1. Các mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận một cửa
Căn cứ dựa theo quy định tại Thông tư 01/2020/TT-BTP có quy định về mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng giao dịch tại bộ phận một cửa có quy định về 07 mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng giao dịch tại bộ phận một cửa
07 mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông bao gồm có:
1. Lời chứng chứng thực hợp đồng
2. Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản
3. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp một người khai nhận di sản)
4. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản)
5. Lời chứng chứng thực di chúc
6. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp một người từ chối nhận di sản)
7. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản)
Để có thể theo dõi trọn vẹn các mẫu lời chứng trên thì các bạn có thể theo dõi: >>> TẠI ĐÂY
2. Hướng dẫn cách ghi lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận một cửa
(1) Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực. Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì ghi rõ thời gian (giờ, phút), ngày, tháng, năm mà người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch được chứng thực. Ghi đầy đủ thông tin về ngày, tháng, và năm khi thực hiện quá trình chứng thực. Trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở, cần cung cấp thêm thông tin về thời gian chính xác, bao gồm giờ và phút, cũng như ngày, tháng và năm mà người yêu cầu chứng thực đã ký vào các giấy tờ, văn bản, hợp đồng, hay giao dịch được chứng thực.
(2) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B, tỉnh C). Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thì ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ngoài trụ sở. Theo đó thì chỉ định rõ địa điểm mà quá trình chứng thực diễn ra, ví dụ như UBND xã A, huyện B, tỉnh C. Đối với những trường hợp chứng thực ngoài trụ sở của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, hãy ghi chi tiết địa điểm thực hiện chứng thực ngoài trụ sở đó.
(3) Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực. Ghi chi tiết và rõ ràng về họ, chữ đệm, và tên của người đang thực hiện quá trình chứng thực.
(4) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch UBND xã A, huyện B, tỉnh C; Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C). Theo đó thì ghi chi tiết chức danh của người thực hiện chứng thực, đồng thời kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực. Ví dụ: "Chủ tịch UBND xã A, huyện B, tỉnh C" hoặc "Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C".
(5) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho xe ô tô).
(6) Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
(7) Nếu ký thì ghi “ký”, nếu điểm chỉ thì ghi “điểm chỉ”.
(8) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực (ví dụ: quyển số 01/2019-SCT/HĐ,GD); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm. Trong phần chứng thực, ghi chính xác số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực. Ví dụ: "Quyển số 01/2019-SCT/HĐ,GD". Trong trường hợp sổ được sử dụng cho nhiều năm, ghi số thứ tự tương ứng theo từng năm.
(9) Công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên. Công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa hoặc một cửa liên thông ký và ghi rõ thông tin của mình, bao gồm họ, chữ đệm, và tên.
(10) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã; nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; nếu thực hiện tại Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký, đóng dấu Cơ quan đại diện. Người thực hiện chứng thực ghi rõ họ, chữ đệm và tên
3. Những giấy tờ văn bản có vi phạm quy định về lời chứng chứng thì mà đã được chứng thực thì có giá trị pháp lý như thế nào?
Căn cứ dựa theo quy định tại Điều 7 của Thông tư 01/2020/TT-BTP có quy định cụ thể về giá trị pháp lý của giấy tờ văn bản mà đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật như sau:
Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không đúng theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP sẽ không có giá trị pháp lý.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực theo quy định đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Tương tự, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực do cơ quan mình thực hiện. Sau đó, họ phải đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Theo đó thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực theo quy định đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Tương tự, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cũng chịu trách nhiệm hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực mà cơ quan mình thực hiện. Sau khi đưa ra quyết định hủy bỏ, họ phải đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực do cơ quan mình thực hiện. Họ cũng phải đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên trang thông tin điện tử của cơ quan mình. Thông thường, người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác ở nước ngoài đều có trách nhiệm quản lý và xử lý các vấn đề liên quan đến lãnh sự của Việt Nam tại địa phương đó. Điều này bao gồm việc hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ và văn bản chứng thực do cơ quan của họ thực hiện. Quy trình hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ và văn bản chứng thực thường đòi hỏi sự tuân thủ theo quy định của pháp luật cả ở nước mình và ở nước ngoài. Người đứng đầu cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự có thể hướng dẫn cán bộ lãnh sự hoặc nhân viên có liên quan về các bước cụ thể để thực hiện quy trình này. Việc đăng tải thông tin về giấy tờ và văn bản đã được chứng thực nhưng không còn giá trị pháp lý trên trang thông tin điện tử của cơ quan là một biện pháp quan trọng để thông tin rõ ràng và minh bạch. Thông tin này giúp người dân và tổ chức liên quan nắm bắt được tình trạng và trạng thái pháp lý của các văn bản đã được xử lý.
Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin phải được thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản không đúng quy định pháp luật.
Trên đây là toàn bộ nội dung mà chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn có liên quan đến mẫu lời chứng thực hợp đồng giao dịch tại bộ phận một cửa. Nếu các bạn còn có những thông tin thắc mắc vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn. Tham khảo thêm: Thủ tục chứng thực chữ ký, điểm chỉ theo quy định mới nhất
