Mẫu số S02a-DNN: Chứng từ ghi sổ có hướng dẫn chi tiết

1. Thế nào là chứng từ ghi sổ?

Chứng từ ghi sổ trong kế toán là các tài liệu và giấy tờ được sử dụng để nhận được giao dịch kinh tế và sự kiện tài chính của một doanh nghiệp. Chúng có vai trò quan trọng trong quá trình ghi chép và báo cáo tài chính của một công ty. Các chứng từ ghi sổ có thể bao gồm:

• Hóa đơn: chứng từ ghi sổ quan trọng nhất và phổ biến nhất trong kế toán. Hóa đơn ghi chép thông tin về mua hàng bán hàng và cung cấp dịch vụ là bao gồm các chi tiết về tên, địa chỉ, số tiền, mã số thuế của bên mua hoặc bên bán
• Biên lai: Chứng từ ghi sổ  cho việc thu tiền mặt hoặc thanh toán tiền mặt. Biên lai thường cung cấp thông tin về ngày, số tiền, nguồn thu hoặc mục đích thanh toán và thông tin người gửi vào người nhận tiền
• Chứng từ thanh toán: chứng từ ghi sổ cho các giao dịch thanh toán qua ngân hàng hoặc các công thức tính toán không dùng tiền mặt. Chúng bao gồm thông tin về số tài khoản, ngày thanh toán, số tiền và các chi tiết liên quan khác.
• Chứng từ thu: chứng tư ghi sổ được các giao dịch thu tiền từ khách hàng hoặc các nguồn thu khác. Chứng từ thu ghi lại thông tin về ngày thu, số tiền, phương thức thu và thông tin chi tiết về khách hàng và nguồn thu.

Chứng từ ghi sổ được sử dụng để định rõ và chứng minh các giao dịch kinh tế trong quá trình ghi chép. Chúng cung cấp căn cứ cho việc lưu trữ theo dõi và phân tích thông tin tài chính. Các chứng từ ghi sổ cùng đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm toán, giúp xác định tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính của doanh nghiệp. Quy trình ghi chép của chứng từ ghi sổ và các yêu cầu cụ thể về chứng từ có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia về hệ thống được áp dụng.

Các đặc điểm chung của chứng từ ghi sổ trong kế toán bao gồm:

• Thông tin chi tiết: chứng từ ghi sổ cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ với các thông tin kinh tế và sự kiện tài chính. Thông tin này bao gồm ngày thực hiện, mô tả giao dịch, số tiền liên quan, tài khoản tương ứng và các thông tin khác có liên quan.
• Chính xác: chứng từ ghi sổ phải được lập và ghi chép một cách chính xác, đảm bảo rằng thông tin được ghi lại đúng với thực tế. Chính xác của chứng từ và sự cần thiết để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và các quy định kinh doanh tự nhiên thông tin đó.
• Đầy đủ: chứng từ ghi sổ phải bao gồm đủ thông tin cần thiết để truy xuất và hiểu được các giao dịch và sự kiện tài chính. Các thông tin quan trọng như số hóa đơn, tên và địa chỉ các bên liên quan phương thức thanh toán hoặc các chi tiết khác nên được cung cấp đầy đủ
• Liên quan: chứng từ ghi sổ vào những quan trực tiếp đến các giao dịch kinh tế và sự kiện tài chính mà nó ghi chép. Chúng phải có mối liên kết rõ ràng và chính xác với các khoản tài chính tương ứng trong hệ thống kế toán
• Đáng tin cậy: Chứng từ ghi sổ cần được tạo ra và duy trì một cách đáng tin cậy được bảo vệ sự chống lại sửa đổi trái phép sự đáng tin cậy của chứng từ đảm bảo tính trung thực và không bằng cho việc ghi nhận các giao dịch và sự kiện tài chính hộ doanh nghiệp
• Bảo mật: chứng từ ghi sổ nên được bảo mật và chỉ cho phép truy cập của những người có quyền truy cập hợp lệ. Điều này đảm bảo rằng thông tin trong chứng từ không bị lộ ra bên ngoài và không bị thay đổi một cách trái phép.

 Một số vai trò của chứng từ ghi sổ đó là:

• Chứng minh và giao dịch: chứng từ ghi sổ là bằng chứng vật chất hợp pháp cho các dung dịch kinh tế và sự kiện tài chính của doanh nghiệp. Chúng giúp chứng minh rằng các giao dịch được diễn ra và có căn cứ hợp lý.
• Lưu trữ thông tin tài chính: chứng từ ghi sổ hộ giúp lưu trữ thông tin về các giao dịch và sự kiện tài chính. Chúng cung cấp bằng chứng để xác định theo dõi và truy xuất thông tin tài chính trong tương lai
• Phân bố chi phí và doanh thu: chứng từ ghi sổ cho phép phân bố chi phí và doanh thu đúng và rõ ràng trong các khoản tương ứng. Chứng từ ghi sổ ghi lại các thông tin cần thiết để xác định thời điểm phạm vi và tài khoản liên quan đến các khoản chi phí và doanh thu.
• Đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy: chứng từ ghi sổ là cơ sở để kiểm tra và xác minh tính chính xác của thông tin tài chính. Chúng đảm bảo rằng dữ liệu được ghi chép đúng và đáng tin cậy và có thể kiểm tra phân tích để đưa ra quyết định kinh doanh.
• Hỗ trợ kiểm toán: chứng từ ghi sổ đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm toán. Chúng cung cấp căn cứ và thông tin cần thiết để kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của ghi chú và báo cáo tài chính của doanh nghiệp
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý và thuế: chứng từ ghi sổ cung cấp bằng chứng để tuân thủ pháp quy định pháp lý và thuế. Chúng giúp và đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định và có đầy đủ bằng chứng để chứng minh sự tuân thủ đối với các cơ quan pháp lý và thuế.

2. Mẫu chứng từ ghi sổ

Đơn vị: Công ty TNHH A

Địa chỉ: số 123, phố B, phường C, tp D

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: 01

Ngày 1 tháng 1 năm 2023

Kèm theo 02 chứng từ gốc                                                                                                                          Ngày 1 tháng 1 năm 2023

Tải Mẫu chứng từ ghi sổ Tại đây

3.  Những lưu ý khi viết chứng từ ghi sổ

Khi viết chứng từ ghi sổ trong kế toán cần lưu ý một số quan trọng:

• Đảm bảo tính chính xác: chứng từ ghi sổ phải được  viết một cách chính xác và đúng với thực tế. Kiểm tra kỹ các thông tin như  số tiền, ngày thực hiện, tài khoản tương ứng và các thông tin khác để tránh sai sót hoặc thông tin không chính xác
• Sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành: sử dụng thuật ngữ kế toán chính xác và hiểu được bởi những người đọc chứng từ tránh sử dụng các thuật ngữ hay từ ngữ không rõ ràng, dễ gây hiểu lầm
•  Mô tả chi tiết: cung cấp mô tả chi tiết về giao dịch có sự kiện tài chính của ghi chép. Điều này giúp người đọc hiểu rõ hơn về nội dung của chứng từ và mục đích ghi chép
• Ghi rõ thông tin về liên quan: khi viết chứng từ ghi sổ ghi rõ thông tin bên liên quan như tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế và các thông tin liên quan khác. Điều này giúp xác định và liên hệ với các quyền liên quan hệ cần thiết
• Sắp xếp chứng từ theo thứ tự: đảm bảo các chứng từ được sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc số thứ tự để dễ dàng tìm kiếm và tham khảo sau này.
• Lưu trữ và bảo mật: đảm bảo chứng từ ghi số được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật. Điều này bao gồm việc sử dụng hệ thống lưu trữ thích hợp và giới hạn quyền truy cập như đảm bảo thông tin không bị rò rỉ hoặc bị mất mát
• Tuân thủ quy định pháp lý và thuế: kiểm tra và đảm bảo rằng trật tự ghi sổ tuân thủ các quy định pháp lý và thực hiện hành. Điều này đảm bảo rằng thông tin được ghi chép đầy đủ, hợp lệ từ quan điểm pháp lý và thuế.
• Kiểm tra và xác nhận: Trước khi ký duyệt và lưu trữ chứng từ ghi sổ hãy kiểm tra xác nhận tất cả các thông tin và số liệu trong chứng từ là chính xác và đầy đủ.

Để tìm hiểu thêm về vấn đề trên bạn học có thể tham khảo Mẫu đơn ly hôn 2023 cách viết đơn ly hôn theo quy định tại tòa án của luật Minh Khuê

 Trên đây là mẫu chứng từ ghi sổ Luật Minh Khuê xin gửi tới bạn đọc. Mong rằng bài viết trên là tài liệu tham khảo hữu ích dành cho bạn. Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ tổng đài 19006162 để được tư vấn và giải đáp trực tiếp hoặc yêu cầu về địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi.