Hai sổ kế toán là gì? Tác hại của việc sử dụng 2 sổ kế toán

1. Kế toán hai sổ là gì?

Kế toán 2 sổ là hành động doanh nghiệp thành lập hai hệ thống sổ sách khác nhau để kê khai doanh thu thấp hơn thực tế, nhằm mục đích “giảm nghĩa vụ đóng thuế”. Cụ thể, nhiều khách hàng (đặc biệt là các khách hàng cá nhân) không yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) nên doanh nghiệp có thể “cân đối” doanh số thấp hơn thực tế miễn sao đừng quá chênh lệch dẫn đến việc cơ quan thuế nghi ngờ.

Trong bối cảnh đa số các giao dịch ở Việt Nam đều thanh toán bằng tiền mặt thì cơ quan thuế rất khó kiểm soát được tình trạng này một cách hiệu quả. Trường hợp khác, doanh nghiệp dùng hai sổ là để “giảm nghĩa vụ đóng thuế” bằng cách kê khai chi phí cao hơn thực tế, bao gồm cả trường hợp đi mua hóa đơn bất hợp pháp.

Hai số kế toán là một nội dung quan trọng trong lĩnh vực kế toán. Việc phát sinh hai sổ kế toán bắt nguồn từ chính hoạt động vận hành của Doanh nghiệp.

Theo đó, quá trình hình thành của doanh nghiệp cụ thể như sau:

-  Khi mở công ty, chủ doanh nghiệp sẽ cùng góp tiền để góp vốn ban đầu theo số đăng ký với Sở kế hoạch đầu tư. Một số ông chủ vì  muốn có hồ sơ thầu đẹp nên đăng ký số vốn khủng. Nhưng thực chất là không đủ tiền để góp vốn theo giấy phép. Để theo dõi số liệu, kế toán buộc phải tách thành số liệu khai thuế và quản trị (số thực). Đây là bước đầu tiên hình thành hai sổ kế toán.

- Doanh nghiệp bán được hàng khi đó, công ty sẽ có lãi. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp không muốn nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 20%. Do đó, chủ doanh nghiệp thường sẽ chỉ đạo  kế toán thay đổi con số kế toán để từ đó giảm mức thuế phái đống. Kế toán bị sức ép phải làm theo yêu cầu của chủ doanh nghiệp. Doanh thu 100 triệu đáng lẽ xuất hóa đơn 100 triệu đồng thì nay chỉ xuất hóa đơn 20 triệu đồng. 100 triệu đồng này sẽ được ghi doanh thu vào sổ nội bộ còn 20 triệu thì xuất hóa đơn để kê khai với cơ quan thuế. Thông thường số tiền này sẽ được thống kê là tiền tiếp khác (do chi phí tiếp khách không bị hạn chế). Thực chất khoản tiền ăn uống này không phải là chi phí kinh doanh của công ty nhưng sẽ ghi nhận vào sổ thuế là chi phí để được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Kế toán loại bỏ khoản chi phí này trong số liệu thực (sổ nội bộ) để có thể báo cáo lãi lỗ thực cho các cổ đông. Xuất hóa đơn thu tiền bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) nhưng không muốn đóng thuế VAT. Bản chất xuất hóa đơn thu tiền thì đã bao gồm tiền thuế VAT của khách hàng nộp cho nhà nước, tuy nhiên một số ông chủ không chịu nộp mà kêu kế toán lấy thêm hóa đơn đầu vào để có thuế VAT đầu vào khấu trừ với thuế VAT đầu ra.

- Nghiệp vụ này làm tăng chi phí khống sổ thuế trong khi sổ quản trị (sổ nội bộ) không ghi nhận bởi không phải chi phí thật. Bản chất nghiệp vụ này làm lệch sổ, việc các doanh nghiệp lập hai sổ kế toán phổ biến đến nỗi Bộ Tài chính cũng biết rõ và Bộ đã đề nghị Quốc Hội đưa hẳn vào Luật Kế toán, nhấn mạnh là doanh nghiệp không được phép làm 2 sổ kế toán, đây là hành vi vi phạm pháp luật. Cụ thể tại khoản 10 Điều 13 Luật kế toán  có quy định "Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán."

2. Tác hại của việc sử dụng hai sổ kế toán

Sử dụng hai sổ kế toán theo cách nào cũng đều giúp giảm thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp cũng như giảm số thuế GTGT phải nộp. Xét về phía doanh nghiệp thì điều này có thể đem lại lợi ích trước mắt. Tuy nhiên, cách làm này cũng gây ra rất nhiều tác động tiêu cực như:

Thứ nhất: Việc sử dụng hai số kế toán có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự, theo quy định hiện nay, hành vi trốn thuế trên 100 triệu đồng có thể bị truy tố hình sự. Bản chất của 2 sổ kế toán là trốn thuế do đó nếu doanh nghiệp bị phát hiện hai sổ, khả năng bị truy tố hình sự là có.

Thứ hai: Việc sử dụng hai sổ kế toán làm cho doanh nghiệp không thể theo dõi số liệu thực tế của doanh nghiệp. Việc xử lý 2 sổ kế toán cùng lúc, kế toán sẽ không thể xử lý đúng bản chất để có dữ liệu chính xác. Dữ liệu thô ghi nhận không chính xác nên không thể phân tích gì nhiều từ dữ liệu này.

Thứ ba: Việc sử dụng hai sổ kế toán làm cho công việc và chi phí gấp đôi dành cho kế toán: kế toán thay vì chỉ tập trung làm đúng một sổ, nay phải làm hai sổ nên việc số lượng đầu việc sẽ tăng thêm. Doanh nghiệp mua 2 phần mềm để theo dõi 2 sổ, chi phí tăng gấp đôi cho phần mềm. Ngoài ra, một số doanh nghiệp muốn áp dụng ERP thì các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài đều không thể cung cấp các phần mềm liên quan.

Thư tư: Việc sử dụng hai sổ kế toán sẽ gây ảnh hưởng rất lớn tới tính minh bạch – chính trực của công ty sẽ bị lung lay. Các cổ đông biết là Giám đốc hay lấy hóa đơn thay thế do đó sẽ dẫn đến tình trạng các bên nghi ngờ nhau vì nâng khống chi phí mặc dù có hóa đơn mang về.

Thứ năm: Việc sử dụng hai sổ kế toán sẽ khiếm cho việc vay vốn ngân hàng trở nên khó hơn: Vốn là một trong vấn đề hết sức quan trọng của doanh nghiệp, để trốn thuế, nên công ty thường kê khai lỗ hoặc lãi không đúng thực tế do đó, khi nộp sổ thuế cho ngân hàng xem thì không đủ điều kiện vay vì không có đủ điều kiện về lãi trong khi sổ nội bộ lại thể hiện cho thấy công ty làm ăn có lãi, nhưng sổ nội bộ không phải là thứ để cung cấp ra ngoài doanh nghiệp.

3. Các vấn đề liên quan đến việc sử dụng hai sổ kế toán

Nói một cách đơn giản, việc doanh nghiệp lập 2 hệ thống sổ sách kế toán chính là để gian lận. Mà hình thức gian lận này dù với mục đích trốn thuế, vay vốn ngân hàng hay để đấu thầu đều là hành vi bị cấm tại các luật chuyên ngành như Luật Quản lý thuế, Luật Đấu thầu hay Luật Các tổ chức tín dụng và đều có chế tài xử phạt rất nặng. Chính vì thế, doanh nghiệp nên cân nhắc chỉ duy trì đúng một hệ thống sổ sách theo quy định của pháp luật cho cả kế toán và thuế theo thực tế phát sinh của nghiệp vụ kinh doanh. Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp hiện nay đã thấp hơn rất nhiều so với trước kia do đó số thuế mà doanh nghiệp không nộp từ hai hệ thống sổ sách đem lại có lẽ không đủ bù đắp cho các rủi ro của doanh nghiệp khi sử dụng hai sổ kế toán.

Việc chuyển hai sổ thành một sổ hoàn toàn có thể, tuy nhiên việc này phụ thuộc rất nhiều vào quyết tâm của Ban Giám Đốc và cần có:

+ Thay đổi trong hành xử thuộc văn hóa doanh nghiệp: trước đây nhân viên quen với việc không lấy hóa đơn vì mất thời gian, vậy thì khi thay đổi phải lấy hóa đơn, nhân viên có chấp nhận việc “mất thời gian” này? Để thay đổi hành vi sẽ là quá trình dài và rất khó khăn.

+ Kê khai đúng doanh thu: Doanh nghiệp sẽ kê khai đúng doanh thu và doanh nghiệp sẽ đóng thuế nhiều hơn. Các chi phí hành lanh là thật nhưng không thể khấu trừ thuế. Những việc này là gây đau đầu cho ông chủ. Trên thực tế, hai sổ thành một sổ không phải là chuyện lấy 2 sổ công lại làm một. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp đã chấp nhận thì kế toán chỉ cần ghi nhận tương đối bức tranh nguồn vốn và tài sản doanh nghiệp theo tình hình hiện tại của doanh nghiệp, bỏ một số thứ để làm lại từ đầu. Một bức tranh dữ liệu minh bạch rõ ràng để kế toán chung sức cùng chủ doanh nghiệp, ứng dụng kế toán quản trị hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung được trình bày về hai sổ kế toán. Tham khảo: Thuê cá nhân làm dịch vụ kế toán thì nên ký loại hợp đồng nào?

Trân trọng!