Mẫu phiếu giao hàng chuyên nghiệp, phổ biến mới nhất

Không phải là chứng từ bắt buộc theo một mẫu thống nhất của pháp luật, nhưng một mẫu phiếu giao hàng chuyên nghiệp cần đảm bảo đầy đủ thông tin, rõ ràng, dễ kiểm soát và phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp. Trong bối cảnh hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc chuẩn hóa biểu mẫu nhằm nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp và tối ưu vận hành, dẫn đến nhu cầu tìm kiếm những mẫu phiếu giao hàng phổ biến, cập nhật mới nhất và dễ áp dụng ngày càng tăng. Vì vậy, việc tổng hợp và giới thiệu các mẫu phiếu giao hàng phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thiết kế mà còn đảm bảo hiệu quả quản lý và hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa.

1. Phiếu giao hàng là gì?

Phiếu giao hàng là một tài liệu hoặc biểu mẫu được sử dụng trong quá trình giao nhận hàng hóa từ đơn vị cung cấp đến khách hàng. Trên phiếu giao hàng thường ghi thông tin về các sản phẩm được giao, bao gồm:

• Tên, số lượng, giá cả,
• Thông tin liên quan khác như địa chỉ giao hàng, thông tin liên lạc của người nhận,
• Các hướng dẫn nào cần thiết.

Đồng thời, phiếu giao hàng thường có hai bản sao: một bản dành cho người nhận hàng và một bản để bên giao hàng giữ lại như một bằng chứng.

Phiếu giao hàng không chỉ là một tài liệu giấy thông thường, mà nó còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự minh bạch và xác thực trong quá trình giao nhận hàng hóa giữa đơn vị cung cấp và khách hàng. Khi một đơn hàng được giao đến địa chỉ của khách hàng, việc nhận được một phiếu giao hàng không chỉ là một bước quan trọng để chứng thực việc giao hàng mà còn là một cơ hội cho khách hàng kiểm tra và xác nhận tính chính xác của đơn hàng.

Việc kiểm tra và ký nhận trên phiếu giao hàng là một bước quan trọng để khách hàng xác nhận rằng họ đã nhận được hàng hóa đúng theo đơn đặt hàng và trong tình trạng mong đợi. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về sai sót trong quá trình giao hàng và cũng là một phần trong việc tạo ra sự tin cậy và hài lòng từ phía khách hàng. Phiếu giao hàng thường có hai bản sao, một bản dành cho người nhận hàng và một bản cho bên giao hàng để giữ lại như một bằng chứng.

2. Hướng dẫn lập phiếu giao hàng đúng chuẩn, chuyên nghiệp nhất

2.1. Thông tin cần thiết trên phiếu giao hàng

Đối với các doanh nghiệp lớn và các nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Giao Hàng Tiết Kiệm, việc sở hữu một mẫu phiếu giao hàng chuyên nghiệp và ấn tượng là vô cùng quan trọng. Phiếu giao hàng không chỉ đóng vai trò là một văn bản hành chính ghi chép thông tin giao dịch, mà còn là đại diện cho hình ảnh thương hiệu, góp phần tạo dựng niềm tin và ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng.

Khi lập phiếu giao hàng, việc tuân thủ các quy chuẩn của một văn bản hành chính như quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của tài liệu. Các nội dung quan trọng cần được bao gồm trong mẫu phiếu giao hàng như sau:

- Thông tin đơn vị vận chuyển: Thông tin về đơn vị vận chuyển cần phải rõ ràng và đầy đủ để người nhận hàng có thể liên hệ và tìm hiểu thông tin cần thiết. Điều này bao gồm tên đơn vị, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, địa chỉ email, fax, và logo của đơn vị vận chuyển. Thời gian xuất phiếu cũng cần được ghi chính xác.

- Thông tin khách hàng và người nhận: Thông tin về khách hàng và người nhận hàng cũng rất quan trọng để việc giao hàng diễn ra thuận lợi nhất. Các thông tin này có thể bao gồm tên của khách hàng, tên người nhận hàng, địa chỉ giao hàng, số điện thoại liên lạc, và các hướng dẫn đặc biệt về việc giao dịch hoặc thu tiền hàng hóa.

- Danh sách hàng hóa: Phiếu giao hàng cần phải chi tiết và minh bạch về các sản phẩm được giao. Thông tin về tên sản phẩm, thông tin chi tiết, số lượng, hiện trạng, và giá thành (viết bằng chữ và số) cần phải được ghi rõ.

- Chữ ký xác nhận: Cuối cùng, việc có chữ ký xác nhận từ người nhận hàng là bước cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng. Chữ ký này chứng thực rằng hàng hóa đã được nhận và đồng ý với thông tin trên phiếu giao hàng. Để tăng tính chuyên nghiệp, có thể sử dụng con dấu của doanh nghiệp kèm theo chữ ký.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc sử dụng thêm một số yếu tố sau để tăng tính chuyên nghiệp cho phiếu giao hàng:

- Mã QR Code: Cho phép khách hàng truy cập nhanh chóng vào website hoặc tra cứu thông tin đơn hàng.

- Tem bảo hành: Giúp khách hàng yên tâm về chất lượng sản phẩm.

- Lời cảm ơn: Thể hiện sự trân trọng đối với khách hàng.

2.2. Các bước lập phiếu giao hàng

Quá trình lập phiếu giao hàng là một phần quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt là trong môi trường thương mại điện tử hoặc vận chuyển hàng hóa quốc tế. Quá trình lập phiếu giao hàng bao gồm các bước sau:

Bước 1: Ghi đầy đủ thông tin đơn vị vận chuyển

- Tên đơn vị vận chuyển: Cần ghi rõ tên đầy đủ của đơn vị vận chuyển để người nhận dễ dàng tra cứu thông tin.

- Địa chỉ: Bao gồm địa chỉ trụ sở chính và các chi nhánh (nếu có) của đơn vị vận chuyển.

- Thông tin liên hệ: Gồm số điện thoại, email, website để khách hàng có thể liên hệ khi cần thiết.

- Logo: Logo thương hiệu của đơn vị vận chuyển giúp tăng nhận diện và tạo sự chuyên nghiệp.

- Mã số thuế: Cung cấp mã số thuế của đơn vị vận chuyển để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn.

Bước 2: Ghi đầy đủ thông tin khách hàng

- Tên khách hàng: Ghi rõ họ và tên của người đặt hàng.

- Địa chỉ khách hàng: Bao gồm địa chỉ nhà riêng, số điện thoại, email để liên hệ khi cần thiết.

- Thông tin tài khoản: Ghi rõ tên tài khoản, số điện thoại hoặc email đăng ký tài khoản của khách hàng trên website bán hàng (nếu có).

Bước 3: Ghi đầy đủ thông tin người nhận

- Tên người nhận: Ghi rõ họ và tên của người sẽ nhận hàng hóa.

- Địa chỉ người nhận: Bao gồm địa chỉ cụ thể nơi nhận hàng, số điện thoại liên hệ.

- Ghi chú: Ghi rõ các lưu ý đặc biệt về việc giao hàng như thời gian giao hàng mong muốn, hướng dẫn giao hàng (lên lầu, để trước cửa...), tên người bảo vệ (nếu có).

Bước 4: Liệt kê danh sách hàng hóa

- Tên sản phẩm: Ghi rõ tên đầy đủ của từng sản phẩm được giao.

- Số lượng: Ghi rõ số lượng của từng sản phẩm.

- Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của từng sản phẩm.

- Thành tiền: Tính toán và ghi rõ thành tiền cho từng sản phẩm.

- Tổng số tiền: Tính toán và ghi rõ tổng số tiền thanh toán cho toàn bộ đơn hàng.

- Mô tả sản phẩm: Mô tả chi tiết về sản phẩm như kích thước, màu sắc, chất liệu,... (nếu cần thiết).

Bước 5: Ghi chú các thông tin cần thiết

- Hình thức thanh toán: Ghi rõ hình thức thanh toán được áp dụng cho đơn hàng (tiền mặt, chuyển khoản, COD,...).

- Thời gian giao hàng: Ghi rõ dự kiến thời gian giao hàng đến tay người nhận.

- Ghi chú khác: Ghi rõ các thông tin bổ sung khác như mã khuyến mãi, mã giảm giá,... (nếu có).

Bước 6: Người giao hàng và người nhận ký tên xác nhận

- Kiểm tra thông tin: Sau khi hoàn thành các bước trên, cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên phiếu giao hàng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

- Ký tên xác nhận: Người giao hàng và người nhận cần ký tên xác nhận việc giao nhận hàng hóa.

- Lưu trữ phiếu giao hàng: Lưu trữ phiếu giao hàng theo quy định của doanh nghiệp để phục vụ cho công tác quản lý và tra cứu thông tin khi cần thiết.

3. Mẫu phiếu giao hàng tham khảo

>>> Tải ngay Mẫu phiếu giao hàng mới nhất hiện nay tại đây.

PHIẾU GIAO HÀNG

Ngày 23 tháng 4 năm 2026

Khách hàng: Nguyễn Văn A

Địa chỉ: 456 đường XYZ, phường ABC, thành phố Hồ Chí Minh

Người nhận hàng: Nguyễn Văn B                                  Số điện thoại: 0987654321

Hình thức thanh toán: Thanh toán khi nhận hàng

Thành tiền (viết bằng chữ): Ba trăm nghìn đồng 

Ngày 24 tháng 4 năm 2024

4. Một số lưu ý khi lập phiếu giao hàng

- Sử dụng bút mực để ghi thông tin:

• Việc sử dụng bút mực thay vì bút bi khi ghi thông tin trên phiếu giao hàng giúp đảm bảo rằng các thông tin được ghi lại sẽ không bị phai mờ hoặc bị xoá nhòa sau thời gian.
• Mực viết của bút mực có khả năng lưu giữ thông tin lâu dài hơn, ngay cả trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, giúp đảm bảo tính chính xác và dễ đọc cho các thông tin trên phiếu giao hàng.
• Sử dụng bút mực cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và cẩn trọng của người lập phiếu, góp phần nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp.

- Ghi thông tin rõ ràng, chính xác: Mỗi thông tin trên phiếu giao hàng cần được ghi rõ ràng, chính xác và dễ đọc, tránh viết tắt hoặc sử dụng những từ viết tắt khó hiểu. Việc ghi thông tin rõ ràng và chính xác giúp đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng địa chỉ và đúng người nhận, tránh nhầm lẫn và thất lạc hàng hóa. Các thông tin cần ghi đầy đủ và chi tiết bao gồm:

• Tên khách hàng
• Địa chỉ giao hàng (bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, tỉnh/thành phố)
• Thông tin liên lạc (số điện thoại, email)
• Danh sách các mặt hàng được giao (tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền)
• Ghi chú (nếu có)

- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký tên xác nhận:

• Trước khi ký tên xác nhận, người giao hàng cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên phiếu giao hàng để đảm bảo rằng không có thông tin nào bị thiếu sót hoặc không chính xác.
• Cần đối chiếu thông tin trên phiếu giao hàng với thông tin đơn hàng và thông tin khách hàng đã cung cấp trước đó.
• Việc kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký tên xác nhận giúp tránh những sai sót trong quá trình giao nhận hàng hóa, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả người giao hàng, người nhận và doanh nghiệp.

- Sử dụng mẫu phiếu giao hàng được thiết kế khoa học:

• Nên sử dụng mẫu phiếu giao hàng được thiết kế khoa học, logic và dễ sử dụng.
• Mẫu phiếu giao hàng cần có đầy đủ các thông tin cần thiết và bố cục hợp lý, rõ ràng.
• Việc sử dụng mẫu phiếu giao hàng được thiết kế khoa học giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người lập phiếu, đồng thời đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp cho phiếu giao hàng.

- Lưu trữ phiếu giao hàng cẩn thận:

• Sau khi hoàn thành việc giao nhận hàng hóa, người giao hàng cần lưu trữ phiếu giao hàng cẩn thận để phục vụ cho công tác quản lý và tra cứu thông tin khi cần thiết.
• Phiếu giao hàng có thể được lưu trữ dưới dạng bản cứng hoặc bản mềm.
• Việc lưu trữ phiếu giao hàng cẩn thận giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Kết luận 

Phiếu giao hàng là chứng từ không thể thiếu trong quá trình giao nhận hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận trách nhiệm của các bên, quản lý hàng hóa và kiểm soát hoạt động kinh doanh. Một mẫu phiếu giao hàng được thiết kế khoa học, đầy đủ thông tin và phù hợp với nhu cầu sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý và tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Trong bối cảnh hoạt động thương mại ngày càng phát triển, việc áp dụng các mẫu phiếu giao hàng chuyên nghiệp, phổ biến và cập nhật theo nhu cầu thực tế không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và khẳng định tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.