Mẫu số 02-TT Phiếu chi theo Thông tư 88/2021/TT-BTC có hướng dẫn chi tiết

1. Khái niệm phiếu chi

Phiếu chi là một chứng từ rất quan trọng và được sử dụng trong kế toán trong trường hợp một doanh nghiệp thực hiện một hoạt động nào đó phát sinh khoản phải chi bao gồm các khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ được xuất quỹ thực tế, từ đó kế toán sẽ lấy đó để làm chứng chỉ quỹ xuất tiền và để ghi vào sổ kế toán.

Phiếu chi thường được sử dụng trong một số trường hợp dưới đây:

- Phiếu chi tiền mua nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hoá cho nhà cung cấp.

- Phiếu chi xuất tiền mặt gửi ngân hàng

- Phiếu chi xuất quỹ tiền mặt để trả tiền vay ngắn hạn hoặc dài hạn

Khi lập phiếu chi cần phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu chi, chữ ký của người nhận tiền, chữ ký của kế toán, chữ ký của thủ quỹ, chữ ký của thủ trưởng và có đóng dấu tròn trực tiếp nếu thủ trưởng ký, trong trường hợp nếu thủ trưởng vắng mặt thì phải có đóng dấu treo.

2. Phiếu chi có ý nghĩa như thế nào?

Phiếu chi được lập nhằm quản lý chi tiêu của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh, đây chính là một chứng từ kế toán tiền mặt của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh. Hay nói cách khác, phiếu chi thường do kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi phát sinh khoản chi tiền mặt của doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Ngoài phiếu chi ra thì quá trình làm việc của mình, có rất nhiều các loại phiếu khác như phiếu tiếp nhận nhân sự, phiếu thu, phiếu tự nhận xét cán bộ, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu vật tư còn lại cuối kỳ,......

Phiếu chi có vai trò vô cùng quan trọng trong việc kiểm soát nguồn tiền của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh, nguồn thu chi trong hoạt động của họ. Nguồn tiền đó có thể là tiền lương, tiền chi cho các dịch vụ cho nhân viên, tiền chi để mua hàng hoá. Phiếu chi cũng được thành lập nhằm xác định các khoản tiền mặt, các khoản tiền trong thực tế xuất quỹ. Những khoản tiền này sẽ được ghi chép rõ ràng, trở thành căn cứ để thủ quỹ tính toán, kiểm soát tài chính doanh nghiệp, trích quỹ và đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng của các khoản tiền thu chi trong hoạt động của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh.

Không những thế, thông qua những phiếu chi này, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh quản lý sát xao các khoản thu chi cũng như định hướng phát triển hoạt động kinh doanh. Qua phiếu chi, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, giám đốc tài chính hay trưởng phòng tài chính kế toán có thể nắm bắt và kiểm soát được nguồn tiền ra  một cách minh bạch, rõ ràng bên cạnh đó sẽ có được kế hoạch chi tiêu cụ thể và hướng điều chỉnh nhất định trong một số tình huống, để nhằm đảm bảo việc thu chi của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh sao cho được hợp lý nhất có thể. Chẳng hạn, khi trong một khoảng thời gian ngắn, tiền chi cho dịch vụ chăm sóc nhân viên quá nhiều, trong khi đó, các dịch vụ này lại không cần thiết và thúc đẩy năng suất lao động, ảnh hưởng đến tài chính của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh, có thể cắt giảm hoặc chi cho những dịch vụ khác hợp lý hơn. Ngoài ra, thông qua phiếu chi, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh sẽ có khả năng đánh giá được việc sử dụng nhân sự đã hiểu quả hay chưa, cần có sự điều chỉnh như thế nào cho hợp lý (có thể bổ sung hoặc cắt giảm nhân sự) trong những vị trí nhất định.

Đối với mặt pháp lý, thông qua phiếu chi, sẽ có căn cứ để xác định được tính trung thực, công khai, minh bạch của nhân kiên kế toán tài chính trong trường hợp điều tra về biển thủ công quỹ. Bên cạnh đó, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh cũng tránh được những trường hợp điều tra việc biển thủ công quỹ. Nhờ có phiếu chi, mà tất cả hoạt động chi tiền của thủ quỹ được hợp pháp hoá và có căn cứ rõ ràng.

3. Mẫu phiếu chi theo Thông tư 88/2021/TT-BTC ngày 11 tháng 10 năm 2021 hướng dẫn về chế độ kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh 

 Linh tải : Mẫu phiếu chi 

4. Phương pháp ghi phiếu chi

- Về mục đích, việc ghi phiếu chi nhằm xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi số quỹ tiền mặt. Mọi khoản tiền mặt xuất quỹ đều phải có phiếu chi.

- Về phương pháp ghi:

+ Góc trên bên trái của chứng từ phải ghi rõ tên và địa chỉ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

+ Phiếu chi phải đóng thành quyền (trừ trường hợp công tác kế toán của hộ kinh doanh được thực hiện trên phương diện điện tử). Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu và ngày, tháng, năm thu tiền.

+ Phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ của người nhận tiền thuế.

+ Dòng "Lý do nộp" phải ghi rõ nội dung chi tiền

+ Dòng "số tiền"; phải được ghi bằng số và bằng cả chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam.

+ Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi.

+ Phiếu thu được lập thành hai liên (đặt giấy than viết 1 lần).

+ Phiếu chi phải được lập thành hai liên (đặt giấy than viết 1 lần) và chỉ sau khi có chữ ký (ký theo từng liên) của người đại diện hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi

+ Liên 1 lưu tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và dùng để ghi số quỹ tiền mặt, liên 2 giao cho người nộp tiền.

+ Trong trường hợp nếu người đại diện hộ kinh doanh/ cá nhân kinh doanh đồng thời kiêm thủ quỹ hoặc người lập biểu thì người đại diện kinh doanh/ hộ kinh doanh có thể ký đồng thời các chức danh kiêm nhiệm đó.

Trên dây là một số vấn đề về mẫu phiếu chi được ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC ngày 11 tháng 10 năm 2021 về hưỡng dẫn chế độ kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Có thể thấy Phiếu chi là một chứng từ kế toán vô cùng quan trọng trong việc minh bạch hoá các nguồn chi của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình. Phiếu chi chính là một cách để cụ thể hoá, rõ ràng hoá những khoản chi mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Đây là cơ sở để cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có thể thống kê được chi tiêu của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh. Điều này, giúp cho cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có những điều chỉnh trong mức chi của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh. Từ đó có sự điều chỉnh sao cho phù hợp và linh hoạt các khoản phải chi của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh. Bên cạnh đó đây cũng là một căn cứ để cá nhân kinh doanh hộ kinh doanh có thể hoạch toán và bước được doanh thu của mình và có những hướng điều chỉnh để thúc đẩy doanh thu bên cảnh việc kiểm soát và loại bỏ khi cần thiết những chi phí không hợp lý từ đó làm ảnh hưởng đên doanh thu chung của cá nhân và hộ kinh doanh.

Có thể thấy, kế toán là một vấn đề rất quan trọng và không hề dễ đối với các doanh nghiệp lớn và cả những cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh. Việc rõ ràng, minh bạch trong chi tiêu là căn cứ quan trọng để các cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có thể quản lý chi tiêu trong hoạt động của mình

Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và cần có sự thực hiện một cách cẩn thận và minh bạch. Để hiểu hơn về các vấn đề kế toán, các vấn đề về Phiếu thu, Phiếu chi, tham khảo bài viết: Mẫu phiếu thu 2023 mới nhất theo thông tư 133, 200,107

Ngoài ra, nếu có thắc mắc liên quan đến vấn đề này liên hệ ngay tổng đài19006162 hoặc địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn, để được giải đáp chi tiết.

Trân trọng.