1. Hồ sơ hoàn thành công trình được hiểu như thế nào?
Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, hồ sơ hoàn thành công trình được hiểu là tập hợp các hồ sơ, tài liệu có liên quan tới quá trình đầu tư xây dựng công trình cần được lưu lại khi đưa công trình vào sử dụng.
Cụ thể, hồ sơ hoàn công bao gồm tất cả những tài liệu, lý lịch hoặc nhật ký lưu được ghi lại trong quá trình xây dựng công trinh. Điều này bao gồm:
- Phê duyệt đầu tư, phê duyệt dự án: Các tài liệu liên quan đến việc chấp thuận kế hoạch đầu tư và dự án xây dựng công trình.
- Khảo sát xây dựng, thiết kế công trình: Bao gồm tài liệu về khảo sát và thiết kế kỹ thuật của công trình.
- Dự toán chi phí: Các tài liệu liên quan đến ước tính chi phí xây dựng công trình.
- Thi công công trình: Các hồ sơ, tài liệu về quá trình thi công công trình.
- Các hồ sơ và tài liệu khác liên quan đến quá trình xây dựng công trình nếu có.
Tức là, tất cả các hồ sơ và tài liệu liên quan đến quá trình xây dựng nên một công trình từ đầu đến khi hoàn thành được gọi là hồ sơ hoàn công. Sau khi hoàn tất quá trình xây dựng thì hoàn công là thủ tục cuối cùng hợp thức hóa công trình xây dựng về mặt pháp lý. Do đó, hoàn công bước vô cùng quan trọng sau khi hoàn thành dự án. Hồ sơ hoàn công có vài trò quan trọng như sau:
- Là cơ sở để thanh/ quyết toán phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra công trình.
- Phục vụ công tác nghiệm thu các giai đoạn, hạng mục hoàn thành của công trình.
- Giúp cơ quan quản lý trực tiếp công trình nắm được đầy đủ cấu tạo, thực trạng công trình nhằm khai thác hiệu quả và có các biện pháp tu sửa, cải tạo để duy trì tuổi thọ sử dụng công trình.
- Là cơ sở để thiết kế phương án bảo vệ công trình.
- Hỗ trợ các cơ quan, quản lý trong việc nghiên cứu và tìm hiểu thông tin dễ dàng về công trình.
Tóm lại, hồ sơ hoàn công là bộ văn bản và tài liệu rất quan trọng và có vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng, vận hành và quản lý công trình xây dựng. Việc tạo ra hồ sơ hoàn công đầy đủ và chính xác là cần thiết để đảm bảo sự hoàn thiện và bền vững của công trình.
2. Hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những danh mục nào?
Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng bao gồm những danh mục được quy định tại Phụ lục VIB ban hành kèm theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP. Hồ sơ hoàn công là tập hợp các tài liệu, hồ sơ và văn bản liên quan đến quá trình đầu tư và xây dựng xông trình, được lưu lại khi công trình đưa vào sử dụng. Cụ thể, các danh mục hồ sơ hoàn công gồm:
Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng:
Bao gồm các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình chuẩn bị đầu tư và hợp đồng liên quan đến dự án xây dựng công trình:
- Quyết định chủ trương đầu tư xây dựng và Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng (nếu có).
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình và Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng.
- Nhiệm vụ thiết kế, các văn bản thẩm định, tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan trong việc thẩm định dự án đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở.
- Phương án đền bù giải phóng mặt bằng và xây dựng tái định cư (nếu có).
- Văn bản của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về: thỏa thuận quy hoạch, thỏa thuận hoặc chấp thuận sử dụng hoặc đấu nối với công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào; đánh giá tác động môi trường, đảm bảo an toàn (an toàn giao thông, an toàn cho các công trình lân cận) và các văn bản khác có liên quan.
- Quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền hoặc hợp đồng thuê đất đối với trường hợp không được cấp đất.
- Giấy phép xây dựng, trừ những trường hợp được miễn giấy phép xây dựng.
- Quyết định chỉ định thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn các nhà thầu và hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu.
- Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các nhà thầu theo quy định.
- Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư xây dựng.
Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình
Bao gồm các tài liệu liên quan đến khảo sát và thiết kế kỹ thuật của công trình.
- Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo khảo sát xây dựng công trình.
- Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng.
- Kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế xây dựng; quyết định phê duyệt thiết kế xây dựng công trình kèm theo: hồ sơ thiết kế xây dựng công trình đã được phê duyệt (có danh mục bản vẽ kèm theo); chỉ dẫn kỹ thuật.
- Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình.
- Các văn bản, tài liệu, hồ sơ khác có liên quan đến giai đoạn khảo sát, thiết kế xây dựng công trình.
Hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình
Bao gồm các tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình thi công xây dựng công trình và quản lý chất lượng trong quá trình thi công.
- Danh mục các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng công trình và các văn bản thẩm định, phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
- Bản vẽ hoàn công (có danh mục bản vẽ kèm theo).
- Các kế hoạch, biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công xây dựng công trình.
- Các chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nhãn mác hàng hóa, tài liệu công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa; chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy, thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy của cơ quan chuyên ngành; chứng nhận hợp chuẩn (nếu có) theo quy định của Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa.
- Các kết quả quan trắc (nếu có), đo đạc, thí nghiệm trong quá trình thi công.
- Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận hoặc giai đoạn công trình (nếu có) trong quá trình thi công xây dựng.
- Các kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng công trình, thí nghiệm khả năng chịu lực kết cấu xây dựng (nếu có).
- Hồ sơ quản lý chất lượng của thiết bị lắp đặt vào công trình.
- Quy trình vận hành, khai thác công trình (nếu có); quy trình bảo trì công trình.
- Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có).
- Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có).
- Phụ lục các tồn tại cần sửa chữa, khắc phục (nếu có) sau khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng.
- Văn bản thông báo của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định này (nếu có).
- Các hồ sơ, tài liệu có liên quan trong quá trình thực hiện kiểm tra công tác nghiệm thu theo quy định tại Điều 24 Nghị định này (nếu có).
- Các hồ sơ/ văn bản/ tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn thi công xây dựng và nghiệm thu công trình xây dựng.
Các hồ sơ và tài liệu này có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, nghiệm thu, và quản lý chất lượng công trình sau khi hoàn thành xây dựng. Nó cũng cung cấp thông tin quan trọng để thực hiện việc bảo trì và duy trì công trình sau khi hoàn thành. Hồ sơ hoàn công có vai trò quan trọng và hợp pháp hóa công trình xây dựng từ mặt pháp lý. Nó là cơ sở để thực hiện các thủ tục thanh/quyết toán, nghiệm thu, kiểm tra và đánh giá chất lượng công trình. Trong quá trình thực hiện hoàn công, chủ đầu tư cần thực hiện đầy đủ và chính xác việc gửi hồ sơ đề nghị kiểm tra công tác nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình theo quy định để đảm bảo sự hoàn chỉnh và chất lượng của công trình xây dựng.
>> Xem thêm: Thủ tục thực hiện hoàn công công trình xây dựng mới nhất
3. Các bước lập hồ sơ hoàn công công trình xây dựng
Bước 1: Lập hồ sơ hoàn thành công trình
Trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác và vận hành, chủ đầu tư dự án phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình theo quy định tại Phụ lục VIB Nghị định 06/2021/NĐ-CP. Hồ sơ này gồm các tài liệu và văn bản liên quan đến quá trình đầu tư và xây dựng công trình, bao gồm:
- Các văn bản và hợp đồng liên quan đến quá trình chuẩn bị đầu tư và hợp đồng đầu tư xây dựng công trình.
- Các tài liệu và báo cáo khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình.
- Các tài liệu và hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình.
- Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận hoặc giai đoạn công trình trong quá trình thi công xây dựng.
- Các văn bản và tài liệu khác có liên quan đến quá trình xây dựng công trình.
Bước 2: Lưu trữ hồ sơ hoàn công
Chủ đầu tư cần lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng sau khi công trình được đưa vào sử dụng. Ngoài ra, các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng cũng phải lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần công việc do họ thực hiện.
Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là:
- 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A.
- 7 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B.
- 5 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C.
Kể từ khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình xây dựng vào sử dụng.
Bước 3: Lưu trữ lịch sử của công trình
Riêng với công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
Nhằm đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được thực hiện đúng quy định và đáp ứng các yêu cầu về kiểm tra, nghiệm thu và quản lý chất lượng công trình, chủ đầu tư cần chú trọng thực hiện đầy đủ các bước lập và lưu trữ hồ sơ hoàn công.
Xem thêm: Thủ tục hoàn công công trình xây dựng nhà xưởng cần lưu ý gì? Gọi ngay tới số tổng đài tư vấn: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: lienhe@luatminhkhue.vn để được Luật Minh Khuê hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng.
