1. Hợp đồng điện tử được hiểu là gì?
Trong bối cảnh sự phát triển của Internet ngày nay, ngày càng có nhiều công việc trực tuyến xuất hiện, cho phép người lao động thực hiện công việc mà không cần phải có mặt trực tiếp tại địa điểm làm việc. Điều này đã đưa đến sự gia tăng phổ biến của việc ký kết hợp đồng lao động thông qua các nền tảng thương mại điện tử, hay còn được biết đến là ký hợp đồng trực tuyến.
Về cơ bản, hợp đồng lao động điện tử có 03 đặc điểm sau:
* Luật điều chỉnh
Hợp đồng lao động điện tử không chỉ tuân theo các quy định chung về hợp đồng trong Bộ Luật Dân Sự 2019, mà còn phải tuân thủ các quy định của:
- Luật Giao Dịch Điện Tử
- Luật về Giao Kết Hợp Đồng Điện Tử
- Luật về Thương Mại Điện Tử
- Luật về Chữ Ký Điện Tử
* Về Quy Trình Giao Kết
Thay vì việc các bên phải gặp mặt trực tiếp và ký hợp đồng bằng tay, hợp đồng lao động điện tử sẽ được giao kết thông qua phần mềm ký kết tài liệu trực tuyến, và chữ ký điện tử sẽ được sử dụng để xác nhận hợp đồng.
* Về điều kiện hợp pháp
Hợp đồng lao động điện tử cần đáp ứng các điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số, theo quy định của Luật Giao Dịch Điện Tử 2005:
- Nội dung của hợp đồng phải được bảo đảm toàn vẹn từ khi được khởi tạo dưới dạng thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh và được ký số bởi hai hoặc nhiều bên.
- Nội dung của hợp đồng được coi là toàn vẹn nếu không có thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức trong quá trình gửi, lưu trữ, hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.
- Nội dung của hợp đồng cần phải có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích đặc biệt trong quá trình tuyển dụng và hoạt động kinh doanh ngày nay, đặc biệt là khi hầu hết các doanh nghiệp đang chuyển đổi sang mô hình số. So với hợp đồng lao động truyền thống bằng văn bản giấy, hợp đồng lao động điện tử hiển thị những ưu điểm vượt trội sau đây:
| Hợp Đồng Lao Động Điện Tử | Hợp Đồng Lao Động Truyền Thống | |
| Quy Trình | Quy trình trực tuyến – online | Quy trình trực tiếp – phức tạp |
| Hình Thức | Không giấy | Giấy |
| - Ký Online từ xa, ký mọi lúc mọi nơi. | - Ký kết trực tiếp trên hợp đồng giấy. | |
| - Ký trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại | - Chỉ thực hiện ký bằng tay khi gặp mặt trực | |
| thông minh. | tiếp. | |
| - Ký nhiều hợp đồng cùng lúc. | - Phải ký từng hợp đồng. | |
| Phương Thức Ký Kết | Ứng dụng với mọi chữ ký số | Phải ký bằng tay |
| - Chữ ký hình ảnh | - Phải ký trực tiếp bằng tay. | |
| - Chữ ký số bằng USB Token. | ||
| - Chữ ký số thông qua Server HSM. | ||
| - Chữ ký số từ xa. | ||
| Lưu Trữ Hợp Đồng | Lưu trữ tập trung, bảo mật tối đa, dễ dàng tìm kiếm. | Lưu kho hợp đồng giấy |
| - Lưu trữ trực tiếp trong kho tài liệu, tốn | ||
| không gian lưu trữ và rủi ro mất mát, | ||
| thất lạc, mối mọt,… | ||
| - Khó tìm kiếm. | ||
| Chi Phí | Tiết kiệm thời gian và chi phí | Tốn kém thời gian và chi phí |
| - Tiết kiệm 90% thời gian và 85% chi phí. | ||
| - Không phải trả phí chuyển phát, in ấn, lưu kho. | - Tốn các chi phí như chuyển phát, in ấn và lưu kho. | |
| - Lãnh đạo có thể linh động về thời gian và địa điểm ký kết. | - Lãnh đạo có thể linh động về thời gian và địa điểm ký kết. | |
| - Không lo lắng về rủi ro thất lạc, hỏng. |
2. Quy định của pháp luật về hợp đồng lao động
Về định nghĩa về hợp đồng lao động, theo quy định tại khoản 1 của Điều 13 trong Bộ Luật Lao động năm 2019, được mô tả như sau:
Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc thực hiện công việc có đền bù bằng công cụ trả công, lương, cùng với điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của từng bên trong quan hệ lao động. Trong trường hợp mặc dù có tên gọi khác nhau, nhưng nếu nội dung của thỏa thuận liên quan đến công việc có đền bù bằng công cụ trả công, lương và quản lý, điều hành, giám sát thuộc về một bên, thì đó được xem xét là một hợp đồng lao động. Do đó, khi có sự đồng thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc thực hiện công việc có đền bù bằng công cụ trả công, lương, điều kiện làm việc, cùng với quyền và nghĩa vụ của từng bên trong mối quan hệ lao động, thì đó sẽ được xem là một hợp đồng lao động.
3. Hợp đồng lao động được ký online có được pháp luật công nhận?
Theo quy định tại điều 10 của Luật Giao dịch điện tử 2005, phương tiện điện tử được định nghĩa như sau: Phương tiện điện tử là các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
Dựa vào quy định trên, có thể nhận thức rằng ký hợp đồng lao động trực tuyến được thực hiện thông qua phương tiện điện tử.
Về hình thức của hợp đồng lao động, theo Điều 14 của Bộ Luật Lao động 2019, có các quy định sau: Hợp đồng lao động phải được ký bằng văn bản và làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ khi có quy định khác tại điều 2 của Điều này. Hợp đồng lao động ký thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có hiệu lực như hợp đồng lao động ký bằng văn bản.
Hai bên có thể ký hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ khi có quy định khác tại điều 2 của Điều 18, điểm a của Điều 145 và Điều 162 của Bộ Luật Lao động.
Vậy nên, Hợp đồng lao động có thể được thực hiện thông qua các hình thức sau đây:
- Ký trực tiếp (giao kết bằng văn bản).
- Ký qua phương tiện điện tử (giao kết dưới hình thức thông điệp dữ liệu).
- Đối với các hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, có thể ký kết thông qua lời nói.
Ngoài ra, theo quy định tại Điều 34 của Luật Giao dịch điện tử 2005, hợp đồng điện tử cũng được công nhận giá trị pháp lý như sau:
Dựa vào các quy định trên, có thể nhận thấy rằng hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng lao động ký bằng văn bản.
Tuy nhiên, hợp đồng lao động online mà bạn thực hiện cần tuân thủ các điều kiện được quy định tại Điều 13 của Luật Giao dịch điện tử 2005 như sau:
- Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng các điều kiện sau đây:
+ Nội dung của thông điệp dữ liệu được đảm bảo toàn vẹn từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. Nội dung được xem là toàn vẹn khi không có sự thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức xảy ra trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.
+ Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Do đó, để hợp đồng lao động online của bạn có giá trị như bản gốc, nội dung của hợp đồng không được thay đổi. Thêm vào đó, nội dung của hợp đồng cần phải có thể truy cập và sử dụng đầy đủ khi cần thiết.
Nếu hợp đồng online của bạn đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 13 của Luật Giao dịch điện tử 2005 như đã nêu, thì việc ký hợp đồng lao động online giữa bạn và công ty được coi là hợp pháp và được bảo đảm theo quy định của pháp luật về lao động.
Bài viết liên quan: Một số những rủi ro thường gặp trong giao kết hợp đồng điện tử ?
Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!
