Làm lý lịch tư pháp ở đâu? Hồ sơ gồm những gì?

1. Lý lịch tư pháp là gì?

Lý lịch tư pháp là một loại hồ sơ quan trọng phản ánh toàn bộ thông tin liên quan đến án tích của cá nhân, bao gồm các bản án và quyết định hình sự đã được Tòa án tuyên bố có hiệu lực pháp luật, cũng như tình trạng thi hành án. Thông tin này không chỉ cho biết cá nhân đó đã từng bị kết án mà còn bao gồm các quy định về việc cấm cá nhân đó đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo hoặc quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp hoặc hợp tác xã trong trường hợp các doanh nghiệp hoặc hợp tác xã đó đã bị Tòa án tuyên bố phá sản.

Phiếu lý lịch tư pháp, hay còn gọi là giấy xác nhận không có tiền án tiền sự, là một loại chứng nhận chính thức do cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cấp. Phiếu này có giá trị chứng minh rõ ràng về việc cá nhân có hay không có án tích, và đồng thời cung cấp thông tin về việc cá nhân đó có bị cấm đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo, thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã hay không, đặc biệt là trong những trường hợp doanh nghiệp hoặc hợp tác xã của cá nhân đó đã bị Tòa án tuyên bố phá sản. (Khoản 1, 4 Điều 2 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009).

2. Làm lý lịch tư pháp ở đâu?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 45 của Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, việc làm lý lịch tư pháp, cụ thể là việc xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1, phải được thực hiện theo các quy trình và địa điểm được xác định như sau:

- Đối với công dân Việt Nam, việc nộp hồ sơ xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 được thực hiện tại Sở Tư pháp thuộc địa phương nơi cá nhân đó thường trú. Trong trường hợp cá nhân không có nơi thường trú, hoặc không đăng ký thường trú tại một địa phương cụ thể, thì có thể nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi cá nhân đang tạm trú. Đối với những trường hợp cá nhân đang cư trú ở nước ngoài, hồ sơ xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 cần được nộp tại Sở Tư pháp tại địa phương nơi cá nhân đó đã cư trú trước khi xuất cảnh ra nước ngoài.

- Đối với người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam, quy trình nộp hồ sơ xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 cũng cần được thực hiện tại Sở Tư pháp thuộc địa phương nơi người đó cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp người nước ngoài đã rời khỏi Việt Nam, hồ sơ xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 cần được nộp tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.

Như vậy, việc nộp hồ sơ xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 cần tuân thủ theo đúng quy định về địa điểm nộp hồ sơ dựa trên tình trạng cư trú của cá nhân, nhằm đảm bảo việc xét duyệt và cấp phát Phiếu lý lịch tư pháp được thực hiện một cách chính xác và hợp lệ.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện việc làm lý lịch tư pháp cho cá nhân, hồ sơ cần bao gồm các tài liệu sau đây:

- Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, cần phải được điền theo mẫu quy định. Cụ thể, có hai mẫu tờ khai như sau:

+ Mẫu số 03/2013/TT-LLTP: Đây là mẫu dành cho những cá nhân có nhu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Khi sử dụng mẫu này, người yêu cầu phải điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và cung cấp các thông tin cần thiết để hoàn tất hồ sơ.

+ Mẫu số 04/2013/TT-LLTP: Mẫu này dành cho những trường hợp đặc biệt, bao gồm cá nhân ủy quyền cho người khác yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 hoặc cá nhân là cha mẹ của người chưa thành niên yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2. Tờ khai này cần phải được điền đầy đủ thông tin liên quan đến việc ủy quyền hoặc yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người chưa thành niên.

- Bản chụp giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Đây là giấy tờ tùy thân cần thiết để xác minh danh tính của người yêu cầu.

- Văn bản ủy quyền, trong trường hợp cá nhân ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1. Tuy nhiên, nếu người được ủy quyền là cha, mẹ, vợ, chồng, hoặc con của người ủy quyền thì không cần phải có văn bản ủy quyền. Đối với các trường hợp khác, văn bản ủy quyền cần phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.

Các quy định về các tài liệu và mẫu tờ khai được căn cứ theo Điều 45 của Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, khoản 4 của Điều 37 của Luật Cư trú năm 2020, và Phụ lục II của Thông tư 16/2013/TT-BTP.

Lưu ý: thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp: 

Thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp được quy định không vượt quá 10 ngày làm việc, tính từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền nhận được yêu cầu hợp lệ từ cá nhân hoặc tổ chức. Trong trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là công dân Việt Nam, nhưng người này đã cư trú ở nhiều địa phương khác nhau hoặc có thời gian sinh sống tại nước ngoài, hoặc trong trường hợp người nước ngoài thuộc diện quy định tại khoản 2 và khoản 3 của Điều 47 thuộc Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, và còn phải thực hiện xác minh về điều kiện xóa án tích tự động theo quy định tại khoản 3 Điều 44 của cùng một bộ luật, thì thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp có thể kéo dài không quá 15 ngày làm việc.

Trong tình huống khẩn cấp được quy định tại khoản 1 của Điều 46 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp sẽ được rút ngắn, không vượt quá 24 giờ kể từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền nhận được yêu cầu khẩn cấp đó. Quy định này nhằm đảm bảo việc xử lý nhanh chóng và kịp thời trong các trường hợp cần thiết.

Lưu ý về những trường hợp từ chối cấp phiếu lý lịch tư pháp:

Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có quyền quyết định từ chối việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong một số trường hợp cụ thể, theo quy định của pháp luật. Các trường hợp mà cơ quan có quyền từ chối cấp Phiếu lý lịch tư pháp bao gồm:

- Trường hợp việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp không thuộc thẩm quyền của cơ quan đang thực hiện việc cấp phát, nghĩa là cơ quan đó không có quyền và trách nhiệm theo quy định của pháp luật để thực hiện việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong tình huống cụ thể này.

- Trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho một cá nhân khác nhưng không đáp ứng đủ các điều kiện và yêu cầu được quy định rõ ràng tại Điều 7 và khoản 3 của Điều 45 thuộc Luật Lý lịch tư pháp năm 2009. Điều này bao gồm việc thiếu các điều kiện cần thiết để yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp hoặc không tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến quyền và nghĩa vụ trong việc yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người khác.

- Trường hợp giấy tờ, tài liệu kèm theo Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp không đầy đủ, chính xác hoặc có dấu hiệu giả mạo. Điều này có thể bao gồm việc các giấy tờ không cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết theo yêu cầu của cơ quan quản lý, hoặc có dấu hiệu làm giả các tài liệu nhằm mục đích lừa đảo hoặc gian lận trong quá trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

Khi cơ quan quản lý quyết định từ chối cấp Phiếu lý lịch tư pháp, cơ quan đó có trách nhiệm phải thông báo cho người yêu cầu bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do cụ thể dẫn đến quyết định từ chối cấp Phiếu lý lịch tư pháp, để người yêu cầu có thể hiểu rõ nguyên nhân và có thể thực hiện các bước cần thiết để khắc phục hoặc phản hồi, nếu cần thiết.

(Điều 49 Luật Lý lịch tư pháp 2009)

Bạn đọc có thể tham khảo bài viết sau: Thời hạn sử dụng phiếu lý lịch tư pháp sau khi cấp?
Bạn đọc có thắc mắc về nội dung bài viết hay thắc mắc về vấn đề pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 19006162 hoặc thông qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn