1. Quy định về triển khai ký tắt điện tử đối với dự thảo văn bản trình Chính phủ
Ngày 14 tháng 5 năm 2024, Văn phòng Chính phủ đã phát hành Công văn số 3287/VPCP-KSTT năm 2024, hướng dẫn thực hiện việc sử dụng chữ ký tắt điện tử đối với dự thảo văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Theo Mục II Phụ lục của Công văn này:
- Các yêu cầu đối với văn bản trình ký bao gồm: Các Bộ, ngành, địa phương khi trình dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Chính phủ ký ban hành phải tuân thủ đầy đủ quy định tại Điều 12 và Điều 13 của Quy chế làm việc của Chính phủ ban hành kèm theo Nghị định 39/2022/NĐ-CP. Dự thảo văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phải đảm bảo tuân thủ quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, cơ quan, địa phương phải có khả năng ký tắt điện tử trên tệp định dạng PDF, đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số và hiệu lực của chữ ký số.
- Các bước thực hiện:
+ Bước 1: Chuẩn bị văn bản dự thảo: Các Bộ, ngành, địa phương truy cập vào đường dẫn để tải biểu mẫu văn bản dự thảo trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ từ Văn phòng Chính phủ. Biểu mẫu này bao gồm các thông tin cần chú ý như sau: Đảm bảo khoảng cách giữa "Số:" và dấu "/" là tối thiểu 6 ký tự, bao gồm ký hiệu phát hành sau dấu "/", ghi đúng số hiệu văn bản theo loại văn bản dự thảo trình Lãnh đạo Chính phủ. Đảm bảo khoảng cách giữa "ngày" và "tháng" là tối thiểu 6 ký tự. Đảm bảo khoảng cách giữa "tháng" và "năm" là tối thiểu 6 ký tự. Nhập chính xác chức danh và họ tên người ký, đảm bảo không giảm khoảng trống chứa chữ ký theo mẫu của Văn phòng Chính phủ. Khu vực để Bộ, ngành, địa phương nhập nội dung văn bản dự thảo trình ký Lãnh đạo Chính phủ. Khu vực để Bộ, ngành, địa phương nhập thông tin nơi nhận văn bản sau khi được phát hành.
+ Bước 2: Tạo hồ sơ công việc, trình lãnh đạo ký tắt và gửi Văn bản, Tờ trình (bao gồm văn bản dự thảo có chữ ký tắt điện tử của người có thẩm quyền) đến Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Văn phòng Chính phủ: Các chuyên viên của Bộ, ngành, địa phương sau khi đảm bảo đầy đủ nội dung cần trình ký, thực hiện trình lãnh đạo Bộ, ngành, địa phương hồ sơ công việc (bao gồm văn bản dự thảo) theo quy trình xử lý trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương. Lãnh đạo Bộ, ngành, địa phương thực hiện ký tắt văn bản dự thảo, chữ ký tắt điện tử được thể hiện ngay sau dấu kết thúc văn bản " ./."
+ Bước 3: Văn phòng Chính phủ tiếp nhận và xử lý dự thảo Văn bản có chữ ký tắt điện tử: Văn thư tổng hợp Vụ Hành chính của Văn phòng Chính phủ tiến hành kiểm tra văn bản gửi điện tử từ Bộ, ngành, địa phương qua Trục liên thông văn bản Quốc gia. Trường hợp văn bản đảm bảo đúng, đủ nội dung và quy định, Văn phòng Chính phủ sẽ tiếp tục trình lãnh đạo Chính phủ xử lý. Trường hợp văn bản không đáp ứng được các yêu cầu về nội dung, hình thức, Văn phòng Chính phủ sẽ trả lại cho Bộ, ngành, địa phương thông qua Trục liên thông văn bản Quốc gia. Bộ, ngành, địa phương cần cập nhật văn bản theo đúng quy định trước khi gửi lại cho Văn phòng Chính phủ. Để biết thêm thông tin chi tiết và hỗ trợ kỹ thuật về hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc tại Văn phòng Chính phủ, vui lòng liên hệ Hotline: Đồng chí Lê Sơn Tùng, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, số điện thoại 0988757775.
2. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Theo Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử 2023, các quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:
- Không bị từ chối giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử: Điều này nhấn mạnh rằng chữ ký điện tử có thể được công nhận và không bị từ chối chỉ vì nó được tạo ra và thể hiện dưới dạng điện tử.
- Chữ ký điện tử đảm bảo an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký của cá nhân đó trên văn bản giấy: Điều này khẳng định rằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số được coi là tương đương với chữ ký trên văn bản giấy của cá nhân hoặc tổ chức tương ứng.
- Chữ ký điện tử có thể thay thế việc xác nhận văn bản bằng cơ quan, tổ chức: Theo quy định này, khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được xác nhận bởi cơ quan, tổ chức nào đó, việc sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số từ cơ quan, tổ chức đó được coi là đã đáp ứng yêu cầu về xác nhận đối với thông điệp dữ liệu.
Những điều này giúp tăng cường tính hợp pháp và sự tin cậy của chữ ký điện tử trong giao dịch điện tử và các hoạt động liên quan.
3. Tầm quan trọng của việc triển khai ký tắt điện tử đối với dự thảo văn bản trình Chính phủ
Việc triển khai ký tắt điện tử (hay còn gọi là chữ ký điện tử) đối với dự thảo văn bản trình Chính phủ có tầm quan trọng rất lớn vì những lý do sau:
- Tăng tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian: Sử dụng chữ ký điện tử giúp rút ngắn quy trình xử lý và phê duyệt văn bản so với việc phải in ấn, ký tay và gửi đi. Thay vì phải chờ đợi quá trình chuyển tải và xử lý tài liệu giấy, các văn bản có chữ ký điện tử có thể được xử lý và chuyển tiếp nhanh chóng qua hệ thống điện tử. Nhân viên có thể dễ dàng xử lý và phê duyệt văn bản từ xa, không cần phải có mặt vật lý tại văn phòng, từ đó tăng cường khả năng làm việc linh hoạt và hiệu quả.
- Bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật: Chữ ký điện tử là một phương tiện để xác nhận rằng tài liệu không bị chỉnh sửa hay thay đổi mà không được phép. Khi một văn bản được ký số, bất kỳ sự thay đổi nào sau đó sẽ làm thay đổi chữ ký số, từ đó nhận dạng được sự can thiệp. Chữ ký điện tử giúp xác định nguồn gốc của văn bản điện tử. Nó cho phép các bên tham gia giao dịch điện tử biết rằng tài liệu được ký bởi ai và từ đâu. Chữ ký điện tử thường được mã hóa để bảo vệ khỏi các mối đe dọa mạng, nhưng cũng bao gồm các biện pháp bảo vệ khác như chứng thực người ký và kiểm tra tính hợp pháp của chữ ký.
- Phù hợp với môi trường kinh doanh điện tử: Chữ ký điện tử giúp rõ ràng hóa quá trình xác nhận và phê duyệt văn bản điện tử, từ đó nâng cao tính minh bạch và sự hiệu quả trong các giao dịch. Nhờ đó, các bên tham gia giao dịch có thể dễ dàng xác định được người ký và xem xét lại các thỏa thuận đã được chứng thực.
- Cải thiện quản lý và kiểm soát: Chữ ký điện tử cho phép các cơ quan chính phủ hiện đại hóa quá trình quản lý và kiểm soát tài liệu. Việc lưu trữ và tra cứu thông tin cũng dễ dàng hơn. Nhờ vào tính năng chống giả mạo và bảo mật cao của chữ ký điện tử, các thông tin và tài liệu được ký số đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy hơn so với các phương pháp truyền thống.
- Tiết kiệm chi phí: Bằng cách giảm thiểu sử dụng giấy tờ và thủ tục in ấn, sử dụng chữ ký điện tử có thể giảm chi phí vận hành cho các cơ quan chính phủ.
Do đó, việc triển khai ký tắt điện tử trong việc xử lý dự thảo văn bản trình Chính phủ không chỉ mang lại lợi ích về mặt hiệu quả và tiết kiệm, mà còn nâng cao tính chính xác và phù hợp với yêu cầu của môi trường kinh doanh và quản lý hiện đại.
Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được quy định thế nào? Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu trực tiếp tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!
