1. Dự trù kinh phí được hiểu như thế nào?

Dự trù kinh phí  là việc ước tính chi phí của từng công việc sắp thực hiện để lo liệu, dự trù, xin kinh phí, khi phát hiện những công việc chưa được ghi trong kế hoạch thì vẫn có thể triển khai dựa vào việc chi tiêu.

Bảng dự trù kinh phí được lập ra nhằm thống kê rõ ràng, cụ thể những hạng mục công việc hoặc số lượng hàng hóa, thông tin về những sản phẩm gồm số lượng, đơn giá, thành tiền, ... thể hiện đầy đủ thông tin lẫn kinh phí cần dự trù

Khi lập bảng dự trù kinh phí cần có chữ ký, họ và tên của người lập bảng, chỉ có giá trị khi được phê duyệt, đồng ý của lãnh đạo cấp trên. Việc lập bảng dự trù kinh phí giúp những người có liên quan hình dung được những khoản kinh phí mà họ cần phải chi cho một kế hoạch, sự kiện, công việc nào đó

Việc tính toán kinh phí có thể không chính xác được 100% tuy nhiên lại mang tính ước lượng tương đối giúp tổ chức, cá nhân liên quan dự trù được kinh phí mà họ cần chi trả. Tùy vào từng mục đích sử dụng của mỗi cá nhân, mỗi tổ chức mà có sự đa dạng về nội dung, có thể tự điều chỉnh mẫu bảng dự trù kinh phí sao cho phù hợp với mục đích cần sử dụng.

Bảng dự trù kinh phí sẽ liệt kê cụ thể những thứ cần chuẩn bị, số lượng cụ thể, giá cả dự trù chi tiết, người chuẩn bị sự kiện chỉ cần mua đủ số lượng cần thiết đã được thể hiện trong bảng.

>> Xem thêm: Mẫu Tờ trình xin kinh phí mới nhất 

 

2. Mẫu bảng dự trù kinh phí (Mẫu mới nhất)

Ví dụ:  Ngày 15/3/2023, Câu lạc bộ B (50 thành viên) thuộc trường đại học A dự tính tổ chức một cuộc thi (sự kiện) tìm hiểu kiến thức pháp luật với quy mô toàn tường, những đạo cụ cần chuẩn bị gồm: bục phát biểu, chuông, quà, giấy khen, máy chiếu, màn chiếu, ban hậu cần phụ trách công tác chuẩn bị và dự trù kinh phí

TRƯỜNG ĐẠI HỌC A

CÂU LẠC BỘ B

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kính gửi: BGH trường đại học A, Chủ nhiệm Câu lạc bộ B

Tên tôi là: Nguyễn Văn A     Phòng, khoa: Ban Hậu cần, Câu lạc bộ B

Nội dung: Dự trù kinh phí tổ chức cuộc thi tìm hiểu pháp luật ngày 15/3/2023.

STT Hạng mục Số lượng Đơn giá  Thành tiền
1 Thuê địa điểm 1 hội trường 100.000 100.000
2 Thuê nhóm nhảy, ca sĩ, vũ đoàn 4 tiết mục, 1 nhóm nhảy, 2 ca sĩ 1.000.000 1.000.000
3 Thuê Micro 12 cái 100.000 1.200.000
4 Thuê Loa 1 cái 1.000.000 1.000.000
5 Máy tính kết nối với máy chiếu 1 cái 0 0
6 Bục phát biểu 1 cái 100.000 100.000
7 Bục bấm chuông 10 cái 200.000 2.000.000
8 Sổ tay 5 sổ 30.000 150.000
9 Bút bi 10 chiếc 3.000 30.000
10 Máy chiếu 1 cái 0 0
11 Màn chiếu 1 cái 0 0
12 Giấy khen 5 cái 5.000 25.000
13 Baner 1 cái 50.000 50.000
14 Thẻ thành viên BTC, dây đeo 50 thẻ, 50 dây 25.000 1.250.000
15 Thuê MC 2 MC 200.000 400.000
16 Tiền thưởng 1 nhất, 1 nhì, 1 ba, 1 khuyến khích, 1 khán giả yêu thích nhất 2.600.000 2.600.000
17 Rủi ro phát sinh   500.000 500.000
  Tổng:     10.405.000

                                                                                                                                                                 Hà Nội, ngày 04 tháng 3 năm 2023

Hiệu trưởng duyệt

(Ký, ghi rõ họ tên)

Trưởng phòng KH - TC

(Ký, ghi rõ họ tên)

Chủ nhiệm CLB

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người lập

(Ký, ghi rõ họ tên)

 

3. Một số lưu ý khi xây dựng bảng dự trù kinh phí

- Người lập bảng phải là người nghiên cứu, nắm rõ về kế hoạch tổ chức sự kiện, nắm bắt được tầm quan trọng trong việc lập bảng dự trù kinh phí

- Phải nắm được một số thông tin cơ bản: Ý nghĩa, mục đích

- Năm bắt được các thôn tin trên, người lập bảng dự trù kinh phí sẽ biết được sự kiện cần triển khai những gì, cách thực hiện, cần có những hạng mục nào, ngân sách cho hạng mục đó là bao nhiêu, ...

* Cách xây dựng bảng dự trù kinh phí : 

Giai đoạn 1: Nghiên cứu và nắm bắt kế hoạch tổ chức sự kiện. Bất kể là sự kiện nhỏ hay lớn, những người tổ chức sự kiện cần nhận thức được tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí nhưng trước khi lập bảng cần nghiên cứu và nắm chắc nội dung, những gì cần chuẩn bị. Việc xác định được những yếu tố căn bản trước khi lập bảng sẽ giúp cho người lập chủ động biết được cần triển khai cái gì, thực hiện ra sao, cụ thể cần thực hiện những hạng mục gì cần tới kinh phí và ngân sách cho từng hạng mục là bao nhiêu. Như vậy sẽ giúp quá trình tổ chức sự kiện trở nên trơn tru hơn. Nhiều người khi mới bắt đầu tập tổ chức sự kiện không hiểu được tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí hoặc bỏ qua một số hạng mục gây ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra thậm chí còn gây ra tổn thất.

Giai đoạn 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mục. Người lập bảng cần sắp xếp các sự kiện, đưa ra những hạng mục cần thiết, kèm theo các loại phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa, quà tặng, ... tất cả đều phải được xác định rõ số lượng và kinh phí dự trù. Tùy vào từng sự kiện, quy mô và việc dự trù kinh phí sẽ khác nhau nhưng về cơ bản, bảng dự trù kinh phí cho một sự kiện sẽ bao gồm: không gian tổ chức, sân khấu, design, thiết bị âm thanh, ánh sáng, các tiết mục biểu diễn trong sự kiện, nhân sự hậu cần, hoạt náo viên, hệ thống bàn, ghế ngồi, biển quảng cáo, ấn phẩm, thư mời, baner, quà tặng, quay phim, chụp ảnh, đạo diễn, MC, đồn phục biểu diễn, lễ tân, phục vụ, quảng cáo sự kiện, truyền thông báo chí, chỗ để xe, internet, phí phát sinh và dự phòng, ...

Giai đoạn 3: Lên danh sách kinh phí dự trù cho những rủi ro phát sinh. Càng nhiều hạng mục cần thực hiện thì rủi ro phát sinh càng cao. Chính vì vậy mà cần dự trù cả kinh phí cho mục này. Cố gắng tính toán và dự liệu xem có thể phát sinh ra những rủi ro nào trong quá trình diễn ra sự kiện để dự trù khoản kinh phí phù hợp. Chẳng hạn như khi tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy dự đoán các yếu tố để dự phòng rủi ro như thêm số lượng bàn, ghế, phông, bạt để tránh sự ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, gió, bão, ... Hoặc khi tới mùa tổ chức sự kiện, giá thuê một số trang thiết bị sẽ theo đó tăng cao, cần cân nhắc thiết lập các con số để tránh chênh lệch.

Giai đoạn 4: Tính tổng kinh phí sau khi dự trù.  Sau khi đã hoàn thành bảng dự trù kinh phí và trước khi trình lên cấp trên, người lập bảng cần tính tổng chi phí dự trù cho cả sự kiện, bao gồm cả chi phí cho những rủi ro phát sinh. Đòi hỏi người lập cần thực sự cẩn trọng, cầu toàn và tỉ mỉ, tư duy khoa học, quan sát tốt, dự đoán được những khía cảnh có thể xảy ra nhỏ nhất. Có thể thấy, nếu bảng dự trù kinh phí không được tính toán hiệu quả, chi phí dự trù thấp hơn chi phí thực tế, người lập bảng có thể phải tự bỏ tiền túi ra để bù bào.

>> Xem thêm: Mẫu tờ trình xin kinh phí mua sắm thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất

Trên đây là toàn bộ phần nội dung tư vấn thông tin về chủ đề bảng dự trù kinh phí mà Luật Minh Khuê mang đến cho quý khách hàng. Còn bất kỳ điều gì vướng mắc, quý khách hàng vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc gửi email tới địa chỉ: Tư vấn pháp luật qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ tốt nhất từ Luật Minh Khuê. Chúng tôi rất hân hạnh nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Trân trọng./.