Mẫu số S6-HKD Sổ quỹ tiền mặt có hướng dẫn chi tiết

1. Khái quát chung về sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là một loại sổ sách thường được sử dụng bởi thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt để ghi nhận tình hình thu - chi nguồn tiền và tồn quỹ tiền mặt dưới đơn vị tiền Việt Nam của các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp khi có các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong các kỳ kế toán.

Mục đích lập sổ quỹ tiền mặt

- Thủ quỹ và kế toán có khả năng theo dõi và quản lý tình hình tăng giảm của tiền mặt thông qua việc ghi chép các giao dịch tài chính thu - chi tiền mặt trong kỳ kế toán.

- Khi kỳ kế toán kết thúc, việc so sánh số tiền mặt thực tế trong quỹ với số tiền mặt ghi trên sổ quỹ tiền mặt và số tiền ghi trên phần mềm kế toán trở nên dễ dàng, đảm bảo tính chính xác của số liệu và tránh mất mát tiền tệ trong đơn vị, doanh nghiệp.

- Sổ quỹ tiền mặt đã trở thành một công cụ phổ biến hiện nay, giúp giảm gánh nặng công việc cho các kế toán tổng hợp và kế toán trưởng trong đơn vị, doanh nghiệp.

Trách nhiệm ghi chép sổ quỹ tiền mặt

Khi có các giao dịch tài chính liên quan đến thu - chi tiền mặt trong kỳ kế toán, thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt có trách nhiệm ghi chép số tiền đó vào sổ quỹ tiền mặt.

Ngoài ra, thủ quỹ và kế toán tiền mặt cũng có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện nhập tiền và xuất tiền theo yêu cầu từ cấp trên.

Yêu cầu khi quản lý sổ quỹ tiền mặt

- Hằng ngày, thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt phải kiểm tra số tiền mặt thực tế trong két, đảm bảo tiền mặt được sắp xếp theo mệnh giá và không được phép đưa tiền cá nhân vào hoặc tự ý mang ra khỏi đơn vị, doanh nghiệp.

- Khi so sánh số tiền hiện có với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch, cần kiểm tra lại từ phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn để xác định nguyên nhân và đưa ra biện pháp xử lý.

- Khi ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ phải kiểm tra kỹ các hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý trước khi tiếp nhận. Việc nhập và xuất quỹ chỉ được thực hiện khi có đủ chứng từ hợp lệ theo quy định, được ký xác nhận bởi người giao, người nhận và người có thẩm quyền.

- Kế toán viên có trách nhiệm ghi chép và nhập dữ liệu hàng ngày cho sổ quỹ tiền mặt. Việc ghi chép phải được thực hiện theo trình tự thời gian của các giao dịch, đồng thời phải tính toán số dư quỹ tại các thời điểm cụ thể.

- Trước khi kết thúc ca làm việc, thủ quỹ cần khóa sổ và ký vào sổ quỹ tiền mặt, sau đó kiểm tra két (nếu có).

- Trong quá trình kiểm tra đối chiếu thông thường, kế toán và thủ quỹ sẽ sử dụng các phương pháp khác nhau: kế toán áp dụng phương pháp hạch toán tích luỹ trong khi thủ quỹ ghi nhận thu chi tiền mặt theo phương pháp kế toán tiền.

Do đó, có thể xảy ra chênh lệch và kế toán cùng thủ quỹ cần thường xuyên đối chiếu với nhau.

Lưu ý: Thủ quỹ và kế toán quỹ tiền mặt cần chú ý đặc biệt để tránh sai sót không đáng có trong quá trình công việc.

2. Mẫu số S6-HKD Sổ quỹ tiền mặt

Mẫu số S6-HKD được ban hành kèm theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC ngày 11 tháng 10 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, cụ thể như sau:

>> Tải ngay: Mẫu số S6-HKD Sổ quỹ tiền mặt file Word

SỔ QUỸ TIỀN MẶT

Loại quỹ: Quỹ abcdxyz

- Sổ này có abc trang, đánh số từ trang 01 đến trang abc

- Ngày mở sổ: 1/1/2023

3. Hướng dẫn chi tiết ghi Sổ quỹ tiền mặt

* Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng sổ quỹ tiền mặt để theo dõi tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt bằng đơn vị tiền Việt Nam.

* Sổ này được mở và quản lý bởi thủ quỹ.

* Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh dựa vào các phiếu thu, phiếu chi đã nhập, xuất quỹ để ghi vào sổ quỹ tiền mặt.

Số dư tiền mặt đầu kỳ (cuối kỳ trước) được ghi vào cột 3.

- Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ.

- Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi.

- Cột C, D: Ghi số hiệu liên tục của Phiếu thu, Phiếu chi theo thứ tự thời gian.

- Cột E: Ghi nội dung kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi.

- Cột 1: Ghi số tiền nhập quỹ.

- Cột 2: Ghi số tiền xuất quỹ.

- Cột 3: Ghi số dư tồn quỹ. Số tồn quỹ phải khớp chính xác với số tiền mặt có trong quỹ.

4. Một số vấn đề về quỹ tiền mặt

4.1. Vấn đề quỹ tiền mặt bị âm

Quỹ tiền mặt âm xảy ra khi tổng chi tiền mặt trong sổ quỹ vượt quá tổng thu tiền mặt trong sổ quỹ. Đây là tình trạng không phù hợp với thực tế, vì không thể có chi tiền mà không có thu tiền. Do đó, cơ quan thuế không chấp nhận tình huống quỹ tiền mặt âm và đây cũng làm ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Có một số nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng quỹ tiền mặt âm:

- Nhóm 1: Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc hạch toán gian dối, làm giả nghiệp vụ chi tiền.

- Nhóm 2: Kế toán hạch toán sai thứ tự căn bản, chi tiền trước rồi thu tiền sau.

- Nhóm 3: Kế toán hạch toán thu chi trong ngoại tệ nhưng không tuân thủ các phương pháp sử dụng nhất quán.

- Nhóm 4: Lỗi trong ghi chép sổ quỹ tiền mặt, chứng từ (phiếu thu, phiếu chi), hạch toán hoặc phân công công việc.

Để xử lý tình trạng quỹ tiền mặt âm một cách hiệu quả, có thể áp dụng các giải pháp sau đây, được chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế của đội ngũ giảng viên trung tâm:

- Giải pháp 1: Hạch toán các khoản mua hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào tài khoản 331.

- Giải pháp 2: Tạo hợp đồng vay mượn cá nhân với lãi suất 0% (là một phương pháp an toàn và được sử dụng phổ biến trong thực tế).

- Giải pháp 3: Tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt.

- Giải pháp 4: Thực hiện thủ tục tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp (tuy nhiên, không phù hợp với trường hợp doanh nghiệp góp vốn).

- Giải pháp 5: Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ kế toán tiếp theo (như chi lương nhân viên, chi tạm ứng...).

4.2. Vấn đề tồn quỹ tiền mặt nhiều

* Nguyên nhân gây tồn quỹ tiền mặt quá nhiều có thể được liệt kê như sau:

- Các khoản chi nội bộ không được hỗ trợ bằng hóa đơn, chứng từ (phiếu thu, phiếu chi) hoặc hóa đơn, chứng từ không hợp lệ. Do đó, kế toán không ghi nhận vào hệ thống sổ sách thuế, dẫn đến việc có chi tiền mặt trong thực tế nhưng không được phản ánh trong sổ sách thuế.

- Doanh nghiệp có thể không đáp ứng đủ vốn điều lệ, nhưng trong hồ sơ giấy tờ lại khai lấp số tiền vốn điều lệ không đúng.

- Doanh nghiệp đã thanh toán công nợ cho khách hàng, nhưng kế toán hạch toán thiếu hoặc sai sót trong sổ sách.

- Tồn quỹ tiền mặt nhiều có thể liên quan đến các thời hạn góp vốn.

* Giải pháp xử lý tình trạng tồn quỹ tiền mặt quá nhiều như sau:

- Tăng chi phí lương cho nhân viên bằng cách tăng thu nhập của họ. Tuy nhiên, trong trường hợp này, kế toán cần lưu ý để tránh việc phải nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản trích theo lương.

- Cung cấp phụ cấp trang phục và bữa ăn cho nhân viên.

- Rà soát lại công nợ với các nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp đã thanh toán bằng tiền mặt nhưng chưa được kế toán làm phiếu chi, thì cần tiến hành làm phiếu chi.

- Tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp hoặc tạm ứng tiền công tác cho nhân viên.

- Kế toán hạch toán thu 1 lần số vốn góp ảo trên giấy phép để đủ vốn góp ảo.

- Theo dõi và ghi nhận theo nguồn vốn góp thực tế.

- Cho cá nhân vay, tuy nhiên, trong trường hợp công ty đã vay ngân hàng, không nên sử dụng cách này. Không có doanh nghiệp nào đi vay ngân hàng mà lại cho cá nhân khác vay.

Quản lý tốt nguồn tiền là yếu tố quan trọng để đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc theo dõi và ghi nhận sổ quỹ tiền mặt có ý nghĩa quan trọng, và thủ quỹ, kế toán tiền mặt phải đảm bảo việc ghi nhận và hạch toán chính xác so với số tiền mặt trong két.

Bài viết liên quan: Mẫu sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu số S07a-DN) 

Quý khách vui lòng liên hệ qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời những vấn đề pháp lý. Xin trân trọng cảm ơn!