1. Định nghĩa người đại diện theo pháp luật
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về khái niệm người đại diện theo pháp luật như sau:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Vai trò của người đại diện theo pháp luật không chỉ giới hạn ở việc đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch thương mại mà còn bao gồm việc đại diện cho doanh nghiệp trong các vấn đề pháp lý, chẳng hạn như yêu cầu giải quyết các vụ việc dân sự, tham gia vào các vụ kiện tụng, và thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò trung tâm trong việc bảo đảm rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình. Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật thường giữ các chức danh quản lý chủ chốt. Cụ thể:
- Đối với công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên, người đại diện theo pháp luật thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc, như quy định tại khoản 3 Điều 54 của Luật Doanh nghiệp 2020.
- Đối với công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc, theo quy định tại khoản 2 Điều 137 của Luật Doanh nghiệp 2020.
Các chức danh này không chỉ thể hiện vai trò lãnh đạo và quản lý trong doanh nghiệp mà còn gánh vác trách nhiệm pháp lý và quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
2. Quyền hạn và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật
Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có những trách nhiệm cơ bản như sau:
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực và cẩn trọng: Người đại diện phải đảm bảo rằng mọi hành động và quyết định của mình nhằm mục đích bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Họ cần phải thể hiện sự tận tâm và chính xác trong công việc để không làm tổn hại đến quyền lợi của doanh nghiệp.
- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp: Người đại diện theo pháp luật không được lạm dụng địa vị, chức vụ của mình để tư lợi hoặc phục vụ cho lợi ích của tổ chức, cá nhân khác. Họ cần phải tránh mọi hình thức xung đột lợi ích và không được sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, và tài sản của doanh nghiệp cho mục đích cá nhân.
- Thông báo kịp thời và đầy đủ: Người đại diện phải thông báo cho doanh nghiệp về các doanh nghiệp mà họ hoặc những người có liên quan của họ đang làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc quản lý và giám sát các hoạt động liên quan đến quyền lợi của doanh nghiệp.
- Chịu trách nhiệm cá nhân: Trong trường hợp vi phạm các quy định về trách nhiệm, người đại diện theo pháp luật sẽ phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp.
Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, khi giữ chức danh Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, có các quyền và nghĩa vụ cơ bản sau đây:
- Quyết định các vấn đề kinh doanh hàng ngày: Người đại diện có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty mà không thuộc thẩm quyền của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị.
- Thực hiện nghị quyết và quyết định: Họ phải tổ chức thực hiện các nghị quyết và quyết định của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, và Hội đồng quản trị.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và đầu tư: Người đại diện có nhiệm vụ tổ chức việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
- Đề xuất cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý: Họ có quyền kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ của công ty.
- Bổ nhiệm và miễn nhiệm chức danh quản lý: Người đại diện có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, hoặc bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, và Hội đồng quản trị.
- Quyết định về tiền lương và lợi ích của người lao động: Họ có quyền quyết định về tiền lương và các lợi ích khác cho người lao động trong công ty, bao gồm cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
- Tuyển dụng lao động: Người đại diện có quyền quyết định tuyển dụng lao động để đáp ứng nhu cầu của công ty.
- Đề xuất phương án tài chính: Họ có quyền kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ khác: Người đại diện còn có quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, và các nghị quyết, quyết định của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.
Vai trò kép trong cơ cấu tổ chức
Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật có thể đảm nhiệm đồng thời chức vụ Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên cùng với chức vụ Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trong trường hợp này, ngoài các quyền và nghĩa vụ liên quan đến chức vụ Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người đại diện cũng sẽ có các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên, cụ thể như sau:
- Lập chương trình và kế hoạch hoạt động: Họ có trách nhiệm lập chương trình và kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.
- Chuẩn bị tài liệu và nội dung họp: Người đại diện phải chuẩn bị chương trình, nội dung, và tài liệu cho các cuộc họp của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.
- Triệu tập và chủ trì họp: Họ có quyền triệu tập, chủ trì, và làm chủ tọa các cuộc họp của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.
- Giám sát việc thực hiện nghị quyết: Người đại diện phải giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các nghị quyết và quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.
- Ký các nghị quyết và quyết định: Họ thay mặt Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên ký các nghị quyết và quyết định của các cơ quan này.
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ khác: Người đại diện cũng thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.
Như vậy, người đại diện theo pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm lớn về các quyết định và hành động của mình.
3. Điều kiện để trở thành người đại diện theo pháp luật
Phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật có thể đảm nhiệm các chức danh khác nhau. Cụ thể, trong các công ty TNHH (trách nhiệm hữu hạn) hay công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật có thể giữ các chức danh như Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên, hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Tuy nhiên, để trở thành người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cá nhân cần đáp ứng một số điều kiện nhất định, bao gồm:
- Đủ tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ: Người đại diện phải từ đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Điều này có nghĩa là họ phải có khả năng nhận thức và làm chủ hành vi của mình, cũng như có thể chịu trách nhiệm pháp lý về các hành động của mình.
- Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp: Những cá nhân bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp bao gồm:
- Cán bộ, công chức, viên chức: Các đối tượng này thường bị hạn chế trong việc tham gia vào các hoạt động kinh doanh để tránh xung đột lợi ích và bảo đảm sự minh bạch trong công việc công.
- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng: Những người làm việc trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam cũng nằm trong diện bị cấm, trừ khi họ được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước.
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước: Những người này cũng không được phép giữ các chức vụ đại diện theo pháp luật tại doanh nghiệp tư nhân.
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành các hình phạt: Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, chấp hành hình phạt tù, hoặc đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, hành nghề hoặc làm công việc nhất định cũng không đủ điều kiện làm người đại diện theo pháp luật.
Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là người đã góp vốn vào công ty. Điều này có nghĩa là một cá nhân không cần phải là cổ đông hoặc thành viên góp vốn để đảm nhận vai trò người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
4. Các hình thức bổ nhiệm và bãi nhiệm người đại diện theo pháp luật
Các hình thức bổ nhiệm và bãi nhiệm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định trong pháp luật Việt Nam và có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Dưới đây là một số hình thức chính:
Đối với doanh nghiệp tư nhân
- Bổ nhiệm: Chủ doanh nghiệp tư nhân, là người duy nhất sở hữu và điều hành doanh nghiệp, có toàn quyền quyết định về việc bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật. Quyết định này thường được thể hiện bằng văn bản và không cần thông qua các cơ quan hay tổ chức khác.
- Bãi nhiệm: Tương tự như bổ nhiệm, việc bãi nhiệm người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp tư nhân cũng thuộc quyền quyết định của chủ doanh nghiệp tư nhân. Quyết định này cũng phải được lập thành văn bản và ghi rõ lý do bãi nhiệm.
Đối với Công ty TNHH
- Bổ nhiệm:
+ Công ty TNHH một thành viên: Chủ sở hữu công ty, hoặc người được ủy quyền, có quyền quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, thường là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
+ Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Hội đồng thành viên sẽ ra quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật. Quyết định này thường được thông qua trong cuộc họp của Hội đồng thành viên và phải được ghi vào biên bản họp.
- Bãi nhiệm:
+ Công ty TNHH một thành viên: Chủ sở hữu công ty có quyền bãi nhiệm người đại diện theo pháp luật theo quyết định của mình. Quyết định bãi nhiệm phải được lập thành văn bản và thông báo cho các cơ quan nhà nước có liên quan.
+ Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Hội đồng thành viên có quyền bãi nhiệm người đại diện theo pháp luật. Quyết định bãi nhiệm phải được ghi vào biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên và thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Đối với công ty cổ phần
- Bổ nhiệm:
+ Chủ tịch Hội đồng Quản trị có quyền bổ nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, là người đại diện theo pháp luật của công ty. Quyết định này thường được thông qua trong cuộc họp của Hội đồng Quản trị.
+ Đối với các công ty cổ phần, Hội đồng Quản trị là cơ quan có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Quyết định này phải được thông qua tại cuộc họp của Hội đồng Quản trị.
- Bãi nhiệm:
+ Có quyền bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc theo quyết định của mình, được thông qua tại cuộc họp của Hội đồng Quản trị.
+ Hội đồng Quản trị có quyền bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc nếu cần thiết. Quyết định bãi nhiệm phải được lập thành văn bản và ghi vào biên bản cuộc họp của Hội đồng Quản trị.
Đối với công ty cổ phần và công ty TNHH
Sau khi quyết định bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm người đại diện theo pháp luật được thông qua, doanh nghiệp cần thực hiện việc đăng ký thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc này bao gồm việc nộp hồ sơ với các tài liệu liên quan như quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, biên bản cuộc họp của các cơ quan có thẩm quyền.
Xem thêm: Người đại diện theo pháp luật là gì? Thời hạn, chấm dứt đại diện
Quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.
Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất!
