1. Hồ sơ năng lực tiếng Anh là gì?

1.1. Định nghĩa về hồ sơ năng lực

Hồ sơ năng lực là một loại tài liệu ghi đầy đủ những thông tin bao quát nhất về một doanh nghiệp, một công ty như: logo, tên, giá trị cốt lõi, thành tích, nhân sự cốt lõi, năng lực tài chính của doanh nghiệp... Mục đích của bộ hồ sơ năng lực này để có thể truyền tải đên cho khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, chủ thầu... về các thông tin cơ bản của công ty. Hồ sơ năng lực thường được sử dụng trong đấu thầu các dự án, đặc biệt với các ngành xây dựng, y tế để chứng minh được năng lực.

 

1.2. Hồ sơ năng lực tiếng Anh là gì?

Trong tiếng Anh, hồ sơ năng lực được biết đến với khái niệm Capacity profile. Định nghĩa của nó như sau: A capacity profile is a document that records the most complete and comprehensive information about a company, business such as company name, core value, performance, financial capacity, human resources... The purpose is used to transmit information to customers, partners, investors, and contractors...

 

1.3. Phân biệt hồ sơ năng lực và hồ sơ công ty

Trong thực tế, hiện nay hai khái niệm hồ sơ năng lực (Capacity profile) và hồ sơ công ty (Company profile) thường được hiểu theo một ý nghĩa tương đồng. Tuy nhiên, hồ sơ công ty lại thiên về hướng giới thiệu về lịch sử, quá trình hình thành phát triển của doanh nghiệp còn hồ sơ năng lực lại thể hiện cho khách hàng thấy được những đặc trưng nổi bật của doanh nghiệp, thế mạnh mà những công ty khác không có so với doanh nghiệp của mình.

Mục đích sử dụng của hồ sơ công ty và hồ sơ năng lực cũng có sự khác nhau. Nếu như hồ sơ công ty được dùng cho nhiều đối tượng từ khác hàng, đối tác, nhân viên mới... để giới thiệu sơ lược nhất về công ty thì hồ sơ năng lực lại là tài liệu để doanh nghiệp có thể giao tiếp với khách hàng, đối tác trong đấu thầu.

 

2. Vai trò của bộ hồ sơ năng lực công ty

Hồ sơ năng lực có một số các vai trò đối với công ty, doanh nghiệp. Cụ thể:

- Gây ấn tượng với khách hàng: Hồ sơ năng lực được coi là hình ảnh khái quát thu nhỏ của một công ty, là tài sản doanh nghiệp cũng như là bộ mặt của công ty đó. Thông qua bộ hồ sơ này, đối tác và các khách hàng có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp cũng như tiềm năng phát triển của công ty đó. Chính vì vậy, một bộ hồ sơ năng lực chỉn chu, độc đáo sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt, gây được thiện cảm trong mắt đối tác và từ đó gây sự hứng thú cũng như tin tưởng cho đối phương khi hợp tác với công ty của bạn.

- Tham gia thầu một dự án: hồ sơ năng lực là ấn phẩm tối quan trọng để doanh nghiệp sử dụng trong các dự án đấu thầu. Nếu như trước kia, chỉ có các công ty xây dựng, bất động sản mới chú ý đến hồ sơ năng lực thì ngày nay bất kể các lĩnh vực ngành nghề nào doanh nghiệp cũng cần và nên thiết kế hồ sơ năng lực cho riêng mình. Khi tham gia vào bất kỳ một thương vụ hay dự án hợp tác nào thì hồ sơ năng lực chính là một thứ vũ khí lợi hại, là vật bất ly thân với người đại diện đấu thầu. Nó giống như một người "nhân viên kinh doanh" với nhiệm vụ giao tiếp và thuyết phục khách hàng

- Phục vụ cho nhu cầu nắm bắt thông tin của khách hàng: mặc dù ngày nay Internet là một công cụ tìm kiếm thông tin hữu hiệu, các bên đối tác, khách hàng muốn tìm hiểu các thông tin về công ty của bạn có thể tra cứu trên mạng chỉ với vài thao tác. Thế nhưng các thông tin trên đó có thể đúng hoặc sai, có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng nên việc chuẩn bị một bộ hồ sơ năng lực là một cách để khách hàng thấy được sự chuyên nghiệp cũng như cầu thị của bạn, đồng thời cũng nắm bắt chính xác nhất tình hình, năng lực của công ty.

- Là một giải pháp xây dựng và quảng bá hình ảnh thương hiệu của công ty: hồ sơ năng lực là tài liệu mà công ty tự giới thiệu về bản thân theo một cách chuyên nghiệp nhất. Khác với những tờ rơi quảng cáo, card visit, hồ sơ năng lực công ty là một phương pháp quảng bá hiệu quả thương hiệu, bên cạnh đó tạo sự chuyên nghiệp, uy tín cho công ty cũng như đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu của các bên khách hàng.

- Tham gia vào các dự án lớn: để tham gia vào một sự án lớn, bạn cần có một bộ hồ sơ năng lực chuyên nghiệp hoặc đáp ứng được các yêu cầu mà đối tác đề ra.

 

3. Hồ sơ năng lực gồm có những gì?

3.1. Nội dung của một bộ hồ sơ năng lực

Tuỳ theo từng ngành nghề, lĩnh vực mà bộ hồ sơ năng lực sẽ có những cách trình bày cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, các phần cơ bản mà một bộ bồ sơ năng lược cần có thường bao gồm:

- Thư ngỏ: Ở phần này thường là những lời chào hỏi thay mặt cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty (thường sẽ là Giám đốc). Đây là phần đầu tiên mà người nhận sẽ xem khi đọc hồ sơ năng lực. Với một giọng văn trang trọng, thân tình nhưng đầy sự hãnh diện, tự tin thì sẽ phần nào nêu lên được năng lực cũng như tầm vóc của mình.

- Giới thiệu về công ty: sau phần thư ngỏ, phần tiếp theo của hồ sơ năng lực sẽ là giới thiệu về công ty với một số thông tin cơ bản như sau:

+ Tên công ty, giấy phép kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, lịch sử hình thành và phát triển, thông tin liên hệ cơ bản (thường sẽ có số điện thoại, địa chỉ, email, website, fax)

+ Phương châm hoạt động, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

- Năng lực công ty: tiếp sau đó sẽ là phần giới thiệu về năng lực công ty với năng lực nhân sự, năng lực sản xuất thi công, năng lực tài chính, cơ sở vật chất và trang thiết bị máy móc của công ty. Cụ thể:

+ Năng lực nhân sự: sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt cùng với quy mô nhân sự

+ Năng lực sản xuất thi công: đưa ra những hình ảnh minh hoạ cụ thể về quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị, nhà xưởng cùng với các con số thống kê về các sản phẩm cũng như chất lượng sản phẩm mà công ty đã sản xuất thi công

+ Năng lực tài chính: đây là cơ sở cho nhà đầu tư, khách hàng có quyết định hợp tác với công ty hay không

+ Cơ sở vật chất và trang thiết bị máy móc: liệt kê ra danh sách thiết bị, phương tiện, số lượng các máy móc phục vụ sản xuất thi công của công ty

- Thành tích đạt được: đây cũng là một phần quan trọng trong hồ sơ đánh giá năng lực, thể hiện sứ mệnh mà công ty đã làm được. Mục này sẽ đưa vào các thông tin về dự án đã nhận và hoàn thành, các bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đạt được để nhận được những tin tưởng, tín nhiệm từ đối tác và khách hàng.

 

3.2. Hình thức của một bộ hồ sơ năng lực

Bộ hồ sơ năng lực không chỉ đơn giản là một vài trang giấy để giới thiệu về công ty hay một quyển sổ giới thiệu đơn thuần. Đây được coi là bộ mặt, thể hiện năng lực cung như sự chuyên nghiệp của công ty nên cần thật sự chỉn chu trong cách trình bày. Nhìn chung, hình thức của một bộ hồ sơ năng lực cần được đảm bảo các yêu tố như sau:

- Đầu tiên là về màu sắc chủ đạo và chủ đề của hồ sơ năng lực. Việc chọn màu có thể dựa theo lĩnh vực hoặc màu sắc liên quan đến bộ nhận diện thương hiệu của công ty.

- Thứ hai đó là vấn đề phân chia các trang. Các trang trong hồ sơ năng lực cần phải được sắp xếp các nội dung sao cho dễ nhìn, đẹp mắt và liên quan đến nhau. 

- Thứ ba, các hình ảnh được lựa chọn sử dụng trong hồ sơ năng lực là rất quan trọng. Nên ưu tiên sử dụng các hình ảnh chụp thực tế chứ không phải là ảnh thiết kế để có được sự chân thực, tạo niềm tin cho khách hàng, đối tác

- Thứ tư, bộ hồ sơ năng lực cần được cân nhắc số lượng trang vừa phải, không quá dài cũng không quá ngắn. Nếu bộ hồ sơ năng lực quá ngắn có thể chưa trình bày được đầy đủ về doanh nghiệp, thế nhưng nó quá dài thì có thể là nội dung bị lan man, dài dòng không đúng trọng tâm vấn đề.

Nói tóm lại, hồ sơ năng lực công ty là một loại tài liệu thuận tiện, có đầy đủ các thông tin về công ty và dễ dàng tra cứu. Với một bộ hồ sơ năng lực sẽ giúp khách hàng, đối tác hay nhà đầu tư nắm bắt thông tin của doanh nghiệp một cách đầy đủ, chính xác nhất. 

Hy vọng bài viết trên của Luật Minh Khuê đã cung cấp cho quý bạn đọc những kiến thức hữu ích. Trân trọng cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi.