1. Hướng dẫn lập mới hồ sơ viên chức khi bị hư hỏng, thất lạc
Hướng dẫn lập mới hồ sơ viên chức khi bị hư hỏng, thất lạc là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự chặt chẽ, cẩn thận từ các cơ quan quản lý và đơn vị sử dụng viên chức. Theo quy định của khoản 2 Điều 12 trong Thông tư 07/2019/TT-BNV, việc này được thực hiện theo các bước cụ thể sau đây:
- Thông báo và hướng dẫn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày xác định hồ sơ viên chức bị hư hỏng hoặc thất lạc, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cần thông báo cho đơn vị sử dụng viên chức. Đồng thời, họ cần hướng dẫn viên chức về việc kê khai và hoàn thiện hồ sơ theo quy định tại Thông tư.
- Kiểm tra và xác nhận thông tin: Sau khi viên chức hoàn thiện hồ sơ, đơn vị sử dụng có trách nhiệm kiểm tra thông tin trong hồ sơ. Nếu thông tin thống nhất, người đứng đầu đơn vị sẽ xác nhận và chịu trách nhiệm về nội dung. Trong trường hợp thông tin không thống nhất, đơn vị sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh thông tin.
- Kiểm tra và xác minh thông tin: Việc này được thực hiện bởi một Đoàn kiểm tra, xác minh gồm các thành viên được chỉ định từ đơn vị sử dụng viên chức. Đoàn này sẽ kiểm tra và xác minh các thành phần của hồ sơ tại các cơ quan có thẩm quyền.
- Báo cáo và xử lý: Sau khi kiểm tra và xác minh, Đoàn kiểm tra, xác minh sẽ lập biên bản kết luận và báo cáo cho đơn vị sử dụng viên chức. Đơn vị này sau đó sẽ chịu trách nhiệm xem xét kết quả và ra quyết định tiếp theo.
- Gia hạn và kết thúc: Trong trường hợp cần thiết, đơn vị sử dụng viên chức có thể yêu cầu gia hạn thời gian kiểm tra, xác minh. Thời gian kiểm tra, xác minh không được vượt quá 90 ngày kể từ khi bắt đầu, và có thể được gia hạn thêm 30 ngày nếu cần.
- Loại trừ các trường hợp không cần xác minh: Các trường hợp không cần xác minh bao gồm khi các thành phần hồ sơ không phải là thành phần gốc quy định hoặc khi các thành phần bị thất lạc nhưng được tìm thấy và xác nhận tính hợp pháp.
Trong quá trình này, sự công bằng, minh bạch và trung thực được đặt lên hàng đầu. Các cơ quan và đơn vị liên quan cần tuân thủ đúng quy trình và luật lệ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình tái lập hồ sơ viên chức.
2. Nội dung sửa chữa thông tin hồ sơ viên chức thực hiện như thế nào?
Căn cứ dựa theo khoản 3 Điều 12 của Thông tư 07/2019/TT-BNV có quy định về nội dung sửa chữa thông tin hồ sơ viên chức thực hiện. Cụ thể như sau:
- Thực hiện căn cứ vào giấy khai sinh hoặc quyển Lý lịch viên chức: Trong trường hợp các thành phần của hồ sơ viên chức không thống nhất, việc sửa chữa được thực hiện dựa trên thông tin trong giấy khai sinh gốc. Cụ thể, các thông tin khác sẽ được hoàn thiện, bổ sung và thống nhất theo thông tin trong giấy khai sinh. Trong trường hợp không có giấy khai sinh, căn cứ sẽ là quyển Lý lịch viên chức được lập khi viên chức được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước.
- Quyết định bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ: Việc sửa chữa các thông tin trong hồ sơ phải được quyết định bằng văn bản từ người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ, sau khi có biên bản kết luận từ việc kiểm tra, xác minh của đơn vị sử dụng viên chức. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình sửa chữa thông tin. Quyết định bằng văn bản từ người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ về việc sửa chữa các thông tin trong hồ sơ viên chức là một quy trình quan trọng đòi hỏi sự chặt chẽ và minh bạch. Điều này đảm bảo rằng mọi sửa đổi được thực hiện dựa trên các biên bản kết luận từ quá trình kiểm tra, xác minh của đơn vị sử dụng viên chức, giúp đảm bảo tính chính xác và công bằng trong quản lý nhân sự. Việc quyết định bằng văn bản là một phần không thể thiếu của quy trình sửa chữa thông tin hồ sơ viên chức. Bằng cách này, mọi sửa đổi đều được ghi chép và có tính pháp lý, từ đó tránh được những hiểu lầm và tranh chấp về thông tin được sửa đổi sau này. Sự chính xác và minh bạch trong quyết định này giúp tạo ra sự tin cậy và sự hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến việc sửa chữa hồ sơ viên chức.
- Không điều chỉnh ngày, tháng, năm sinh đối với đảng viên: Trong trường hợp viên chức là đảng viên của Đảng Cộng sản Việt Nam, ngày, tháng, năm sinh không được sửa đổi. Thay vào đó, thông tin về tuổi của viên chức sẽ được xác định dựa trên tuổi được khai trong hồ sơ lý lịch đảng viên, tức là thông tin chính thức và không thể thay đổi của viên chức khi được kết nạp vào Đảng. Quy định về việc không điều chỉnh ngày, tháng, năm sinh đối với đảng viên là một nguyên tắc quan trọng nhằm bảo vệ tính chính xác và minh bạch của thông tin trong hồ sơ viên chức, đặc biệt là đối với những viên chức đảng viên của Đảng Cộng sản Việt Nam. Điều này ánh sáng một phần của tôn trọng và đảm bảo tính thống nhất của thông tin liên quan đến các đảng viên, cũng như giữ vững uy tín và sự minh bạch của Đảng. Trong một xã hội nơi sự chính xác và minh bạch được đặt lên hàng đầu, việc giữ nguyên thông tin về ngày, tháng, năm sinh của đảng viên là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác của thông tin trong hồ sơ viên chức mà còn phản ánh sự tôn trọng và sự chú trọng đối với lịch sử và danh dự của mỗi đảng viên.
Những quy định này không chỉ đảm bảo tính chính xác của thông tin trong hồ sơ viên chức mà còn phản ánh tinh thần công bằng và minh bạch trong quản lý nhân sự của các cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước.
3. Việc thực hiện lưu giữ hồ sơ viên chức phải đảm bảo yêu cầu gì?
Lưu giữ hồ sơ viên chức là một phần không thể thiếu trong quản lý nhân sự của mỗi cơ quan, tổ chức. Việc này không chỉ đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin về nhân sự mà còn giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và có trật tự. Để đảm bảo quá trình lưu giữ hồ sơ viên chức được diễn ra một cách hiệu quả và linh hoạt, các yêu cầu cơ bản sau đây cần được tuân thủ:
- Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự tên hoặc đầu mối trực thuộc: Việc sắp xếp hồ sơ theo thứ tự chữ cái hoặc theo đầu mối trực thuộc giúp đảm bảo tính dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy. Khi cần tra cứu thông tin về một viên chức cụ thể, việc sắp xếp hồ sơ theo thứ tự này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Xếp tài liệu theo nhóm và thứ tự thời gian: Mỗi hồ sơ viên chức cần được chia thành các nhóm tài liệu phù hợp và xếp theo thứ tự thời gian. Việc này giúp thuận tiện cho việc tra cứu thông tin và đánh giá quá trình phát triển của viên chức trong thời gian qua. Cần kèm theo phiếu liệt kê tài liệu và phiếu kiểm soát hồ sơ để đảm bảo tính toàn vẹn và dễ quản lý của hồ sơ.
- Ghi thông tin viên chức bên ngoài bì hồ sơ: Bên cạnh việc sắp xếp hồ sơ theo thứ tự tên, cần ghi các thông tin cơ bản về viên chức bên ngoài bì hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm và xác định. Các thông tin này có thể bao gồm họ tên, bí danh, quê quán và số hồ sơ (số hiệu viên chức nếu có). Ngoài ra, cần lưu trữ và quản lý thông tin này trên hệ thống máy vi tính để dễ dàng truy cập và cập nhật khi cần thiết.
- Bảo đảm dễ bảo quản và không bị hư hỏng: Cuối cùng, việc lưu giữ hồ sơ viên chức cần bảo đảm rằng chúng dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng các loại bìa hồ sơ chất lượng tốt và đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp. Ngoài ra, cần thiết lập các biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin trong hồ sơ.
Như vậy thì việc tuân thủ các yêu cầu trên sẽ đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ quản lý của quá trình lưu giữ hồ sơ viên chức. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và có trật tự.
Nếu như các bạn còn có những vướng mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua số điện thoại tư vấn của tổng đài 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ chi tiết nhất. Xin trân trọng cảm ơn!
Bên cạnh đó các bạn còn có thể tham khảo thêm: Viên chức và mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và xếp lương viên chức khúc xã nhãn khoa
