1. Khi nào thì Bộ Tài nguyên và Môi trường tổ chức họp trực tuyến trong những trường hợp nào?
Căn cứ dựa theo những quy định tại Điều 4 của Quyết định 1151/QĐ-BTNMT năm 2020 thì có quy định như sau về các trường hợp tổ chức họp trực tuyến như sau:
Các trường hợp tổ chức họp trực tuyến: Các hội nghị, cuộc họp, làm việc, hội thảo đều được khuyến khích tổ chức thực hiện theo hình thức trực tuyến trừ các cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước.
Lưu ý rằng, việc tổ chức họp trực tuyến cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về công nghệ để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của cuộc họp.
Theo đó, các hội nghị, cuộc họp, làm việc, hội thảo của Bộ Tài nguyên và Môi trường đều được khuyến khích tổ chức thực hiện theo hình thức trực tuyến trừ các cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước.
2. Nguyên tắc tổ chức họp trực tuyển của Bộ Tài nguyên và Môi trường
Căn cứ pháp lý: Dựa theo quy định tại Điều 5 của Quyết định 1151/QĐ-BTNMT năm 2020 thì có quy định về nguyên tắc tổ chức họp trực tuyến như sau:
Nguyên tắc tổ chức họp trực tuyến được diễn đạt như sau:
Các hoạt động tổ chức, chủ trì, điều hành, và tham gia cuộc họp trực tuyến phải tuân theo quy định về chế độ họp theo Quy chế làm việc của Bộ. Điều này có nghĩa là quy trình tổ chức và tham gia cuộc họp trực tuyến cần phải tuân theo các quy tắc và quy định được đề ra trong Quy chế làm việc của Bộ. Điều này giúp đảm bảo tính chặt chẽ, có tổ chức và hiệu quả trong việc thực hiện các cuộc họp trực tuyến trong ngữ cảnh tổ chức cụ thể đó.
Hệ thống họp trực tuyến phải đảm bảo an toàn và an ninh thông tin, cũng như bảo mật tài khoản tham gia (bao gồm tên và mật khẩu). Việc sử dụng hệ thống họp trực tuyến chỉ được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và công việc của cơ quan hoặc đơn vị, không sử dụng ngoài phạm vi này. Ngoài ra, việc sử dụng hệ thống họp trực tuyến chỉ được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và công việc cụ thể của cơ quan hoặc đơn vị, không được sử dụng ngoài phạm vi này. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc bảo vệ thông tin và đảm bảo rằng việc sử dụng hệ thống chỉ diễn ra trong ngữ cảnh của nhiệm vụ và trách nhiệm công việc cụ thể.
Không được tự ý tham gia vào các cuộc họp dưới mọi hình thức khi không có trong thành phần, trừ khi có sự đồng ý của chủ trì cuộc họp. Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật chỉ tham gia khi được phép và chỉ thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ kỹ thuật. Ngoài ra, việc sử dụng hệ thống họp trực tuyến chỉ được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và công việc cụ thể của cơ quan hoặc đơn vị, không được sử dụng ngoài phạm vi này. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc bảo vệ thông tin và đảm bảo rằng việc sử dụng hệ thống chỉ diễn ra trong ngữ cảnh của nhiệm vụ và trách nhiệm công việc cụ thể.
Đối với các cuộc họp có yêu cầu hạn chế tiếp cận (bảo mật), cần thiết phải thiết lập mạng riêng ảo (VPN) và các giải pháp an toàn, an ninh thông tin cho cuộc họp. Thông tin liên quan đến cuộc họp không được cung cấp cho bất kỳ cá nhân tham dự nào mà không có sự cho phép của người có thẩm quyền. Điều quan trọng là phải thiết lập mạng riêng ảo (VPN) và triển khai các giải pháp an toàn, an ninh thông tin cho cuộc họp này. Ngoài ra, thông tin liên quan đến cuộc họp không được tiết lộ cho bất kỳ cá nhân tham dự nào mà không có sự cho phép của người có thẩm quyền. Điều này nhấn mạnh mức độ quan trọng của việc bảo vệ thông tin trong các cuộc họp có tính chất nhạy cảm và yêu cầu sự cẩn trọng đặc biệt để đảm bảo an toàn.
Đối với các cuộc họp trực tuyến quy mô lớn, phạm vi rộng, và đòi hỏi đường truyền dung lượng lớn, chất lượng ổn định, cũng như thiết bị chuyên dụng, cần thiết có thể sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu suất. Để đảm bảo hiệu suất trong các điều kiện này, cần thiết phải sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp chuyên nghiệp. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc đầu tư vào các giải pháp chuyên nghiệp để đáp ứng đầy đủ yêu cầu về quy mô và chất lượng khi tổ chức các cuộc họp trực tuyến lớn.
3. Những đại biểu tham dự cuộc họp trực tuyến của Bộ Tài nguyên và Môi trường phải tuân thủ nguyên tắc nào?
Căn cứ dựa theo quy định tại Điều 6 của Quyết định 1151/QĐ-BTNMT có quy định như sau về nguyên tắc tham dự cuộc họp trực tuyến của các đại biểu Bộ Tài Nguyên và Môi trường như sau:
Quy định về việc đại biểu tham dự các cuộc họp trực tuyến của Bộ Tài nguyên và Môi trường bao gồm các điều kiện sau:
Tham dự chính xác và đúng thành phần: Đến đúng điểm cầu hoặc đăng nhập vào cuộc họp trước thời gian khai mạc ít nhất 10 phút. Kiểm tra đường truyền và thử nghiệm hệ thống để đảm bảo ổn định tổ chức. Khi tham gia cuộc họp và chưa đến lượt phát biểu, đại biểu cần tắt micro để không làm nhiễu âm thanh.
Hiển thị thông tin cá nhân: Hiển thị tên điểm cầu, danh tính cá nhân, và đơn vị công tác để phục vụ điều hành và kiểm soát cuộc họp. Trong trường hợp thiếu thông tin này, người chủ trì có thể mời đại biểu ra khỏi cuộc họp để bảo đảm tính nghiêm túc và an ninh của cuộc họp.
Quản lý tài khoản đúng quy định: Đại biểu phải tự quản lý tài khoản (tên và mật khẩu) để tham gia cuộc họp theo quy định. Không chia sẻ tài khoản với người khác và chịu trách nhiệm về việc sử dụng tài khoản. Ghi âm hoặc quay video cuộc họp chỉ được khi có sự đồng ý của người chủ trì.
Thái độ và tham gia tích cực: Dự họp nghiêm túc, giữ gìn trật tự và không trao đổi việc riêng tư. Tắt hoặc đặt điện thoại di động ở chế độ họp. Chỉ rời khỏi cuộc họp khi người chủ trì tuyên bố kết thúc.
Đăng ký và phát biểu theo quy tắc: Đăng ký trước khi muốn phát biểu và chỉ được phát biểu khi được chủ trì cuộc họp cho phép. Tắt micro sau khi kết thúc phát biểu để tránh làm nhiễu âm thanh và ảnh hưởng đến hệ thống toàn bộ.
Theo đó thì việc tuân thủ những nguyên tắc này thì có ý nghĩa to lớn trong việc duy trì cuộc họp, cụ thể như sau: Tuân thủ nguyên tắc đến đúng thời gian và đúng thành phần giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của cuộc họp. Kiểm tra đường truyền và hệ thống trước cuộc họp giúp tránh sự cố kỹ thuật và đảm bảo ổn định trong quá trình tham gia. Việc hiển thị đầy đủ thông tin cá nhân giúp kiểm soát và quản lý cuộc họp một cách an toàn và bảo mật. Quản lý tài khoản một cách đúng đắn giúp ngăn chặn việc sử dụng trái phép và đảm bảo tính riêng tư của cuộc họp. Tham gia đúng thời điểm và theo đúng quy trình thể hiện tôn trọng đối với thời gian và công sức của tất cả các đại biểu. Hiển thị thông tin cá nhân và giữ gìn trật tự trong quá trình cuộc họp thể hiện tính nghiêm túc và tôn trọng đối với quy trình và người chủ trì. Quản lý tài khoản cá nhân đảm bảo tính duy nhất và không bị lạc lõng thông tin trong quá trình tham gia cuộc họp. Không chia sẻ tài khoản giúp giữ cho thông tin cá nhân và cuộc họp được bảo vệ. Duy trì thái độ và tham gia tích cực giúp tạo ra môi trường họp tốt, tập trung vào nội dung chính của cuộc họp. Tắt điện thoại di động và giữ mặt mũi có mặt suốt cuộc họp giúp đảm bảo tính tập trung và hiệu suất của cuộc họp.Đăng ký và chỉ phát biểu khi có sự cho phép giúp duy trì trình tự trong cuộc họp. Tắt micro sau khi phát biểu đảm bảo không có nhiễu loạn âm thanh, giữ cho cuộc họp diễn ra mạch lạc. Theo đó thì việc tuân thủ những nguyên tắc này giúp đảm bảo rằng cuộc họp trực tuyến diễn ra một cách hiệu quả, chuyên nghiệp và tôn trọng đối với mọi đại biểu tham gia.
Vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn
Tham khảo thêm: Phê chuẩn Bộ trưởng Bộ tài nguyên môi trường nhiệm kỳ mới
