1. Các khoản chi phí thực tế khi bước đầu thành lập là gì?
Trước khi hoạt động chính thức, doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều chi phí như chi phí liên quan đến việc thành lập công ty, chi phí thuê không gian làm việc, nhà xưởng, và trang thiết bị. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là liệu những chi phí này có được xem xét khi khấu trừ thuế GTGT và có thể được tính vào chi phí khi tính thuế TNDN hay không?
Ngày nay, tồn tại năm khoản chi phí chính khi bắt đầu quá trình thành lập doanh nghiệp. Đầu tiên, là lệ phí nộp hồ sơ tại sở kế hoạch đầu tư, với mức biến động từ 100.000 VNĐ cho việc nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp và 300.000 VNĐ cho việc nộp báo cáo điện tử.
Thứ hai, chi phí mua chữ ký số phụ thuộc vào nhà cung cấp và thời hạn đăng ký. Cụ thể, chi phí mua chữ ký số của Viettel là 900.000 VNĐ/năm, 1.300.000 VNĐ/2 năm và 1.500.000 VNĐ/3 năm.
Thứ ba, khi mở tài khoản công ty, bạn cần ký quỹ tại ngân hàng với số tiền bắt buộc là 1.000.000 VNĐ, và số tiền này không thể rút trong quá trình sử dụng.
Thứ tư, là lệ phí thuế môn bài, với mức 2.000.000 VNĐ/năm cho các công ty có vốn điều lệ dưới 10 tỷ VND và 3.000.000 VNĐ/năm cho công ty có vốn trên 10 tỷ VND. Tuy nhiên, theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu.
Thứ năm, chi phí in hoá đơn thực hiện theo nhà cung cấp và số lượng in của doanh nghiệp. Hiện nay, giá 1 cuốn hoá đơn thường là khoảng 300.000 VNĐ cho 50 tờ.
Ngoài ra, nếu bạn thuê đơn vị dịch vụ để thực hiện hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, bạn sẽ phải chi trả thêm chi phí dịch vụ, với mức giá thay đổi tùy thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ. Trước khi lựa chọn, quan trọng là cân nhắc kỹ lưỡng để chọn công ty dịch vụ uy tín, giá rẻ, và đảm bảo hoàn thành thủ tục trong thời gian ngắn nhất, do trên thị trường hiện nay có nhiều công ty dịch vụ giả mạo, có thể ảnh hưởng đến chi phí và uy tín của doanh nghiệp.
2. Các chi phí khi thực hiện trên chứng từ doanh nghiệp
Trong nguyên tắc, quy định về khấu trừ thuế GTGT được nêu tại Khoản 12 – Điều 14 – Thông Tư số 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài Chính, xác định rằng "Với dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho tổ chức, chủ cơ sở kinh doanh được kê khai hoặc khấu trừ thuế giá trị gia tăng của hàng hóa."
Đối với việc thành lập doanh nghiệp, các nhà đồng sáng lập cần có văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân khi chi trả các chi phí trước khi doanh nghiệp được thành lập. Ví dụ, việc chi hỗ trợ một số chi phí liên quan đến quá trình thành lập doanh nghiệp là một trường hợp điển hình.
Hơn nữa, quy định rằng việc mua sắm vật tư hàng hóa của doanh nghiệp có thể được kê khai để khấu trừ thuế đầu vào, với điều kiện hóa đơn phải có tên của tổ chức/cá nhân được ủy quyền, và giao dịch phải được thực hiện qua ngân hàng (đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên).
Theo hướng dẫn quản lý chi phí thành lập doanh nghiệp của Bộ Tài Chính, chi phí bắt đầu một doanh nghiệp bao gồm 6 loại chính:
- Chi phí đào tạo nhân viên.
- Chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp.
- Các loại chi phí cho học phí và chi phí di chuyển.
- Chi phí cho việc mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, cấp giấy phép, chuyển giao công nghệ, thương hiệu, được tính vào chi phí kinh doanh khi không quá 3 năm theo quy định của thuế thu nhập doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Bộ Tài Chính cũng quy định về chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế, trong phần 1, Điều 6: "Trừ các khoản chi phí thành lập doanh nghiệp nêu tại khoản 2 Điều này." Cụ thể:
- Chi phí kinh doanh phát sinh thực tế của hoạt động sản xuất mà các doanh nghiệp bắt buộc phải chịu.
- Theo quy định, chi phí có hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp mới được khấu trừ thuế.
Hiện nay, các chi phí khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp được phân bổ trong 3 năm, và sau 3 năm sẽ được loại bỏ khỏi mục này. Mục đích chính của quy định này là tính thuế thu nhập doanh nghiệp để làm chi phí sản xuất kinh doanh. Các khoản chi phí liên quan đến dịch vụ thành lập doanh nghiệp, không có văn bản ủy quyền rõ ràng, không có hóa đơn đầy đủ, không tuân thủ quy định, sẽ không được kê khai vào chi phí khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được hạch toán vào các khoản chi phí được trừ khác khi tính thuế TNDN.
3. Hướng dẫn về hóa đơn chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp chi tiết
Cục Thuế Hà Nội vừa phát hành Công văn số 17151/CTHN-TTHT, tập trung vào quy định về việc xuất hóa đơn đối với các chi phí trước khi doanh nghiệp được thành lập. Theo thông báo của Cục Thuế TP. Hà Nội, quy định này tuân thủ Điểm b của Khoản 12 - Điều 14 của Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài Chính, hướng dẫn thi hành Luật Thuế Giá trị gia tăng (GTGT), cùng với Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế GTGT.
Theo quy định này, cơ sở kinh doanh được phép kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác, miễn là hóa đơn mang tên tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền. Trong trường hợp cụ thể, trước khi doanh nghiệp được thành lập, các sáng lập viên có thể ủy quyền bằng văn bản cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chi hộ một số chi phí liên quan đến quá trình thành lập doanh nghiệp hoặc mua sắm hàng hóa, vật tư. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hóa đơn GTGT mang tên tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền. Đồng thời, việc thanh toán phải được thực hiện qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
Cùng với đó, Cục Thuế TP. Hà Nội trích dẫn Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài Chính, hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ. Thông tư này chi tiết hướng dẫn thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế, cũng như sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài Chính.
Theo quy định, trừ những khoản chi không được phép khấu trừ, doanh nghiệp có quyền khấu trừ các khoản chi khi thỏa mãn các tiêu chí sau: Đầu tiên, khoản chi phải liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, khoản chi này phải được hỗ trợ bằng hóa đơn, chứng từ đúng quy định của pháp luật. Thứ ba, nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán, phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt, và việc này cần tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế GTGT.
Dựa trên quy định trên, Cục Thuế TP. Hà Nội chỉ dẫn rằng, trong trường hợp Công ty A, trước khi nhận giấy phép thành lập, đã ủy quyền cho Công ty B thực hiện chi hộ các khoản chi phí như tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và các chi phí mua bán khác, thì các hóa đơn, chứng từ được phát hành theo tên của tổ chức được ủy quyền sẽ được coi là hợp lệ để hạch toán vào chi phí, và sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính.
Bài viết liên quan: Những vấn đề cần chuẩn bị trước khi thành lập doanh nghiệp
Trên đây là nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về hướng dẫn về hóa đơn chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp chi tiết. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!
