Nguyên tắc thực hiện việc cấp mã GINC theo quy định hiện nay là?

1. Nguyên tắc thực hiện việc cấp mã GINC theo quy định hiện nay là?

Theo tiểu mục 3.2 của Mục 3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 10577:2014, việc cấp mã GINC được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

- Phân định nhóm hợp lý các đơn vị logistic

+ Mã GINC được sử dụng để phân định một nhóm hợp lý các đơn vị logistic.

+ Những đơn vị logistic này đã được tổ chức và gửi đến hãng chuyển phát hàng hóa để cùng được vận chuyển theo hợp đồng vận chuyển.

- Mỗi đơn vị hàng hóa kí gửi chỉ có một GINC

+ Mỗi đơn vị hàng hóa kí gửi chỉ được ấn định một mã GINC duy nhất.

+ Mã này sẽ tồn tại suốt vòng đời của hàng hóa kí gửi hoặc các đơn vị vận tải đã được ấn định mã GINC.

- Không cấp lại mã GINC trong vòng 01 năm

+ Không được cấp lại mã GINC trong vòng 01 năm kể từ ngày ấn định mã GINC ban đầu.

+ Tuy nhiên, dựa vào sự điều chỉnh hiện hành hoặc các yêu cầu đặc thù của tổ chức công nghiệp, thời gian này có thể được kéo dài.

=> Mã GINC không chỉ là một dãy số, mà còn là một công cụ quan trọng để xác định và tổ chức một nhóm hợp lý các đơn vị logistic. Những đơn vị này, đã được tập hợp và gửi đến hãng chuyển phát hàng hóa, sẽ cùng nhau tham gia vào quá trình vận chuyển theo hợp đồng đã ký kết. Mỗi sản phẩm hoặc hàng hóa kí gửi sẽ được đánh dấu bằng một mã GINC duy nhất, tồn tại suốt quá trình "sống" của nó, từ khi xuất phát đến khi được nhận tại đích hoặc bởi các đơn vị vận tải đã được chỉ định mã GINC.

Để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của hệ thống, không được phép cấp lại mã GINC trong vòng một năm kể từ ngày đánh dấu ban đầu. Tuy nhiên, trong trường hợp có sự điều chỉnh hoặc yêu cầu đặc thù từ các tổ chức công nghiệp, thì giai đoạn này có thể được kéo dài. Quy định cấp mã GINC theo Tiêu chuẩn TCVN 10577:2014 nhằm đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quản lý và vận hành logistics, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Việc quản lý mã GINC để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong quá trình vận chuyển hàng hóa..

2. Quy định về thẩm quyền cấp mã GINC?

Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 10577:2014, mã toàn cầu phân định hàng kí gửi (Global Identification Number for Consignment - GINC) được định nghĩa như sau:

Mã GINC là một loại khóa phân định của GS1 được sử dụng để xác định một nhóm hợp lý các đơn vị logistic hoặc các đơn vị vận chuyển được tổ chức lại theo một cách hợp lý để vận chuyển theo một vận đơn cụ thể. Mã GINC bao gồm hai thành phần chính:

- Mã doanh nghiệp GS1: Đây là mã số duy nhất được cấp bởi tổ chức GS1 cho mỗi doanh nghiệp hoặc tổ chức tham gia. Mã doanh nghiệp GS1 được sử dụng để xác định doanh nghiệp hay tổ chức tạo ra hoặc vận chuyển hàng hóa.

- Số phân định vận chuyển: Đây là số hoặc mã được chỉ định bởi bên gửi hoặc bên vận chuyển để phân biệt các đơn vị logistic hoặc các đơn vị vận chuyển khác nhau trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Số này thường được sử dụng để phân biệt các đơn vị logistic trong cùng một vận đơn.

Với cấu trúc này, mã GINC giúp xác định một cách rõ ràng và duy nhất các đơn vị logistic và vận chuyển liên quan đến một đơn hàng cụ thể.

Cơ quan có thẩm quyền cấp mã GINC được quy định tại tiểu mục 3.1 Mục 3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 10577:2014 như sau:

- Thẩm quyền cấp mã

+ Mỗi tổ chức khi đã được cấp mã doanh nghiệp GS1 đều có quyền tự lập mã GINC để phân định hàng hóa kí gửi hoặc mã GSIN để phân định hàng gửi thuộc phạm vi quản lý của mình.

+ Mã GINC được ấn định cho hàng kí gửi bởi hãng chuyển phát hàng hóa hoặc nhà vận tải (có chức năng như hãng chuyển phát hàng hóa) hoặc bên gửi hàng (chỉ khi đã có thỏa thuận trước của hãng chuyển phát hàng hóa).

+ Mã GSIN được ấn định cho hàng gửi bởi bên gửi hàng hóa làm chủ mã doanh nghiệp GS1.

Theo quy định trên, tổ chức nào đã được cấp mã doanh nghiệp GS1 có thể tự lập mã GINC hoặc GSIN để phân định hàng hóa trong phạm vi quản lý của mình. Mã GINC được chỉ định cho hàng kí gửi bởi hãng chuyển phát hàng hóa, nhà vận tải hoặc bên gửi hàng (nếu có thỏa thuận trước của hãng chuyển phát hàng hóa).

Theo quy định, mỗi tổ chức đã được cấp mã doanh nghiệp GS1 đều có quyền tự lập mã GINC để phân định hàng hóa kí gửi hoặc mã GSIN để phân định hàng gửi thuộc phạm vi quản lý của mình. Mã GINC được đặt cho hàng kí gửi bởi hãng chuyển phát hàng hóa, nhà vận tải có chức năng tương đương hoặc bởi bên gửi hàng (khi đã có sự thỏa thuận từ hãng chuyển phát hàng hóa). Điều này nhấn mạnh sự linh hoạt và tự chủ của các tổ chức trong việc quản lý mã GINC, đồng thời đảm bảo tính nhất quán và đồng nhất trong quá trình giao nhận hàng hóa.

3. Mã GINC được sử dụng theo nguyên tắc nào? 

Nguyên tắc sử dụng mã GINC được quy định tại tiểu mục 3.4 Mục 3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 10577:2014 như sau:

- Phân định đơn vị logistic

+ Hàng kí gửi có thể bao gồm nhiều đơn vị logistic khác nhau.

+ Mỗi đơn vị logistic cần được phân định bằng một mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri SSCC (Serial Shipping Container Code) riêng.

+ Mã GINC được sử dụng để liên kết tất cả các đơn vị logistic này lại trong cùng một đơn vị hàng hóa kí gửi.

+ Khi đọc mã GINC, một thông điệp sẽ phản ánh đơn vị thương mại này phải đi cùng tất cả các đơn vị thương mại khác có cùng mã GINC.

- Sử dụng làm thuộc tính cho mã côngtenơ vận chuyển

+ Mã GINC thường được sử dụng làm thuộc tính cho mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri SSCC để phân định đơn nhất từng đơn vị logistic.

+ Có thể kết hợp với vận đơn của hãng buôn (HWB - House Way Bill) làm yếu tố tham chiếu hàng kí gửi.

- Sử dụng làm tham chiếu thông tin trong chuỗi vận chuyển

+ Mã GINC có thể được tất cả các bên sử dụng làm tham chiếu thông tin trong chuỗi vận chuyển.

+ Trong các gói tin về trao đổi dữ liệu điện tử, mã GINC có thể được sử dụng làm tham chiếu đến hàng hóa kí gửi và/hoặc danh mục hàng chuyên chở của hãng chuyển phát hàng hóa.

Do đó, việc áp dụng mã GINC tuân theo những nguyên tắc cụ thể sau đây:

- Mã GINC được áp dụng cho một hoặc nhiều đơn vị logistic trong quá trình vận chuyển. Mỗi đơn vị logistic được xác định bằng một mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri SSCC riêng. Mã GINC được sử dụng để kết nối tất cả các đơn vị logistic này lại thành một đơn vị hàng hóa kí gửi duy nhất.

- Mã GINC thường được sử dụng như một thuộc tính của mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri SSCC để phân biệt mỗi đơn vị logistic một cách duy nhất. Nó có thể được kết hợp với vận đơn của hãng buôn (HWB - House Way Bill) để tạo thành yếu tố tham chiếu cho hàng kí gửi.

- Mã GINC có thể được tất cả các bên tham gia sử dụng làm tham chiếu thông tin trong quy trình vận chuyển. Ví dụ, trong các gói tin dữ liệu điện tử, mã GINC có thể được sử dụng để đề cập đến hàng hóa kí gửi và/hoặc danh mục hàng chuyên chở của hãng chuyển phát hàng hóa.

Quý khách xem thêm bài viết sau: Quy định của pháp luật về cấp mã chứng khoán?

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.