Một số lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn trong doanh nghiệp

1. Con dấu chữ ký được hiểu như thế nào?

Con dấu chữ ký không chỉ đơn giản là một hình ảnh mô phỏng chữ ký thật, mà còn mang trong nó sự đính kèm của thông tin chữ ký từ chủ sở hữu. Được tạo ra thông qua quá trình khắc lên một dấu ấn đặc biệt, con dấu chữ ký trở thành biểu tượng độc nhất, thể hiện sự chủ quyền và xác thực của người sử dụng. Đáng chú ý là, con dấu chữ ký không phải là một công cụ được đăng ký hoặc chính thức công nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền. Điều này có nghĩa rằng việc sử dụng con dấu chữ ký không mang theo sự ủy quyền từ bất kỳ tổ chức hay cơ quan nào, mà là một hình thức tự nguyện và tùy ý từ người sở hữu. Trong thực tế, sự tồn tại của con dấu chữ ký đã phát triển thành một phương tiện quan trọng trong giao dịch và hợp đồng. Nó giúp đảm bảo tính xác thực và nguồn gốc của tài liệu, tạo niềm tin và tăng cường tính pháp lý của các thỏa thuận. Dù không có sự công nhận chính thức, con dấu chữ ký vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích của chủ sở hữu.

2. Một số lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn trong doanh nghiệp

* Quy định về con dấu chữ ký khắc sẵn:

Theo quy định tại Điều 43 của Luật doanh nghiệp 2020 có quy định chi tiết về việc sử dụng dấu trong doanh nghiệp. Cụ thể:

- Điều kiện và hình thức dấu: Dấu có thể là dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số, tuân theo quy định về giao dịch điện tử theo pháp luật.

- Quyền quyết định về dấu: Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu cho doanh nghiệp, các chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

- Quản lý và lưu giữ dấu: Việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định trong Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Điều này đảm bảo việc sử dụng dấu trong các giao dịch tuân theo quy định của pháp luật.

- Sự tự do sử dụng và làm dấu chữ ký: Hiện tại, không có quy định cụ thể về con dấu chữ ký khắc sẵn và việc sử dụng dấu chữ ký là tự do. Thực tế cho thấy con dấu chữ ký, còn được gọi là chữ ký dấu, là một con dấu có thông tin chữ ký của chủ sở hữu. Chữ ký dấu không phải là chữ ký trực tiếp - ký tươi, nhưng được sử dụng thay thế để tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong công việc.

Tóm lại, các quy định liên quan đến sử dụng và quản lý dấu trong doanh nghiệp, đồng thời nhấn mạnh sự tự do trong việc sử dụng dấu chữ ký và cách nó thay thế chữ ký trực tiếp trong một số trường hợp.

* Giá trị pháp lý của con dấu khắc sẵn:

Quy định về chữ ký và sử dụng con dấu trong lĩnh vực kế toán và công tác văn thư. Cụ thể:

- Chứng từ kế toán: Điều 19 Luật kế toán 2015 quy định rằng chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Điều này đảm bảo tính chính xác và xác thực của thông tin kế toán. Chữ ký trên chứng từ phải được thực hiện bằng loại mực không phai và không được sử dụng mực màu đỏ hoặc dấu chữ ký khắc sẵn.

- Đồng nhất chữ ký: Quy định rằng chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Điều này nhằm đảm bảo tính nhất quán và đồng nhất trong quá trình ký kết tài liệu kế toán.

- Chữ ký của người khiếm thị: Quy định rằng chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị phải tuân theo quy định của Chính phủ. Điều này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người khiếm thị thực hiện chữ ký trên chứng từ kế toán.

- Công tác văn thư: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, trong đó nêu rõ khái niệm "bản gốc văn bản" và cách thức ký trên văn bản. Bản gốc văn bản được xác định là bản hoàn chỉnh về nội dung và hình thức, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

- Quy định về mực ký: Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định rằng khi ký văn bản dùng bút, phải sử dụng mực màu xanh và không được sử dụng các loại mực dễ phai. Điều này đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của chữ ký trên văn bản giấy.

- Vấn đề con dấu chữ ký: Nội dung cũng nhấn mạnh rằng hiện tại chưa có văn bản hay quy định nào về con dấu chữ ký hay việc sử dụng và làm dấu chữ ký khắc sẵn. Điều này cho thấy con dấu chữ ký khắc sẵn không có giá trị pháp lý.

- Linh động sử dụng con dấu chữ ký: Bài viết cũng nhấn mạnh rằng việc xử phạt hành chính đối với việc sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn chỉ áp dụng đối với chứng từ kế toán. Do đó, cá nhân vẫn có sự linh hoạt trong việc sử dụng con dấu chữ ký cho các tài liệu lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp

* Lưu ý khi sử dụng con dấu khắc sẵn:

Việc sử dụng con dấu chữ ký trong các văn bản nội bộ và chứng từ kế toán. Cụ thể:

- Sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn: Bài viết đề cập rằng con dấu chữ ký khắc sẵn nên chỉ được sử dụng trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tính riêng tư và nội bộ của thông tin được đóng dấu.

- Ủy quyền sử dụng con dấu chữ ký: Khi giao con dấu chữ ký cho người khác sử dụng, cần có văn bản ủy quyền đảm bảo rõ ràng phạm vi mà con dấu được đóng dấu. Điều này nhằm tránh việc lạm dụng hoặc sử dụng không đúng mục đích của con dấu.

- Cấm sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn trong chứng từ kế toán: Quy định rằng không được sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn đóng vào chứng từ kế toán. Vi phạm quy định này sẽ bị xử phạt và buộc phải lập bổ sung chứng từ chưa được lập trong trường hợp có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Xử phạt vi phạm hành chính: Trường hợp doanh nghiệp ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn, sẽ bị xử phạt từ 03 đến 05 triệu đồng theo quy định của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.

Tóm lại,  quy định về việc sử dụng và cấm sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn trong các văn bản nội bộ và chứng từ kế toán. Vi phạm quy định này sẽ có hậu quả pháp lý và buộc phải lập bổ sung chứng từ trong trường hợp vi phạm.

3. Một số điều cần biết về con dấu doanh nghiệp

* Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng:

Trước đây, theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014, các doanh nghiệp buộc phải thông báo mẫu con dấu của mình với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng, và sau đó mẫu con dấu sẽ được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, với sự thay đổi của Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định trên đã bị loại bỏ. Điều này có nghĩa rằng, kể từ ngày 01/01/2021, các doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu nữa. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính đối với doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động kinh doanh của họ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định pháp luật khác liên quan đến việc sử dụng con dấu và đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của thông tin được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tóm lại, việc loại bỏ yêu cầu thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp từ năm 2021 giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện hoạt động kinh doanh của mình

* Về việc quản lý, lưu giữ con dấu doanh nghiệp:

Quản lý và lưu giữ dấu doanh nghiệp là một quá trình quan trọng và phải tuân theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế doanh nghiệp, cùng với các quy định áp dụng cho các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Việc quản lý dấu doanh nghiệp bao gồm việc đảm bảo tính chính xác, bảo mật và sử dụng hợp pháp của dấu. Điều lệ công ty hoặc quy chế doanh nghiệp thường quy định về trách nhiệm, quyền hạn và quy trình để đảm bảo dấu doanh nghiệp được sử dụng một cách đúng đắn và theo đúng mục đích kinh doanh.

Các quy định liên quan đến quản lý và lưu giữ dấu doanh nghiệp cũng có thể bao gồm việc xác định ai có quyền truy cập và sử dụng dấu, quy trình xác nhận và kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu hoặc giao dịch được thực hiện bằng dấu, cũng như việc bảo đảm an ninh và ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích hoặc lạm dụng dấu. Qua việc tuân thủ các quy định về quản lý và lưu giữ dấu doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính minh bạch, đáng tin cậy và hợp pháp trong các hoạt động kinh doanh của mình. Đồng thời, việc thực hiện đúng quy trình quản lý dấu cũng giúp bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp trong các giao dịch và thương lượng với các bên liên quan.

Tóm lại, việc quản lý và lưu giữ dấu doanh nghiệp là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh và phải tuân theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác, bảo mật và hợp pháp của dấu trong các giao dịch và hoạt động của doanh nghiệp

Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin mà Luật Minh Khuê cung cấp tới quý khách hàng. Ngoài ra quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết về chủ đề những quy định mới về con dấu của doanh nghiệp năm 2023 của Luật Minh Khuê. Còn điều gì vướng mắc, quy khách vui lòng liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Trân trọng./.