1. Công chứng là gì?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Từ khái niệm trên có thể hiểu một cách gọn như sau: Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận về:

– Xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của một hợp đồng, của giao dịch dân sự bằng văn bản;

– Xác nhận về tính chính xác, tính hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ, các văn bản từ tiếng Việt được dịch sang tiếng nước ngoài hoặc được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Theo quy định của pháp luật thì những giấy tờ đó phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

2. Đặc điểm của hoạt động công chứng?

Thứ nhất, về chủ thể thực hiện hoạt động công chứng: Theo quy định của pháp luật công chứng hiện nay, hoạt động công chứng được diễn bởi hai loại chủ thể:

Chủ thể thứ nhất là, công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng 2014.

Chủ thể thứ hai là, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước nước ngoài theo quy định tại Điều 78 Luật Công chứng, cụ thể: “Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam…”

Hoạt động công chứng của Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện thông qua các viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của cơ quan đó và hoạt động công chứng bị giới hạn đối với các trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, về đối tượng của hoạt động công chứng: Hoạt động công chứng được thực hiện với các đối tượng bao gồm: hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản; bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Thứ ba, về nội dung của hoạt động công chứng: Nội dung của hoạt động công chứng là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Tính xác thực ở đây được hiểu là việc xác thực chính xác về thời gian, địa điểm diễn ra việc giao kết hợp đồng, giao dịch; xác định đúng người yêu cầu công chứng (trên cơ sở giấy tờ tùy thân, giấy tờ, tài liệu về tình trạng hôn nhân, giấy tờ được ủy quyền,… mà người yêu cầu công chứng cung cấp) cũng như năng lực hành vi của người yêu cầu công chứng tại thời điểm công chứng; xác định đúng đối tượng của hợp đồng, giao dịch (trên cơ sở các giấy tờ, tài liệu về tài sản, về công việc phải làm,… mà người yêu cầu công chứng cung cấp); xác định đúng nội dung các điều khoản của hợp đồng, giao dịch (trên cơ sở ghi nhận chính xác ý chí chủ quan của các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch); tính chính xác của giấy tờ văn bản được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc tiếng Việt sang tiếng nước ngoài (bản dịch).

Tính hợp pháp ở đây được hiểu là việc lập và giao kết hợp đồng, giao dịch phải tuân thủ đúng thủ tục mà pháp luật quy định, đồng thời nội dung các điều khoản, thỏa thuận (ý chí của các bên) trong hợp đồng giao dịch không được trái với quy định của pháp luật, đạo đức xã hội. Có nghĩa là, chỉ các hợp đồng giao dịch hợp pháp mới được công chứng viên xác nhận, những hợp đồng giao dịch bất hợp pháp sẽ bị từ chối công chứng. Điều này cũng tương tự đối với việc công chứng các bản dịch. Chính đặc điểm này của công chứng làm cho hoạt động công chứng có chức năng đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa các tranh chấp xảy ra, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các cá nhân tổ chức có liên quan đến hợp đồng giao dịch.

Thứ tư, về phạm vi công chứng: Luật Công chứng không quy định cụ thể phạm vi những hợp đồng giao dịch, bản dịch nào bắt buộc phải thực hiện việc công chứng nhưng tại các luật chuyên ngành khác có liên quan, chúng ta có thể liệt kê một số loại hợp đồng, giao dịch sau thuộc diện phải công chứng: hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại (Khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở 2014); hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (Điểm a Khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013);….

Ngoài các trường hợp theo quy định của pháp luật phải bắt buộc công chứng, thì các hợp đồng, giao dịch, bản dịch có thể được thực hiện hoạt động công chứng khi người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu công chứng và không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội.

Thứ năm, về chức năng của hoạt động công chứng: Hoạt động công chứng được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các cá nhân tổ chức liên quan. Bên cạnh đó, công chứng còn có chức năng tạo lập và cung cấp các chứng cứ cho hoạt động tài phán. Pháp luật công chứng đã thể hiện chức năng này thông qua việc đề cao giá trị pháp lý của văn bản công chứng, cụ thể Khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định:“ Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu”. Chức năng này được xuất phát từ việc những thỏa thuận, tình tiết sự kiện trong văn bản công chứng đã được công chứng viên xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp theo một thủ tục chặt chẽ do pháp luật quy định. Chính vì vậy, mà văn bản công chứng không thể tùy tiện bị hủy bỏ mà phải tuân theo quy định của pháp luật cụ thể; qua đó, thể hiện bản chất của hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, một biện pháp bảo đảm an toàn pháp lý chứ không phải là một thủ tục hành chính.

3. Thẩm quyền chứng thực giấy tờ

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực thuộc về các cơ quan sau đây:

–  Thẩm quyền của Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp)

Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:

– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định nêu trên, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

– Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã)

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm:

– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

– Chứng thực di chúc;

– Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Lưu ý: Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Thẩm quyền của  Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện)

Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc

– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

Thẩm quyền của Công chứng viên

Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc:

– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

Công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

4. Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền công chứng giấy tờ gì?

Các trường hợp thực hiện chứng thực giấy tờ, văn bản thuộc phạm vi và thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP gồm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

- Chứng thực di chúc;

- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất hoặc nhà ở.

Lưu ý:

- Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà.

- Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc theo quy định nêu trên không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

5. Vì sao phải công chứng?

Theo quy định của pháp luật, có một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng. Trong các trường hợp các bên không thực hiện công chứng, hợp đồng đó được coi là vô hiệu và không có giá trị pháp lý. Thông thường, các giao dịch liên quan đến bất động sản như mua bán, tặng cho, thế chấp, góp vốn... đều phải công chứng.

Việc công chứng không chỉ có ý nghĩa về mặt pháp lý mà trên phương diện kinh tế, còn giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.