Mẫu thông báo số tài khoản đến khách hàng mới nhất

1. Tại sao doanh nghiệp cần thông báo số tài khoản ngân hàng đến khách hàng?

Thông báo số tài khoản ngân hàng là văn bản do doanh nghiệp ban hành nhằm cung cấp hoặc cập nhật thông tin tài khoản thanh toán chính thức cho khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và các tổ chức có giao dịch với doanh nghiệp. Mục đích của văn bản này là giúp các bên chuyển tiền đúng tài khoản, hạn chế rủi ro thanh toán nhầm, đồng thời bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Mặc dù pháp luật hiện hành không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải gửi công văn thông báo số tài khoản đến mọi khách hàng, nhưng trên thực tế đây là thủ tục quản trị doanh nghiệp rất cần thiết, đặc biệt khi phát sinh các giao dịch thanh toán bằng chuyển khoản.

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp có quyền mở một hoặc nhiều tài khoản thanh toán tại các tổ chức tín dụng được phép hoạt động tại Việt Nam để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Việc sử dụng tài khoản ngân hàng giúp doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ thanh toán, kê khai thuế, thanh toán hợp đồng, nhận tiền từ khách hàng và quản lý dòng tiền một cách hiệu quả.

Thông báo số tài khoản ngân hàng mang lại nhiều lợi ích như:

• Giúp khách hàng chuyển tiền đúng tài khoản chính thức của doanh nghiệp.
• Giảm nguy cơ chuyển nhầm tài khoản hoặc bị đối tượng giả mạo thông tin thanh toán.
• Tạo cơ sở xác định thời điểm thanh toán trong trường hợp phát sinh tranh chấp hợp đồng.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
• Hỗ trợ kế toán hai bên đối chiếu công nợ nhanh chóng.
• Đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ của nhiều doanh nghiệp và tập đoàn lớn.

Đối với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc thanh toán nhiều đợt, doanh nghiệp nên gửi thông báo bằng văn bản có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền để tăng tính xác thực.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp thay đổi ngân hàng, đổi số tài khoản hoặc đóng tài khoản cũ, việc thông báo kịp thời còn giúp tránh tình trạng khách hàng chuyển tiền vào tài khoản không còn sử dụng, từ đó hạn chế thiệt hại cho cả hai bên.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm thông tin thanh toán cung cấp cho đối tác là chính xác, trung thực và phù hợp với nội dung hợp đồng đã ký kết.

2. Các trường hợp cần gửi thông báo số tài khoản cho đối tác

Mặc dù pháp luật không quy định bắt buộc phải gửi thông báo số tài khoản trong mọi trường hợp, nhưng trên thực tế doanh nghiệp nên thực hiện khi phát sinh các tình huống sau:

Khi doanh nghiệp mới mở tài khoản ngân hàng

Sau khi hoàn tất thủ tục mở tài khoản thanh toán, doanh nghiệp nên gửi thông báo đến các khách hàng, nhà cung cấp và đối tác thường xuyên giao dịch để thống nhất thông tin thanh toán.

Khi thay đổi số tài khoản

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Doanh nghiệp cần thông báo ngay trước thời điểm áp dụng tài khoản mới nhằm tránh việc chuyển tiền nhầm sang tài khoản cũ.

Khi thay đổi ngân hàng

Việc chuyển sang ngân hàng khác thường kéo theo thay đổi tên ngân hàng, chi nhánh và số tài khoản. Doanh nghiệp nên thông báo đầy đủ để tránh nhầm lẫn.

Khi thay đổi tên doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đổi tên theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì tên chủ tài khoản tại ngân hàng cũng được điều chỉnh tương ứng. Do đó cần gửi thông báo để đối tác cập nhật.

Khi sáp nhập, chia, tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Những thay đổi này có thể làm phát sinh tài khoản ngân hàng mới hoặc thay đổi chủ tài khoản, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thanh toán.

Khi hợp đồng yêu cầu

Nhiều hợp đồng thương mại quy định mọi thay đổi về tài khoản thanh toán phải được thông báo bằng văn bản trong thời hạn nhất định. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể chịu rủi ro pháp lý khi xảy ra tranh chấp.

Khi đóng tài khoản ngân hàng

Doanh nghiệp cần thông báo rõ thời điểm ngừng sử dụng tài khoản cũ và hướng dẫn chuyển sang tài khoản mới nếu có.

3. Hướng dẫn soạn thảo và mẫu thông báo số tài khoản ngân hàng chuẩn pháp lý

Một văn bản thông báo số tài khoản ngân hàng cần được trình bày theo thể thức văn bản hành chính hoặc văn bản giao dịch thương mại, bảo đảm rõ ràng, đầy đủ và thống nhất với hồ sơ doanh nghiệp.

Các bước soạn thảo gồm:

Bước 1. Ghi đầy đủ thông tin doanh nghiệp

Bao gồm:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính.
• Số điện thoại.
• Email.
• Logo (nếu có).

Bước 2. Đặt tên văn bản

Tên văn bản thường sử dụng:

• Thông báo số tài khoản ngân hàng.
• Công văn thông báo thay đổi tài khoản ngân hàng.
• Thông báo cập nhật thông tin thanh toán.

Bước 3. Trình bày nội dung thông báo

Nội dung cần nêu rõ:

• Căn cứ ban hành.
• Lý do thông báo.
• Thông tin tài khoản cũ (nếu có).
• Thông tin tài khoản mới.
• Thời điểm bắt đầu áp dụng.
• Đề nghị đối tác cập nhật.

Bước 4. Cam kết

Doanh nghiệp cần khẳng định mọi khoản thanh toán chỉ được thực hiện theo tài khoản được thông báo chính thức kể từ thời điểm có hiệu lực.

Bước 5. Ký tên

Văn bản nên có:

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký.
• Đóng dấu doanh nghiệp nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu.

Đối với các giao dịch điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Mẫu số 01. Thông báo số tài khoản ngân hàng gửi khách hàng

……………, ngày …… tháng …… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc sử dụng tài khoản ngân hàng

Kính gửi: Quý khách hàng

Công ty: ..............................................................................

Mã số doanh nghiệp: ..........................................................

Địa chỉ trụ sở chính: ........................................................

Điện thoại: ........................................................................

Email: ...............................................................................

Để thuận tiện trong quá trình thanh toán và thực hiện các giao dịch, Công ty chúng tôi trân trọng thông báo đến Quý khách hàng thông tin tài khoản ngân hàng chính thức như sau:

Tên chủ tài khoản: ....................................................................

Số tài khoản: ..........................................................................

Ngân hàng: ..............................................................................

Chi nhánh: ...............................................................................

Thời gian áp dụng: Kể từ ngày …… tháng …… năm ……

Kể từ thời điểm nêu trên, kính đề nghị Quý khách hàng thực hiện các khoản thanh toán vào tài khoản nêu trên để việc đối soát và hạch toán được thuận lợi.

Rất mong tiếp tục nhận được sự hợp tác của Quý khách hàng.

Xin trân trọng cảm ơn!

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Mẫu số 02. Thông báo nhiều tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

……………, ngày …… tháng …… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng

Kính gửi: ..............................................................................

Người đại diện: Ông/Bà ......................................................

Chức vụ: ................................................................................

Đại diện cho doanh nghiệp: ..................................................

Mã số doanh nghiệp: ..........................................................

Địa chỉ: ..................................................................................

Để phục vụ hoạt động thanh toán trong quá trình hợp tác, Công ty chúng tôi xin thông báo các tài khoản ngân hàng hiện đang sử dụng như sau:

Tài khoản số 01

• Tên chủ tài khoản: ...........................................................
• Số tài khoản: ......................................................................
• Ngân hàng: .........................................................................
• Chi nhánh: ..........................................................................
• Ghi chú (nếu có): ................................................................

Tài khoản số 02

• Tên chủ tài khoản: ...........................................................
• Số tài khoản: ......................................................................
• Ngân hàng: .........................................................................
• Chi nhánh: ..........................................................................
• Ghi chú (nếu có): ................................................................

Đề nghị Quý khách hàng và Quý đối tác cập nhật thông tin trên để thực hiện thanh toán đúng tài khoản của Công ty.

Xin trân trọng thông báo!

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Mẫu số 03. Thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng

……………, ngày …… tháng …… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi tài khoản ngân hàng

Kính gửi: Quý khách hàng, Quý đối tác

Công ty ............................................................................. xin trân trọng thông báo về việc thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng như sau:

1. Thông tin tài khoản cũ

• Tên chủ tài khoản: ...........................................................
• Số tài khoản: ......................................................................
• Ngân hàng: .........................................................................
• Chi nhánh: ..........................................................................

2. Thông tin tài khoản mới

• Tên chủ tài khoản: ...........................................................
• Số tài khoản: ......................................................................
• Ngân hàng: .........................................................................
• Chi nhánh: ..........................................................................

Thời gian áp dụng: Kể từ ngày …… tháng …… năm ……

Đề nghị Quý khách hàng và Quý đối tác cập nhật thông tin thanh toán theo tài khoản mới nêu trên. Sau thời điểm có hiệu lực, mọi khoản thanh toán chuyển vào tài khoản cũ sẽ không được Công ty xác nhận là giao dịch hợp lệ, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý khách hàng và Quý đối tác.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Mẫu số 04. Công văn thông báo bổ sung tài khoản ngân hàng

……………, ngày …… tháng …… năm ……

CÔNG VĂN

Về việc bổ sung tài khoản ngân hàng

Kính gửi: Quý khách hàng và Quý đối tác

Nhằm đáp ứng nhu cầu giao dịch và tạo thuận lợi trong quá trình thanh toán, Công ty ........................................................................ trân trọng thông báo bổ sung tài khoản ngân hàng như sau:

Tên chủ tài khoản: ............................................................

Số tài khoản: ........................................................................

Ngân hàng: ............................................................................

Chi nhánh: .............................................................................

Tài khoản trên được đưa vào sử dụng kể từ ngày …… tháng …… năm …… và được sử dụng song song với các tài khoản hiện có của Công ty.

Kính đề nghị Quý khách hàng và Quý đối tác cập nhật thông tin để thuận tiện trong quá trình giao dịch.

Xin trân trọng cảm ơn!

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Mẫu số 05. Thông báo ngừng sử dụng tài khoản ngân hàng

……………, ngày …… tháng …… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc ngừng sử dụng tài khoản ngân hàng

Kính gửi: Quý khách hàng và Quý đối tác

Công ty ............................................................................. trân trọng thông báo:

Kể từ ngày …… tháng …… năm ……, Công ty sẽ chính thức ngừng sử dụng tài khoản ngân hàng sau:

Tên chủ tài khoản: ............................................................

Số tài khoản: ........................................................................

Ngân hàng: ............................................................................

Chi nhánh: .............................................................................

Để bảo đảm việc thanh toán không bị gián đoạn, đề nghị Quý khách hàng và Quý đối tác thực hiện các giao dịch chuyển khoản vào tài khoản mới của Công ty:

Tên chủ tài khoản: ............................................................

Số tài khoản: ........................................................................

Ngân hàng: ............................................................................

Chi nhánh: .............................................................................

Mọi khoản thanh toán phát sinh sau thời điểm nêu trên vui lòng thực hiện theo thông tin tài khoản mới.

Rất mong nhận được sự phối hợp của Quý khách hàng và Quý đối tác.

Xin trân trọng cảm ơn!

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

4. Các nội dung bắt buộc phải có trong công văn thông báo số tài khoản

Một công văn thông báo đầy đủ thường bao gồm các nội dung sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ (nếu trình bày theo thể thức văn bản hành chính).
• Tên doanh nghiệp.
• Số, ký hiệu văn bản.
• Địa điểm, ngày tháng năm ban hành.
• Tên văn bản.
• Thông tin đơn vị nhận.
• Nội dung thông báo.
• Tên chủ tài khoản.
• Số tài khoản.
• Ngân hàng mở tài khoản.
• Chi nhánh ngân hàng.
• Mã số doanh nghiệp.
• Thời điểm áp dụng.
• Cam kết của doanh nghiệp.
• Đề nghị đối tác cập nhật thông tin.
• Chữ ký người đại diện.
• Dấu doanh nghiệp (nếu có).

Nếu thông báo thay đổi tài khoản, nên trình bày theo bảng so sánh giữa tài khoản cũ và tài khoản mới để đối tác dễ theo dõi.

5. Lưu ý quan trọng khi thay đổi hoặc đóng tài khoản ngân hàng của công ty

Khi thay đổi hoặc đóng tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

Thứ nhất, rà soát toàn bộ hợp đồng đang thực hiện để xác định có điều khoản yêu cầu thông báo thay đổi thông tin thanh toán hay không.

Thứ hai, gửi thông báo đến tất cả khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và đơn vị có giao dịch thường xuyên trước thời điểm áp dụng tài khoản mới.

Thứ ba, cập nhật đồng bộ thông tin trên:

• Hợp đồng mẫu.
• Báo giá.
• Hóa đơn điện tử.
• Website.
• Chữ ký email.
• Hồ sơ năng lực.
• Biểu mẫu thanh toán.

Thứ tư, duy trì tài khoản cũ trong một khoảng thời gian hợp lý nếu điều kiện ngân hàng cho phép để xử lý các khoản chuyển tiền phát sinh trước khi đối tác cập nhật thông tin.

Thứ năm, kiểm tra việc thay đổi thông tin tại cơ quan thuế và các hệ thống quản lý chuyên ngành nếu pháp luật có yêu cầu đối với từng lĩnh vực hoạt động.

Thứ sáu, lưu giữ đầy đủ hồ sơ gồm thông báo đã gửi, biên bản bàn giao (nếu có), email xác nhận hoặc chứng từ chứng minh đối tác đã nhận được thông báo.

Việc lưu giữ các tài liệu này sẽ là căn cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ thanh toán.

6. Mẫu giấy xác nhận tài khoản ngân hàng của công ty mới nhất

Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng là văn bản do ngân hàng phát hành theo đề nghị của doanh nghiệp nhằm xác nhận doanh nghiệp có mở và sử dụng tài khoản thanh toán tại ngân hàng.

Thông thường, giấy xác nhận sẽ bao gồm các nội dung sau:

• Tên ngân hàng.
• Chi nhánh phát hành.
• Số văn bản xác nhận.
• Tên doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp.
• Địa chỉ doanh nghiệp.
• Tên chủ tài khoản.
• Số tài khoản.
• Loại tài khoản.
• Ngày mở tài khoản.
• Xác nhận tài khoản đang hoạt động (hoặc trạng thái theo yêu cầu).
• Mục đích cấp giấy xác nhận.
• Chữ ký của người có thẩm quyền.
• Dấu của ngân hàng.

Trong thực tế, mỗi ngân hàng có biểu mẫu riêng nhưng đều bảo đảm các nội dung cơ bản nêu trên. Doanh nghiệp có thể đề nghị ngân hàng cấp giấy xác nhận để phục vụ đấu thầu, vay vốn, ký kết hợp đồng, chứng minh năng lực tài chính hoặc hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức khác.

7. Câu hỏi thường gặp về thủ tục thông báo tài khoản ngân hàng

Doanh nghiệp có phải thông báo số tài khoản ngân hàng cho cơ quan đăng ký kinh doanh không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký số tài khoản ngân hàng với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần quản lý và sử dụng tài khoản đúng quy định của pháp luật về ngân hàng, thuế và kế toán.

Có bắt buộc gửi công văn thông báo cho khách hàng không?

Pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, để bảo đảm an toàn giao dịch và hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp nên gửi thông báo bằng văn bản khi có thay đổi thông tin tài khoản.

Có thể gửi thông báo qua email không?

Có. Nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên chấp nhận hình thức trao đổi qua email thì doanh nghiệp có thể gửi thông báo điện tử. Đối với các giao dịch có giá trị lớn, nên sử dụng email chính thức của doanh nghiệp và lưu lại xác nhận đã gửi hoặc phản hồi của đối tác.

Khi thay đổi tài khoản có cần ký lại hợp đồng không?

Không phải mọi trường hợp đều cần ký lại hợp đồng. Nếu hợp đồng chỉ thay đổi thông tin thanh toán, các bên có thể lập phụ lục hợp đồng hoặc văn bản xác nhận thay đổi thông tin tài khoản theo nội dung đã thỏa thuận.

Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng có thời hạn bao lâu?

Pháp luật không quy định thời hạn sử dụng chung đối với giấy xác nhận tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều cơ quan, tổ chức hoặc đối tác chỉ chấp nhận giấy xác nhận được cấp trong thời gian gần, thường từ 30 đến 90 ngày, tùy theo yêu cầu của từng hồ sơ. Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu cụ thể trước khi sử dụng.

Thông báo thay đổi tài khoản có cần đóng dấu công ty không?

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp được quyền quyết định việc sử dụng con dấu. Vì vậy, việc đóng dấu trên thông báo phụ thuộc vào quy chế nội bộ hoặc yêu cầu của đối tác. Tuy nhiên, để tăng tính xác thực và thuận tiện trong giao dịch, nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện ký và đóng dấu trên văn bản giấy.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm một số nội dung khác về các mẫu thông báo thường dùng trong doanh nghiệp như:

• Mẫu thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng của công ty đến khách hàng
• Mẫu thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp (chi nhánh, văn phòng đại diện)