại báo cáo tổng hợp, thống kê, các loại hồ sơ về việc cấp phát lại thẻ bảo hiểm y tế

- Các loại hồ sơ có thời gian bảo quản 20 năm bao gồm: các loại tài liệu hồ sơ xây dựng kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch chung của ngành trong vòng sáu đến chín tháng. Các loại hồ sơ nâng lương cán bộ, viên chức, sổ theo dõi công tác bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp.

- Các loại hồ sơ có thời gian bảo quản, lưu trữ 50 năm bao gồm: các loại hồ sơ, văn bản, tài liệu hóa về việc chỉ đạo và tăng cường công tác quản lý và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

- Các loại hồ sơ, tài liệu có thời gian lưu 70 năm bao gồm: các quyết định bổ nhiệm, điều động, luân chuyển cán bộ, hồ sơ kỷ luật cán bộ hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội.

3. Trách nhiệm của người đứng đầu trong việc số hóa ngành BHXH

- Để triển khai các kế hoạch trên, BHXH Việt Nam giao nhiệm vụ cụ thể đối với các đơn vị trực thuộc thường xuyên rà soát, đánh giá hiệu quả thủ tục hàng năm, từ đó đề xuất phương án đơn giản hoá thủ tục hành chính. Các đơn vị tập trung đơn giản hoá thủ tục hành chính theo hướng không phụ thuộc vào địa giới hành chính, gắn với số hóa.

- Người đứng đầu các đơn vị được BHXH Việt Nam yêu cầu xác định trách nhiệm trong công tác số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử, đáp ứng yêu cầu kết nối, chia sẻ, tái sử dụng dữ liệu trong giải quyết thủ tục cho cá nhân, tổ chức.

- BHXH Việt Nam cũng định rõ trách nhiệm, phân công nhiệm vụ cụ thể với các đơn vị trong toàn ngành. Trong đó, BHXH Việt Nam yêu cầu các đơn vị xây dựng kế hoạch, hướng dẫn triển khai thực hiện Đề án 468; Tổ chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền đảm bảo đúng quy định.

- Ngành BHXH sẽ thực hiện kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành, cơ sở dữ liệu bảo hiểm với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành qua trục liên thông văn bản quốc gia. Qua liên thông để đơn giản hóa và giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên môi trường điện tử và Cổng dịch vụ công quốc gia.

- Đồng thời, BHXH sẽ kết nối, tích hợp dữ liệu các phần mềm, ứng dụng của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành với Trung tâm thông tin, chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng. Cuối cùng, ngành BHXH sẽ gắn kết việc số hoá hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính với quá trình tiếp nhận, xử lý thủ tục tại bộ phận một cửa tạo cơ sở hình thành dữ liệu sạch, đủ và chính xác.

- Giám đốc BHXH các tỉnh thành chủ động, đổi mới công tác chỉ đạo nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất lao động của bộ phận một cửa. Lãnh đạo BHXH địa phương chịu trách nhiệm quyết định số lượng nhân sự tại bộ phận một cửa. Số lượng nhân sự này phải vừa đáp ứng yêu cầu tiếp nhận và trả kết quả thủ tục không phụ thuộc vào địa giới hành chính, vừa số hóa tất cả hồ sơ tiếp nhận, cập nhật vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử.

Bên cạnh đó, từ ngày 1/7, hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chính thức được kết nối liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về Bảo hiểm. BHXH Việt Nam đang nghiên cứu đề xuất tiến tới tích hợp thẻ BHYT vào căn cước công dân có gắn chíp, để thay thế hoàn toàn thẻ BHYT giấy...

Xem thêm: Nhiệm vụ của viên chức trong thực hiện quy trình số hóa ngành BHXH

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi số hóa của ngành BHXH Việt Nam mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162  để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!