Hồ sơ dự thầu Tiếng Anh là gì? Hồ sơ đề xuất tiếng Anh là gì?

1. Bản chất hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất

Hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất là hai thuật ngữ xuất hiện trong hoạt động đấu thầu.

1.1. Đấu thầu là gì?

Căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều 4 Luật đấu thầu 2013 thì đấu thầu được định nghĩa như sau:

“Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.”

Theo đó có thể hiểu, đấu thầu là quá trình diễn ra chủ yếu giữa 2 chủ thể đó là: bên dự thầu (nhà thầu, nhà đầu tư) và bên mời thầu. Trong đó, bên mời thầu sẽ đưa ra những yêu cầu và nhận hồ sơ của những bên dự thầu khác nhau đã đăng ký tham gia đấu thầu- để lựa chọn ra được bên cung cấp các hàng hóa, dịch vụ, mua sắm hàng hóa, xây lắp,...đáp ứng tốt nhất nhu cầu mong muốn. Và nhà cung cấp được lựa chọn gọi là bên trúng thầu.

1.2. Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất xuất hiện khi nào?

Có thể thấy đấu thầu có những đặc điểm nổi bật như: đấu thầu là một hoạt động thương mại (bên dự thầu là các thương nhân có đủ điều kiện và mục tiêu hướng đến là lợi nhuận; còn bên mời thầu có mục đích là xác lập được hợp đồng mua bán hàng hoá, sử dụng dịch vụ với những điều kiện tốt nhất); đấu thầu là một giai đoạn tiền hợp đồng (phải có đầu thầu thì mới xác định được bên trúng thầu để giao kết hợp đồng),...

Bên cạnh đặc điểm đó, thì hình thức pháp lý cũng là một trong những đặc điểm nổi bật của hoạt động này. Theo đó, hình thức pháp lý của quan hệ đấu thầu hàng hóa, dịch vụ phải được thể hiện dưới dạng hồ sơ. Trong đó, hồ sơ dự thầu là hồ sơ được lập bởi bên tham gia dự thầu dựa theo những yêu cầu của bên mời thầu. Bộ hồ sơ dự thầu phải đáp ứng yêu cầu về hình thức, số lượng, trong đó không thể thiếu 2 túi hồ sơ đó là: hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính.

Nói tóm lại, hồ sơ dự thầu là hồ sơ của bên dự thầu chuẩn bị và gửi cho bên mời thầu để tham gia đấu thầu, còn hồ sơ đề xuất là một trong những thành phần bắt buộc phải có của bộ hồ sơ dự thầu.

1.3. Sự thể hiện của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất trên thực tế

Chẳng hạn, dựa theo quy định của Luật đấu thầu 2018, đối với các gói thầu xây lắp thì hồ sơ dự thầu mà bên dự thầu phải chuẩn bị sẽ bao gồm: đơn dự thầu, thỏa thuận liên danh (nếu là trường hợp nhà thầu liên danh), bảo đảm dự thầu, tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu,...và không thể không thiếu được tài liệu, thành phần hồ sơ về đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính đối với gói thầu.

Hay căn cứ theo Thông tư 15/2016/TT-BKHĐT, hồ sơ dự thầu đối với các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư phải bao gồm: hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính.

2. Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất tiếng Anh là gì?

2.1. Tên gọi tiếng anh của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất

Hồ sơ dự thầu tiếng Anh là "Bids" và được định nghĩa bằng tiếng Anh như sau: Bidding dossier means a special document used to participate in bidding for a project, usually a construction project, which is all documents prepared by the contractor or investor and submitted to the contractor according to the request of the bid. Bidding documents, request documents.

Hồ sơ đề xuất tiếng Anh là "Proposal Profile", và như đã giới thiệu ở trên thì hồ sơ đề xuất sẽ bao gồm hồ sơ đề xuất kỹ thuật, hồ sơ đề xuất tài chính. Dịch sang tiếng Anh thì, hồ sơ đề xuất kỹ thuật là "Technical proposal" và hồ sơ đề xuất tài chính là "Financial proposal"

2.2. Các từ tiếng Anh thường xuất hiện, đi kèm

Trước hết, với từ "Bids" có nghĩa là hồ sơ dự thầu, bạn cần phải phân biệt với các nghĩa khác của nó trong những trường hợp khác với nghĩa là sự mời, sự đặt giá, sự trả giá; với trường hợp là động từ thì "bids" cũng có thể mang nghĩa là đặt giá, mời chào hay công bố nhé!

Advance Payment: Tạm ứng

Advance payment security: Bảo đảm tạm ứng

Bid validity: Hiệu lực của hồ sơ dự thầu

Alternative proposals by bidders: Hồ sơ dự thầu/ đề xuất thay thế của nhà thầu

An eligible bidder: Một nhà thầu hợp lệ

Amendment of bidding documents: Sửa đổi hồ sơ mời thầu

Bid prices: Giá dự thầu

Form of bid: Mẫu đơn dự thầu

Form and signing of bid: Quy cách và chữ ký trong hồ sơ dự thầu

General conditions of contract: Các điều kiện chung của hợp đồng

Instructions to bidder: Chỉ dẫn đối với nhà thầu

Invitation for bids: Thông báo mời thầu

Language of bids: Ngôn ngữ của hồ sơ thầu

Bid closing time: Thời gian đóng thầu

Additional Records: Hồ sơ bổ sung

Clarification of bidding documents: Làm rõ hồ sơ mời thầu

Drawings: Các bản vẽ

Equipment: Thiết bị

Materials: Nguyên vật liệu

Scope of bid: Phạm vi đấu thầu

Correction of errors: Sửa lỗi

Determination of responsiveness: Xác định sự đáp ứng của hồ sơ dự thầu

Late bids: Hồ sơ dự thầu nộp muộn

Marking of bids: Đánh dấu hồ sơ dự thầu

Preference for domestic bidders: Ưu tiên nhà thầu trong nước

Process of bid evaluation to be confidential: quá trình xét thầu phải được bảo mật

Signing of agreement: Ký thỏa thuận hợp đồng

Withdrawal of bids: Rút hồ sơ dự thầu

2.3. Ví dụ về cách dùng hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất bằng tiếng Anh

Employer's right to accept any bid and to reject any or all bids, after they regard and compare the bids. Tạm dịch: Chủ đầu tư có quyền chấp nhận bất kỳ hồ sơ nào hoặc loại bất kỳ hoặc tất cả hồ sơ dự thầu, sau khi họ đánh giá và so sánh hồ sơ dự thầu đó.

A bid cannot be without a financial proposal and a technical proposal. Tạm dịch: Một hồ sơ dự thầu không thể không có hồ sơ đề xuất tài chính và hồ sơ đề xuất kỹ thuật.

If we decide to seal the bid, you can't change any rules in the bid. Tạm dịch: Nếu chúng tôi đã quyết định niêm phong hồ sơ dự thầu, bạn không thể thay đổi bất kỳ điều khoản nào trong hồ sơ dự thầu.

Your company must make sure the term of the bid will be implemented correctly. Tạm dịch: Công ty bạn phải đảm bảo những điều khoản trong hồ sơ dự thầu đều sẽ được thực hiện một cách chính xác.

The law allows financial proposals and technical proposals to open together or may open at different times. Tạm dịch: Pháp luật cho phép hồ sơ đề xuất tài chính và hồ sơ đề xuất kỹ thuật có thể mở cùng nhau hoặc có thể mở vào thời điểm khác nhau.

Bid validity is three months after you sign. Tạm dịch: Hồ sơ dự thầu sẽ có hiệu lực trong 3 tháng kể từ lúc bạn ký.

Có thể nói, đấu thầu là một hình thức cạnh tranh văn minh trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển hiện nay, đây cũng là một phương thức giúp các nhà mời thầu lựa chọn được nhà dự thầu đáp ứng được những điều kiện tốt nhất. Do vậy, đấu thầu ra đời và tồn tại với mục tiêu nhằm thực hiện tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch để lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất, đảm bảo hiểm quả kinh tế của một dự án đầu tư. Bên cạnh đó, để việc đấu thầu được diễn ra hiệu quả và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật thì đấu thầu cũng sẽ phải đảm bảo được 4 nội dung đó là: hiệu quả- cạnh tranh- công bằng- minh bạch. Khi đáp ứng điều đó tốt, thì đấu thầu mới mang lại lợi ích to lớn đối với chủ đầu tư, nhà thầu nói riêng và cả nền kinh tế quốc dân nói chung.

Trên đây là những giải đáp của Luật Minh Khuê về những vấn đề nổi bật xoay quanh vấn đề đấu thầu và đặc biệt là hồ sơ đấu thầu, hồ sơ dự thầu. Hy vọng, với bài viết này Luật Minh Khuê đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về bản chất, vai trò, đặc điểm của đấu thầu nói chung và đặc biệt là hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất bằng tiếng Anh nói riêng.