Mục lục bài viết

1. Quy định của pháp luật về yêu cầu xuất trình bản gốc khi chứng thực

Việc xuất trình bản gốc khi thực hiện công chứng hoặc chứng thực không chỉ là yêu cầu về thủ tục mà còn là nguyên tắc pháp lý bắt buộc nhằm bảo đảm tính xác thực của giấy tờ, phòng ngừa hành vi giả mạo và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính. Đồng thời, khoản 5 Điều 2 của Nghị định này xác định bản chính là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại hoặc cấp khi đăng ký lại; hoặc văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định.

Trên cơ sở đó, khoản 1 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định người yêu cầu chứng thực phải xuất trình đồng thời bản chính và bản sao cần chứng thực. Đây là điều kiện tiên quyết để người thực hiện chứng thực đối chiếu, xác định nội dung của bản sao hoàn toàn phù hợp với bản chính trước khi ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu.

Đối với hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch, Luật Công chứng năm 2014 cũng đặt ra yêu cầu tương tự. Theo Điều 40 và Điều 41, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ liên quan như giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc các giấy tờ khác làm căn cứ xác lập giao dịch. Chỉ sau khi đã kiểm tra, đối chiếu đầy đủ, công chứng viên mới được ký và ghi lời chứng.

Pháp luật cũng quy định rõ thẩm quyền thực hiện chứng thực. Theo Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 280/2025/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao từ bản chính thuộc thẩm quyền của:

  • Phòng Tư pháp cấp huyện.
  • UBND cấp xã.
  • Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.
  • Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trong phạm vi được giao.

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP còn mở rộng việc phân công, ủy quyền thực hiện nhiệm vụ chứng thực tại UBND cấp xã nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính.

Bên cạnh việc quy định về thẩm quyền, pháp luật cũng phân định rõ trách nhiệm giữa người yêu cầu và người thực hiện chứng thực. Theo Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định số 280/2025/NĐ-CP) cùng Điều 9 và Điều 11 Thông tư số 01/2020/TT-BTP:

Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của bản chính được xuất trình.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và xác nhận bản sao đúng với bản chính trước khi thực hiện việc chứng thực.

Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu phát hiện bản sao không trùng khớp với bản chính hoặc bản chính thuộc trường hợp pháp luật cấm sử dụng để chứng thực thì cơ quan có thẩm quyền phải từ chối thực hiện thủ tục.

Ngoài yêu cầu phải có bản chính, pháp luật còn quy định một số trường hợp dù là bản chính nhưng vẫn không được sử dụng làm căn cứ chứng thực theo Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 6 Thông tư số 01/2020/TT-BTP, bao gồm:

  • Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung trái quy định.
  • Bản chính bị hư hỏng, không xác định được nội dung.
  • Giấy tờ thuộc phạm vi bí mật nhà nước hoặc có ghi rõ không được sao chụp.
  • Giấy tờ có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội.
  • Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định.
  • Văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Có thể thấy, pháp luật Việt Nam không chỉ yêu cầu xuất trình bản gốc mà còn đặt ra nhiều điều kiện kiểm tra đối với chính bản gốc đó nhằm bảo đảm việc công chứng, chứng thực được thực hiện trên cơ sở tài liệu hợp pháp và có giá trị pháp lý. Đây là nguyên tắc nền tảng góp phần bảo đảm an toàn cho các giao dịch dân sự, hành chính và thương mại.

 

2. Tại sao không thể thực hiện công chứng, chứng thực nếu thiếu bản gốc?

Việc bắt buộc xuất trình bản gốc khi công chứng, chứng thực không phải là yêu cầu mang tính hình thức mà là nguyên tắc cốt lõi để bảo đảm tính xác thực của giấy tờ, tính an toàn của giao dịch và hiệu lực pháp lý của văn bản được công chứng, chứng thực.

Theo khoản 1 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính làm cơ sở để đối chiếu với bản sao. Tương tự, Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng năm 2014 quy định công chứng viên phải kiểm tra, đối chiếu bản chính của các giấy tờ liên quan trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch.

Việc đối chiếu bản gốc giúp cơ quan có thẩm quyền xác định:

  • Giấy tờ có được cơ quan có thẩm quyền cấp hợp pháp hay không.
  • Nội dung trên bản sao có trùng khớp hoàn toàn với bản chính hay không.
  • Giấy tờ có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa, cắt ghép hoặc làm giả hay không.
  • Giấy tờ còn giá trị sử dụng và không thuộc trường hợp bị cấm chứng thực theo quy định của pháp luật.

Trong thực tế, các bản photo, bản quét hoặc hình ảnh điện tử có thể bị chỉnh sửa bằng nhiều phương thức khác nhau mà rất khó nhận biết nếu không đối chiếu trực tiếp với bản gốc. Nếu cơ quan có thẩm quyền vẫn thực hiện công chứng hoặc chứng thực trong trường hợp không có bản chính thì sẽ không có căn cứ xác nhận tính chính xác của tài liệu, làm phát sinh nguy cơ hợp thức hóa giấy tờ giả hoặc giấy tờ đã bị sửa đổi.

Đối với công chứng hợp đồng, việc kiểm tra bản chính còn giúp công chứng viên xác minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, tình trạng pháp lý của tài sản và tư cách của các bên tham gia giao dịch. Đây là cơ sở để hạn chế các tranh chấp về sau cũng như bảo vệ quyền lợi của bên thứ ba.

Chính vì vậy, khi người yêu cầu không xuất trình được bản gốc thì công chứng viên hoặc người thực hiện chứng thực có trách nhiệm từ chối giải quyết hồ sơ. Đây không phải là quyền lựa chọn mà là nghĩa vụ được pháp luật quy định.

Pháp luật cũng quy định chế tài xử lý nghiêm đối với các hành vi vi phạm quy trình đối chiếu bản chính.

Đối với người thực hiện chứng thực, hành vi chứng thực bản sao mà không đối chiếu với bản chính có thể bị xử phạt theo Điều 34 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 117/2024/NĐ-CP, với mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng và có thể bị buộc hủy bỏ kết quả chứng thực trái quy định.

Đối với công chứng viên, việc công chứng hợp đồng, giao dịch mà không yêu cầu xuất trình bản chính để kiểm tra có thể bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng, đồng thời có thể bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 01 tháng đến 03 tháng theo quy định của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP.

Người yêu cầu công chứng, chứng thực nếu sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ bị tẩy xóa hoặc giả mạo bản chính cũng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, bị tịch thu tang vật hoặc bị chuyển hồ sơ để xem xét trách nhiệm hình sự nếu có đủ yếu tố cấu thành tội phạm.

Có thể thấy, yêu cầu xuất trình bản gốc vừa là điều kiện bắt buộc để xác lập giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực, vừa là biện pháp quan trọng nhằm bảo đảm an toàn cho các giao dịch dân sự và duy trì tính minh bạch của hoạt động công chứng, chứng thực.

 

3. Giải đáp các trường hợp đặc biệt: Mất giấy tờ gốc hoặc bản sao thay thế

Không phải mọi trường hợp mất bản gốc đều đồng nghĩa với việc người dân không thể thực hiện các giao dịch hoặc thủ tục hành chính. Pháp luật hiện hành đã dự liệu nhiều cơ chế thay thế hợp pháp nhằm bảo đảm quyền và lợi ích của cá nhân, tổ chức khi bản chính bị mất, hư hỏng hoặc không còn khả năng sử dụng.

Một trong những giải pháp phổ biến nhất là xin cấp bản sao từ sổ gốc. Theo khoản 1 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, đây là việc cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào dữ liệu lưu trữ để cấp bản sao có nội dung đúng như bản chính đã được cấp trước đây.

Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và điểm b khoản 2 Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP quy định bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Đối với các giấy tờ như giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, học bạ, trích lục hộ tịch hoặc nhiều loại giấy tờ được lưu trong sổ gốc, người dân có thể trực tiếp đề nghị cơ quan đã cấp giấy tờ trước đây cấp bản sao từ sổ gốc mà không cần xuất trình bản chính đã mất.

Khi thực hiện thủ tục này, người yêu cầu thường cần chuẩn bị:

  • Đơn đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc.
  • Căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
  • Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện nếu thực hiện thay cho người khác.

Đối với những loại giấy tờ không áp dụng cơ chế cấp bản sao từ sổ gốc thì người dân phải thực hiện thủ tục xin cấp lại bản chính theo quy định chuyên ngành.

Ví dụ:

  • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phải thực hiện thủ tục khai báo mất và xin cấp lại tại cơ quan đăng ký đất đai.
  • Giấy phép lái xe thực hiện thủ tục cấp lại theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
  • Giấy tờ hộ tịch trong trường hợp đặc biệt có thể thực hiện thủ tục đăng ký lại hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch.

Ngoài bản sao giấy truyền thống, pháp luật còn ghi nhận hình thức chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.

Theo đó, người dân vẫn phải mang bản chính đến cơ quan có thẩm quyền để thực hiện việc số hóa và chứng thực điện tử lần đầu. Sau khi cơ quan chứng thực gắn chữ ký số và lưu trữ trên hệ thống, bản sao điện tử này có giá trị sử dụng trong các giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật mà không phải tiếp tục xuất trình bản chính giấy trong từng lần sử dụng.

Như vậy, mặc dù pháp luật không cho phép công chứng hoặc chứng thực khi không có bản gốc để đối chiếu, nhưng người dân vẫn có thể sử dụng các cơ chế thay thế hợp pháp như bản sao từ sổ gốc, cấp lại bản chính hoặc bản sao điện tử được chứng thực để đáp ứng yêu cầu của từng loại thủ tục.

 

4. Thủ tục công chứng, chứng thực giấy tờ cần chuẩn bị những gì?

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp quá trình công chứng, chứng thực được thực hiện nhanh chóng, hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ nhiều lần.

Đối với chứng thực bản sao từ bản chính theo Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu cần chuẩn bị:

  • Bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm căn cứ chứng thực.
  • Bản sao cần chứng thực. Nếu chưa có bản photo, cơ quan thực hiện chứng thực có thể sao chụp từ bản chính theo quy định và thu phí.
  • Giấy tờ tùy thân như thẻ căn cước, căn cước công dân, căn cước điện tử trên VNeID hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

Đối với công chứng hợp đồng, giao dịch theo Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng năm 2014, hồ sơ thông thường gồm:

  • Phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu.
  • Dự thảo hợp đồng hoặc giao dịch nếu các bên đã chuẩn bị.
  • Bản chính giấy tờ tùy thân của các bên tham gia.
  • Bản chính giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản.
  • Các giấy tờ liên quan khác theo từng loại giao dịch như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy chứng nhận kết hôn, văn bản ủy quyền, văn bản khai nhận di sản hoặc giấy tờ chứng minh quyền đại diện.

Về thời hạn giải quyết, Điều 21 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định yêu cầu chứng thực bản sao thông thường được giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ mà chưa thể giải quyết thì được trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Đối với trường hợp phải chứng thực nhiều loại giấy tờ, giấy tờ có nhiều trang hoặc số lượng bản sao lớn, thời gian giải quyết có thể kéo dài nhưng không quá 02 ngày làm việc hoặc theo thỏa thuận bằng văn bản giữa cơ quan thực hiện và người yêu cầu.

Ngoài hình thức chứng thực bản sao giấy truyền thống, người dân hiện nay còn có thể lựa chọn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính hoặc đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc khi đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật. Mỗi hình thức có phạm vi sử dụng và thủ tục riêng nhưng đều hướng tới mục tiêu bảo đảm tính xác thực của giấy tờ.

 

5. Các câu hỏi thường gặp về việc công chứng không cần bản gốc

Câu hỏi: Có thể dùng bản sao đã được chứng thực để tiếp tục chứng thực thành nhiều bản sao khác hay không?

Trả lời: Không. Bản sao đã được chứng thực không phải là bản chính theo khoản 5 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Vì vậy, không thể sử dụng bản sao chứng thực để tiếp tục chứng thực thành các bản sao khác.

Câu hỏi: Bản gốc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đang được ngân hàng giữ thì có thể công chứng hợp đồng chuyển nhượng hay không?

Trả lời: Thông thường không thể thực hiện nếu công chứng viên không được đối chiếu bản chính. Trường hợp ngân hàng đang giữ bản gốc, việc công chứng chỉ có thể thực hiện khi có sự phối hợp để công chứng viên kiểm tra trực tiếp bản chính theo đúng quy định pháp luật và quy trình của tổ chức tín dụng.

Câu hỏi: Mất bằng đại học bản gốc thì có thể mang bản photo đi chứng thực không?

Trả lời: Không. UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng sẽ từ chối chứng thực vì không có bản chính để đối chiếu. Giải pháp phù hợp là đề nghị cơ sở giáo dục cấp bản sao từ sổ gốc. Bản sao này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong hầu hết các giao dịch theo quy định.

Câu hỏi: Có thể sử dụng căn cước điện tử trên VNeID thay cho thẻ căn cước gắn chíp khi đi chứng thực hay không?

Trả lời: Theo các quy định hiện hành đã được sửa đổi, bổ sung, căn cước điện tử trên tài khoản định danh điện tử đủ điều kiện có thể được sử dụng thay cho giấy tờ nhân thân trong nhiều thủ tục. Tuy nhiên, đối với các giấy tờ về tài sản như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc các giấy tờ chuyên ngành chưa được số hóa đầy đủ thì vẫn phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Câu hỏi: Có trường hợp ngoại lệ nào không cần xuất trình bản gốc khi công chứng hay không?

Trả lời: Luật Công chứng năm 2014 chỉ quy định trường hợp ngoại lệ đối với việc công chứng di chúc trong tình huống tính mạng của người lập di chúc bị đe dọa theo khoản 2 Điều 41. Trong trường hợp này, công chứng viên có thể thực hiện việc công chứng mà chưa yêu cầu đầy đủ bản chính của các giấy tờ liên quan, nhưng phải ghi rõ lý do vào lời chứng. Ngoài trường hợp đặc biệt này, nguyên tắc xuất trình bản gốc vẫn phải được tuân thủ khi thực hiện công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật.

Quý bạn đọc cũng có thê xem thêm các nội dung khác về công chứng như: