1. Quy định chung về sổ quỹ tiền mặt.
Sổ quỹ tiền mặt là loại sổ sách thường được dùng cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt nhằm phản ánh tình hình thu - chi nguồn tiền, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp do các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại các kỳ kế toán. Sổ quỹ tiền mặt nhằm mục đích kiểm soát tôt thu chi, điều này giúp cho thủ quỹ và kế toán nắm được tình hình biến động tăng - giảm của tiền mặt, quản lý các khoản tiền thông qua việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ tài chính thu - chi tiền mặt phát sinh trong kỳ kế toán. Cứ đến cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán trưởng.. dễ dàng đối chiếu số liệu giữa số tiền mặt thực tế tròn quỹ và số tiền mặt được ghi trên sổ quỹ tiền mặt.
Căn cứ để ghi Sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn đã thực hiện xuất nhập khẩu tiền mặt của đơn vị - sổ quỹ tiền mặt được mở cho Thủ quỹ, mỗi loại quỹ dùng một sổ hoặc một số trang trong sổ.
2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 và Thông tư 200.
2.1. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133.
Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 được quy định là mẫu số S04a -DNN ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC được áp dụng cho các doanh nghiệp sau:
- Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ) thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa trừ doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, công ty đại chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoán, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định tại Luật Hợp tác xã.
- Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khoán ... đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.
SỔ QUỸ TIỀN MẶT Loại quỹ: ...
- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... - Ngày mở sổ:...
Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- Mục đích sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133: Sổ này dùng cho thủ quỹ (hoặc dùng cho kế toán tiền mặt) để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị.
- Cách ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 nêu trên:
Sổ này mở cho thủ quỹ: Mỗi quỹ dùng một sổ hay một số trang sổ. Sổ này cũng dùng cho kế toán chi tiết quỹ tiền mặt và tên sổ sửa lại là “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Tương ứng với 1 sổ của thủ quỹ thì có 1 sổ của kế toán cùng ghi song song.
- Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, Phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ.
- Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ.
- Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi.
- Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn.
- Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi.
- Cột 1: Số tiền nhập quỹ.
- Cột 2: Số tiền xuất quỹ.
- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két.
Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” với “Sổ quỹ tiền mặt”, ký xác nhận vào cột G.
2.2. Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200.
Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200 là Mẫu số S07 - DN ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được áp dụng đối với các doanh nghiệp sau:
- Các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực , mọi thành phần kinh tế.
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2004/TT-BTC để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.
SỔ QUỸ TIỀN MẶT Loại quỹ: ...
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... - Ngày mở sổ: ...
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- Mục đích của sổ quỹ tiền mặt theo thông tư này là dùng cho thủ quỹ (hoặc dùng cho kế toán tiền mặt) để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị
Cách ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư trên như sau:ư
Sổ này mở cho thủ quỹ: Mỗi quỹ dùng cho một sổ hay một số trang sổ. Số này cũng dùng cho kế toán chi tiền quỹ tiền mặt và tên sổ sửa lại là " Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt". Tương ứng với với một sổ của thủ quỹ thì có một sổ của kế toán cùng ghi song song.
- Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các phiếu thu, phiểu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ.
- Cột A - Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ.
- Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi.
- Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn.
- Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi.
- Cột 1: Số tiền nhập quỹ.
- Cột 2: Số tiền xuất quỹ.
- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két.
Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” với “Sổ quỹ tiền mặt”, ký xác nhận vào cột G.
3. Nguyên nhân quỹ tiền mặt bị tồn so với tren thực tế.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến trường hợp có sự chênh lệch giữa quỹ tiền mặt trên sổ sách và quỹ tiền mặt trên thực tế, dưới đây là một số nguyên nhân gây tiền mặt bị tồn:
- Thứ nhất, các khoản chi không có hoá đơn, chứng từ hoặc hoá đơn, chứng từ không hợp lệ; nên không thể hạch toán vào sổ sách kế toán để báo cáo thuế.
- Thứ hai, Doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ nhưng trong hồ sơ giấy tờ vẫn làm bút toán vốn góp ảo.
- Thứ ba, doanh nghiệp đã thanh toán công nợ cho khách hàng; nhưng do sai sót của kế toán vẫn treo trêm tài khoản nợ công;
- Thứ tư, doanh nghiệp bán hoá đơn để cân đối báo cáo của doanh nghiệp-các khoản thu ảo. Khi bán hóa đơn; vì không muốn khách hàng chuyển khoản thanh toán rồi lại mất công rút ra trả lại cho khách; nên chỉ xuất hóa đơn dưới 20 triệu đồng/lần thanh toán. Do vậy kế toán thực hiện bút toán bán hàng thu tiền mặt. Thực tế tiền mặt được thì ít (chỉ là mấy % trên tổng hóa đơn); nhưng trên sổ sách kế toán phải hạch toán thu tiền mặt cả trị giá của hóa đơn.
Vậy để tránh bị tồn tiền mặt như nêu trên, doanh nghiệp cần:
- Rà soát lại toàn bộ hệ thống sổ sách, kế toán như rà soát công nợ khách hàng và rà soát công nợ nhà cung cấp
- Phụ cấp trang phục, bữa ăn cho người lao động;
- Có thể tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp hay tạm ứng tiền công tác cho công nhân viên;
- Có thể hạch toán nghiệp vụ ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Làm thủ tục tạm ứng cho nhân viên (số tiền tạm ứng không quá lớn và thời gian thanh toán hoàn không được treo quá lâu). Làm thủ tục cho các cá nhân là người trong công ty vay tiền của công ty không có lãi.
Trên đây là bài viết của Luật Minh Khuê về Mẫu sổ quỹ bằng Excel theo Thông tư 133, Thông tư 200. Nếu có vướng mắc liên quan đến bài viết hãy gọi: 1900.6162 để được tư vấn qua tổng đài trực tuyến.
