Làm thế nào để biết công ty đã chốt sổ bảo hiểm

1. Tầm quan trọng của việc chốt sổ bảo hiểm xã hội

Chốt sổ bảo hiểm xã hội cũng là một trong những thủ tục tất toán và chấm dứt quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng Bảo hiểm. Chốt sổ bảo hiểm sẽ diễn ra khi người  lao động nghỉ việc hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện hay đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn đến việc cần phải chuyển Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với cơ quan cũ.

Chốt sổ bảo hiểm rất quan trọng, nó là điều kiện để người lao động được hưởng các trợ cấp như trợ cấp thất nghiệp hay để rút sổ bảo hiểm một lần. Hơn nữa, chôt sổ bảo hiểm cũng giúp cho người lao động được ghi nhận quá trình đóng của người lao động và trách nhiệm chốt sổ sẽ thuộc về phía người sử dụng lao động.

2. Làm thế nào để biết công ty đã chốt sổ bảo hiểm?

Có 4 cách để biết được công ty đã cũ đã chốt sổ BHXH hay chưa chốt, cụ thể như sau:

- Cách 1: xem trên tờ rời mà cơ quan BHXH đã cung cấp. Nếu như tờ rời có dòng chữ tổng thời gian tham gia BHXH là bao nhiêu năm thì khi đó khẳng định rằng sổ bảo hiểm đã được chốt.

- Cách 2: tra cứu tại địa chỉ: https://baohiemxahoi.gov.vn/ tại cổng thông tin điện tử của bảo hiểm xã hội Việt Nam, để thực hiện cách 2 thì người lao động thực hiện theo các bước như sau:

+ Đầu tiên đăng nhập vào địa chỉ nêu trên, sau đó chọn tra cứu và chọn tra cứu quá trình tham gia bảo hiểm xã hội

+ Tiếp theo, người tra cứu thực hiện nhập thông tin vào các ô để hướng dẫn, trong đó phải chọn chính xác tên và tỉnh thành nơi cơ quan bảo hiểm mà người cần tra cứu tham gia trong các thanh tuỳ chọn, nhập khoảng thời gian tương ứng mà người lao động đã tham gia bảo hiểm tại công ty cũ hoặc toàn bộ thời gian từ khi bắt đầu tham gia bảo hiểm xã hội cho đến hiện tại.

Đối với phần thông tin cá nhân, hãy điền đầy đủ số căn cước công dân, họ tên của người cần tra cứu, tên viết có dấu hay không có dấu. Sau đó nhập số điện thoại hay dùng để nhận mã OTP của dịch vụ chăm sóc khách hàng bên bảo hiểm xã hội.

+ Bước tiếp theo là tích chọn ô "tôi không phải người máy" để xác minh thông tin, sau đó kích chuột vào ô "Lấy mã OTP" mã xác thực sẽ được gửi đến số điện thoại mà người có nhu cầu đăng ký. Mã OTP sẽ tự động xuất hiện tại hệ thống để người có nhu cầu sẽ nhập đầy đủ thông tin

+ Bước cuối cùng nhập mã OTP và tra cứu: khi thông tin được điền đầy đủ, hệ thống sẽ tự động xuất hiện thêm phần Nhập mã OTP, điền mã số xã nhận OTP trong tin nhắn được vào ô "Nhập mã OTP" (trong thời gian  240s từ khi nhận được tin nhắn).

- Cách 3: tra cứu qua ứng dụng VssID, cụ thể trên ứng dụng VssID sẽ có đầy đủ quá trình tham gia BHXH theo tháng để người lao động theo dõi chi tiết được tình hình đóng bảo hiểm xã hội của mình đang được thực hiện như thế nào. Nếu như công ty cũ đã chốt sổ nhưng chưa trả quá trình ấy thì người lao động buộc phải liên hệ công ty để lấy lại hoặc liên hệ bảo hiểm xã hội tại quận/huyện nơi mình đóng bảo hiểm xã hội để xin lại tờ đã chốt

- Cách 4: là cách thủ công và cũng là cách thông dụng để những người chưa biết cách tra cứu đó là khi người lao động làm thủ tục hưởng bảo hiểm xã hội và gửi hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm, sau đó bảo hiểm sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ sau đó trả lại kết quả và thông báo là đã được chốt hay chưa chốt.

3. Làm thế nào khi công ty cũ không thực hiện chốt sổ?

Điều đầu tiên phải khằng định, trách nhiệm của người sử dụng lao động là phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đăng ký bảo hiểm xã hội để chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động bên cạnh đó cần phải xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc khi thôi việc theo quy định

Nếu công ty/người sử dụng lao động không hoàn thành được thủ tục xác nhận thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính các giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định thì có thể bị xử phạt cao nhất lên đến 20 triệu đồng.

Bên cạnh đó, người lao động có quyền khiếu nại người sử dụng lao động theo quy định cụ thể: người lao động có quyền đề nghị các cơ quan, cá nhân, tổ chức có thẩm quyền xem xét lại hành vi hành chính, quyết định hành chính của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội và xâm phạm đến quyền lợi của người lao động cụ thể đối với hành vi không chốt sổ bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động làm ảnh hưởng đến quá trình nhận trợ cấp thất nghiệp, rút bảo hiểm xã hội 1 lần.....

Người lao động có thể lựa chọn khởi kiện công ty cũ theo quy định.

Như vậy, người sử dụng lao động không chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ bị xử phat hành chính. Ngoài ra, người lao động còn có thể khởi kiện người sử dụng lao động hoặc có thể khởi kiện tại Toà án.

4. Chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện như thế nào?

Theo quy định thì trong vòng 14 ngày hoặc các trường hợp đặc biệt có thể lên đến tối đa 30 ngày thì người sử dụng lao động cần phải thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hộ. Để thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động cũng như phải cung cấp các giấy tờ tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu như người lao động có yêu cầu, tất cả các chi phí do người sử dụng lao động trả như chi phí sao, gửi tài liệu. 

- Người lao động thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội, thì cần làm tờ khai kèm theo hồ sơ để báo giảm lao động, cụ thể, người sử dụng lao động cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS, tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS; danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS); bảng kê thông tin; thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng của người lao động.

- Sau đó người sử dụng lao động gửi hồ sơ báo giảm lao động trực tiếp tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc gửi qua đường bưu điện. Sau khi báo giảm thành công thì tiến hành chốt sổ BHXH

- Bước tiếp theo sẽ thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội, hồ sơ chốt được quy định định bao gồm: danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; sổ bảo hiểm xã hội; bảng kê thông tin; tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; các tờ rời bảo hiểm xã hội; quyết định chấm dứt hợp đồng lao động; thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng của người lao động

- Cuối cùng người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ chốt bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc nộp qua đường bưu điện

Như vậy, khi người lao động nghỉ việc thì người sửu dụng lao động cần thực hiện báo giảm lao động thì làm hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội trong khoảng 14 ngày hoặc tối đa là 30 ngày.

Trên đây là thông tin của Luật Minh Khuê muốn trao đổi với khách hàng về chốt sổ bảo hiểm xã hội. Nếu cần hỗ trợ thì khách hàng liên hệ qua tổng đài 1900.6162 hoặc qua email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng.