Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng chuyên nghiệp nhất

1. Thông báo công nợ là gì?

Trước hết cần hiểu công nợ là số tiền còn lại nợ sang kỳ sau của một cá nhân, doanh nghiệp khi có phát sinh các nghiệp vụ mua, bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với một cá nhân/tổ chức khác. Công nợ phải thu từ khách hàng là khi một. Tuy nhiên khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc việc thanh toán mới thực hiện được một phần. Công nợ ở đây có thể là giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, cũng có thể là công nợ giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc cá nhân với cá nhân.

Theo đó, công nợ gồm 02 loại chính:

• Công nợ phải thu: Là các khoản tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền ngay. Chính vì vậy, công việc của kế toán công nợ là phải theo dõi từng đối tượng cụ thể trong khoản mục này một cách riêng biệt và phải phân loại đối tượng ra thành các nhóm để kiểm soát công nợ hiệu quả.
• Công nợ phải trả: Gồm tất cả các khoản mà trước đó doanh nghiệp chưa hoàn tất thanh toán cho bên cung cấp vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ,… Tương tự như công nợ phải thu, kế toán công nợ cần phải theo dõi từng nhóm đối tượng công nợ phải trả để quản lý hiệu quả.

Như vậy, thông báo công nợ cho khách hàng được hiểu là văn bản thông báo được doanh nghiệp, cá nhân lập ra nhằm mục đích thông báo về số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân, tổ chức nào đó trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ... Như vậy, thông báo công nợ, hay nhắc nợ, đòi nợ là cách thức đảm bảo lợi ích của tổ chức/cá nhân đối với đối tác. Nhằm mục đích thông báo cho đối tác biết và thực hiện nghĩa vụ tài chính đúng hạn.

2. Cách theo dõi công nợ khách hàng hiệu quả

Xây dựng hệ thống theo dõi công nợ khách hàng

Bộ phận kế toán cần phải có file theo dõi công nợ: có thể bằng file Excel hoặc phần mềm kế toán để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhập nhanh chóng những phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ.

Bộ phận kế toán cần theo dõi liên tục thường xuyên công nợ khách hàng. Dựa vào các thông tin trong hợp đồng, phiếu kê khai, phiếu chi, các khoản chiết khấu, giấy báo ngân hàng, hàng trả lại, hóa đơn, phiếu xuất/nhập kho,..... bên kế toán sẽ tự cập nhật vào bảng file theo dõi công nợ khách hàng.

Việc thu hồi nợ sẽ liên quan rất chặt chẽ đến các loại giấy tờ/chứng từ kế toán vì thế bên kế toán cần phải nắm rõ quy trình kế toán, quy trình thanh toán, luân chuyển giấy tờ… và đặc biệt bộ phận kế toán phải thật cẩn thận khi cập nhật dữ liệu từ các chứng từ sang bảng Excel, tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.

Giữ gìn mối quan hệ với khách hàng

Doanh nghiệp nên tạo mối quan hệ thân thiết, gắn bó với khách hàng, nên khéo léo trong quá trình đôn đốc thu hồi nợ từ khách hàng. Doanh nghiệp có thể đưa ra các chính sách ưu đãi, tạo điều kiện cho khách hàng được hưởng những khoản chiết khấu nếu bên phía khách hàng hoàn thành việc trả nợ đúng kỳ hạn/trước kỳ hạn với doanh nghiệp.

Để giữ mối quan quan hệ lâu dài với khách hàng thì bên phía doanh nghiệp không nên quá gay gắt trong việc đòi nợ từ khách hàng. Hãy tạo cảm giác thoải mái nhưng vẫn hối thúc được khách hàng trả nợ. Một số khách hàng sẽ không thích bị nhắc đi nhắc lại quá nhiều lần về những khoản nợ.

Nhanh chóng gửi hóa đơn, chứng từ đến khách hàng

Việc gửi hóa đơn tới khách hàng là việc rất quan trọng, doanh nghiệp nên chú trọng đến vấn đề này. Bộ phận kế toán cần theo dõi chặt chẽ hành trình của hóa đơn xuất bán, phải đảm bảo được ràng khách hàng đã nhận được hóa đơn đúng thời gian và tránh những sai sót, thất lạc hay chậm trễ.

Điều cần thiết trước khi gửi hóa đơn là kế toán công nợ phải báo trước cho người chịu trách nhiệm về hóa đơn. Có thể báo với khách hàng qua hình thức gọi điện thoại hoặc gửi gmail.

Biện pháp để phòng tránh các tình trạng thất lạc hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến quá trình thanh toán đúng thời gian, một số doanh nghiệp đã lựa chọn phương án sử dụng phần mềm kế toán có kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử. Thực tế cho thấy việc thay thế hóa đơn giấy thành hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích:

- Hóa đơn điện tử phát hành nhanh hơn hóa đơn giấy, quá trình phát hành hóa đơn giấy có thể nhiều hơn 70% các bước phát hành hóa đơn điện tử

- Sử dụng hóa đơn giấy tốn kém hơn về mặt chi phí, hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm tới 80% so với hóa đơn giấy

- Hóa đơn điện tử độ chính xác cao hơn tránh được những tranh chấp liên quan đến sai hóa đơn

Kiểm soát các khoản phải thu thường xuyên

Bộ phận kế toán cần thường xuyên lập báo cáo công nợ để kiểm soát được thời hạn phải thu. Một số loại báo cáo công nợ cần lập:

- Báo cáo tổng hợp công nợ các khoản phải thu khách hàng

- Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng

- Báo cáo theo dõi tình hình các khoản nợ quá thời hạn

- Lập các bảng theo dõi các khoản nợ quá hạn mức để thuận tiện quản lý hạn nợ, tuổi nợ.

Thông báo tới khách hàng về khoản nợ 

Việc thông báo có thể được thực hiện qua hình thức:

- Gọi điện thoại thông báo nợ: Ngoài việc đưa ra các thời hạn quy định để trả nợ đúng hạn thì bộ phận kế toán của doanh nghiệp cũng cần thường xuyên gọi điện nhắc nhở khách hàng về những khoản thu còn thiếu phải trả cho doanh nghiệp. Tuy nhiên không nên giục nợ khách hàng quá nhiều qua điện thoại, tránh gây phiền hà cho khách hàng, chọn những khung giờ gọi điện thoại phù hợp, tránh những ngày đặc biệt như mùng một hay đầu giờ, tránh những khoảng thời gian sau giờ làm việc của khách hàng. Cần chú ý những điều cần tránh để không gây khó chịu với khách hàng và việc thu nợ cũng suôn sẻ và thoải mái.

- Gửi thông báo công nợ cho khách hàng: Mẫu thông báo sẽ được Luật Minh Khuê đề cập ngay sau đây.

3. Những lưu ý khi soạn thông báo công nợ cho khách hàng

Về mặt nội dung, một giấy thông báo công nợ phải đảm bảo các mục cơ bản như:

- Ngày tháng năm chi tiết cho từng khoản nợ.

- Số hoá đơn chi tiết cho từng khoản nợ.

- Sô tiền chi tiết cho từng khoản nợ.

- Tổng cộng số tiền khách hàng phải thanh toán cho mình.

- Hình thức thanh toán.

- Ngày cuối cùng phải thanh toán.

- Tỷ lệ phạt chậm trả (nếu cần).

- Xác nhận của 2 bên.

Bản chất của thông báo công nợ đến khách hàng không dùng để uy hiếp hay sử dụng như mệnh lệnh, vì thế ngôn ngữ được sử dụng không nên mang tính chất thể hiện uy quyền. Nên chọn lọc các từ ngữ nhẹ nhàng, tế nhị, mang tính trang trọng mới có thể thể hiện được sự chuyên nghiệp.

4. Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng chuyên nghiệp nhất 

>> Tải ngay: Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng file Word

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

THÔNG BÁO

Kính gửi: ……

Thực hiện hợp đồng kinh tế số … ký ngày … giữa … và Công ty ……về việc …, chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ qui định tại điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….

Theo điều khoản thanh toán hợp đồng (Điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.

Công ty … thông báo cho Công ty … được biết về công nợ kỳ … năm….. kèm văn bản chi tiết sau đây:

BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ

(Kỳ…. năm…..)

Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý Công ty thanh toán …% giá trị hợp đồng tương đương số tiền: … đồng (…) theo đúng qui định trong hợp đồng.

Tên tài khoản: Công ty……

Số tài khoản: …….. tại Ngân hàng……….. – Chi nhánh……..

Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan.

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng chuyên nghiệp nhất. Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.