Điều 5 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT nêu rõ nguyên tắc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, quy định cụ thể như sau:

1. Hồ sơ địa chính được lập theo từng đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.

2. Việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phải theo đúng trình tự, thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật đất đai.

3. Nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính phải bảo đảm thống nhất với Giấy chứng nhận được cấp (nếu có) và phù hợp với hiện trạng quản lý, sử dụng đất.

Luật Minh Khuê phân tích chi tiết quy định pháp lý về vấn đề trên như sau:

 

1. Quy định của pháp luật về hồ sơ địa chính

Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện những thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phuc vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan. Theo đó, hồ sơ địa chính sẽ bao gồm các thành phần chính như sau: 

- Đối với địa phương đã xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính thì hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đấy đai, bao gồm các tài liệu cụ thể sau đây: Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; Sổ địa chính và bản lưu Giấy chứng nhận.

- Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì hồ sơ địa chính sẽ bao gồm: Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai, bản lưu Giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có); Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy. Số theo dõi biến động đất đai dùng để ghi lại những biến động như chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; chuyển mục đích sử dụng đất; chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của vợ hoặc của chồng thành quyền sử dụng đất chung, quyền sở hữu tài sản chung của vợ và chồng. 

Hồ sơ địa chính sẽ dùng làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác định quyền và nghĩa vụ của người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai. Hồ sơ địa chính dạng giấy, dạng số đều có giá trị pháp lý như nhau. Trong trường hợp có sự không thống nhất thông tin giữa các tài liệu của hồ sơ địa chính thì phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu các tài liệu trong hồ sơ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký để xác định thông tin có giá trị pháp lý làm cơ sở chỉnh lý thông nhất hồ sơ địa chính. Trường hợp thành lập bản đồ địa chính mới thay thế tài liệu, số liệu đo đạc đã sử dụng để đăng ký trước đây thì xác định giá trị pháp lý của những thông tin như sau: Trường hợp đã cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì xác định giá trị pháp lý thông tin theo kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận; Trường hợp chưa cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì sẽ xác định như sau:

- Các thông  tin về người sử dụng đất, thông tin về quyền sử dụng đất được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp. Trường hợp cấp Giấy chứng nhận đã cấp không thể hiện thông tin thì xác định theo sổ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

- Các thông tin về đường ranh giới, hình thể, kích thước cạnh thửa, tọa độ đỉnh thửa, diện tích của thửa đất được xác định theo bản đồ địa chính mới; trường hợp đường ranh giới thực tế của thửa đất trên bản đồ địa chính mới đã có biến động so với ranh giới thể hiện trên Giấy chứng nhận đã cấp thì thông tin pháp lý về đường ranh giới và diện tích sử dụng đất được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp. 

 

2. Nguyên tắc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính

Nguyên tắc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính được pháp luật quy định cụ thể tại Điều 5 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT quy định về hồ sơ địa chính do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành.

- Hồ sơ địa chính được lập theo từng đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.

- Việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phải đúng trình tự, thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật về đất đai.

- Nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính phải bảo đảm sự thống nhất với Giấy chứng nhận được cấp (nếu có) và phù hợp với hiện trạng quản lý, sử dụng đất. 

 

3. Cơ quan có trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính?

Theo quy định thì trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính sẽ bao gồm:

- Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thực hiện các công việc sau đây: Tổ chức thực hiện việc đo đạc, lập bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai; Chỉ đạo thực hiện chỉnh lý, cập nhật biến động bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai; lập, cập nhật và chỉnh lý biến động thường xuyên sổ địa chính và các tài liệu khác của hồ sơ địa chính ở địa phương;

- Văn phòng đăng ký đất đai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Thực hiện chỉnh lý biến động thường xuyên đối với bản đồ địa chính, sổ mục kê khai đất đai; Tổ chức lập,cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính ngoài các tài liệu theo quy định; Cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai (dạng số hoặc dạng giấy) cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn sử dụng;

- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc theo quy định của pháp luật đối với các đối tượng sử dụng đất, được Nhà nước giao quản lý đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất thuộc quyền giải quyết thủ tục đăng ký;

- Địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp thực hiện các công việc theo quy định của pháp luật: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh) chủ trì tổ chức việc lập sổ địa chính, cung cấp tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường (chính là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện); thực hiện cập nhật, chỉnh lý các tài liệu hồ sơ địa chính theo quy định đối với các thửa đất của các tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư; Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thực hiện cập nhật, chỉnh lý các tài liệu hồ sơ địa chính theo quy định đối với các thửa đất của các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngoài sở hữu nhà ở tại Việt Nam; cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai cho Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng;

- Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật, chỉnh lý bản sao tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai đang quản lý theo quy định tại Thông tư này để sử dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý đất đai ở địa phương. 

 

4. Các trường hợp lập, chỉnh lý bản đồ địa chính

Trong trường hợp diện tích sử dụng thực tế có sự thay đổi về diện tích đối với diện tích thửa đất thì việc đo đạc, lập bản đồ địa chính được thực hiện chi tiết đến từng thửa đất theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn; Việc chỉnh lý bản đồ địa chính được thực hiện khi có sự thay đổi về hình dạng kích thước diện tích thửa đất và các yếu tố khác có liên quan đến nội dung bản đồ địa chính; Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định việc lập, chỉnh lý và quản lý bản đồ địa chính trọng phạm vi cả nước và điều kiện hành nghề đo đạc địa chính; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức thực hiện việc lập, chỉnh lý và quản lý bản đồ địa chính ở địa phương. 

Việc chỉnh lý hồ sơ địa chính sẽ được thực hiện trong các trường hợp cụ thể quy định theo Khoản 1 Điều 17 Thông tư số 25/2014/TT-BTNMT. Việc chỉnh lý bản đồ địa chính được thực hiện trong các trường hợp sau đây: Xuất hiện thửa đất và các đối tượng chiếm đất mới trừ các đối tượng là công trình, xây dựng và tài sản trên đất; Thay đổi ranh giới thửa đất và các đối tượng chiếm đất trừ các đối tượng là công trình xây dựng và tài sản trên đất; Thay đổi diện tích thửa đất; Thay đổi mục đích sử dụng đất; Thay đổi thông tin về tình trạng pháp lý của thửa đất; Thay đổi về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp; Thay đổi về điểm tọa độ địa chính và điểm tọa độ Quốc gia; Thay đổi về mốc giới và hành lang an toàn công trình; Thay đổi về địa danh và các ghi chú trên bản đồ.

Cơ sở để quyết định thực hiện chỉnh lý bản đồ địa chính sẽ theo các thay đổi về ranh giới thửa đất, diện tích thửa đất, mục đích sử dụng đất được thực hiện trong các trường hợp: có quyết định giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất, thu hồi đất của cấp có thẩm quyền; quyết định của Ủy ban nhân dân các cấp, bản án của Tòa án nhân dân các cấp về việc giải quyết tranh chấp đất đai; kết quả cấp, chỉnh lý Giấy chứng nhận trong các trường hợp chuyển nhượng, chuyển đổi, thừa kế có liên quan đến ranh giới, mục đích sử dụng đất, quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất; có thay đổi ranh giới thửa đất do sạt lở, sụt đất tự nhiên; người sử dụng đất, cơ quan quản lý đất đai các cấp phát hiện có sai sót trong đo vẽ bản đồ địa chính. Mốc giới, đường địa giới hành chính trên bản đồ được chỉnh lý, bổ sung trong các trường hợp có quyết định thay đổi địa giới hành chính, lập đơn vị hành chính mới, đã lập hồ sơ địa giới, cắm mốc địa giới trên thực địa; Mốc tọa độ, mốc quy hoạch, hành lang an toàn công trình trên bản đồ được chỉnh lý, bổ sung trong các trường hợp mốc giới mới được cắm trên thực địa và có thông báo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc chỉnh lý, bổ sung thông tin về địa danh, địa vật định hướng và các thông tin thuộc tính khác do cơ quan quản lý đất đai các cấp tự quyết định khi phát hiện có thay đổi. Khi chỉnh lý các thay đổi về ranh giới thửa đất thì việc thể hiện nội dung và lưu thông tin chỉnh lý được thực hiện cụ thể như sau: Đường ranh giới mới của thửa đất được thể hiện trên bản đồ địa chính bằng màu đỏ, đường ranh giới cũ được chuyển thành lớp riêng trên bản đồ địa chính dạng số, được gạch bỏ bằng mực đỏ đối với nơi sử dụng bản đồ địa chính dạng giấy; Việc chỉnh lý bản đồ địa chính phải được thực hiện đồng bộ với việc chỉnh lý thông tin trong số mục kê đất đai và các tài liệu liên quan khác. Khi đo đạc chỉnh lý bản đồ địa chính được phép thực hiện bằng các phương pháp đo đạc đơn giản như: giao hộ cạnh, dóng thẳng hàng, đo bằng thước dây, chuyển vẽ từ bản đồ quy hoạch,... và sử dụng các điểm khởi tính bao gồm: các điểm tọa độ từ lưới khống chế đo vẽ, lưới điểm trạm đo cũ trở lên; các điểm góc thửa đất, góc công trình xây dựng chính có trên bản đồ vè hiện còn tồn tại ở thực địa, độ chính xác chỉnh lý thực hiện theo quy định về độ chính xác của bản đồ địa chính. Việc chỉnh lý số thứ tựu của thửu đât sẽ theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp thửa đất mới được phát sinh do tách thửa, hợp thửa thì hủy bỏ số thứ tự thừa đất cũ, thửa đất mới được đánh số tiếp theo số thứ tự thửa đất có số hiệu lớn nhất trong tờ bản đồ; đồng thời phải lập "Bảng các thừa đất chỉnh lý" ở vị trí thích hợp trong hoặc ngoài khung bản đồ trừ trường hợp chỉnh lý bản đồ địa chính trong cơ sở dữ liệu địa chính. Nội dung của Bảng các thửa đất chỉnh lý phải thể hiện số thứ tự, mã loại đất và diện tích thửa đất tách, hợp đã được chỉnh lý và số thứ tự thửa, mã loại đất và diện tích mới của thửa đất đó sau chỉnh lý. Trường hợp nhà nước thu hồi không tạo thành thửa đất mới và phần diện tích còn lại không bị chia cắt thành nhiều thửa đất thì phần diện tích còn lại không thu hồi vẫn giữ nguyên số thứ tự của thửa đất cũ. 

Trên đây là tư vấn mà công ty Luật Minh Khuê muốn gửi tới quý khách hàng. Nếu quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc hay câu hỏi pháp lý khác thì vui lòng liên hệ trực tiếp đến công ty Luật Minh Khuê qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 qua số hotline1900.6162 để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của qúy khách hàng!