Nhân viên nhận lệnh gọi nhập ngũ 2026: Doanh nghiệp làm thủ tục Tạm hoãn hay Chấm dứt Hợp đồng lao động?

Việc quản lý nguồn nhân lực trong bối cảnh thực hiện nghĩa vụ quân sự là một bài toán đa diện, đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa kiến thức pháp lý vững chắc và tư duy quản trị nhân sự nhân văn. Năm 2026, khi chu kỳ tuyển quân mới bắt đầu, các doanh nghiệp đứng trước những quyết định quan trọng liên quan đến việc duy trì hay chấm dứt quan hệ lao động với những nhân viên nhận lệnh gọi nhập ngũ. Bài viết này của Luật Minh Khuê phân tích chi tiết các khía cạnh pháp lý, rủi ro vận hành và lộ trình thực thi tối ưu cho bộ phận quản trị nhân sự, đảm bảo sự cân bằng giữa lợi ích kinh tế của doanh nghiệp và trách nhiệm quốc phòng của công dân.

1. Phân Tích Bản Chất Pháp Lý Của Nghĩa Vụ Quân Sự Trong Quan Hệ Lao Động

Nghĩa vụ quân sự là nghĩa vụ vẻ vang của công dân phục vụ trong Quân đội nhân dân Việt Nam. Đối với một thực thể kinh doanh, việc nhân viên nhập ngũ không chỉ là sự thiếu hụt nhân sự tạm thời mà còn là một tình huống pháp lý đặc thù được điều chỉnh bởi nhiều tầng nấc văn bản pháp luật, từ Hiến pháp đến Bộ luật Lao động và các Nghị định hướng dẫn thi hành.

Hệ thống quy định về tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động

Căn cứ pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh mối quan hệ này là Điều 30 của Bộ luật Lao động 2019. Theo quy định hiện hành, thực hiện nghĩa vụ quân sự là một trong những trường hợp bắt buộc phải tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động. Sự tạm hoãn này mang bản chất là một khoảng nghỉ pháp lý, nơi các quyền và nghĩa vụ chính của hai bên được tạm dừng nhưng không làm mất đi hiệu lực của hợp đồng đã ký kết.

Phân tích sâu vào Điều 30 cho thấy cơ chế này bảo vệ quyền lợi cốt lõi của người lao động: sự ổn định về việc làm. Pháp luật mặc định rằng việc thực hiện nghĩa vụ với Tổ quốc không được là nguyên nhân dẫn đến việc mất đi sinh kế lâu dài. Đối với doanh nghiệp, Điều 30 cũng quy định rằng trong thời gian tạm hoãn, người sử dụng lao động không có nghĩa vụ trả lương hoặc đóng bảo hiểm xã hội, trừ khi hai bên có những thỏa thuận riêng biệt mang tính chất phúc lợi cao hơn luật định.

Trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp khi nhận thông báo nhập ngũ

Khi người lao động trình diện Lệnh gọi nhập ngũ, doanh nghiệp bước vào một quy trình bắt buộc về mặt hành chính và pháp lý. Nghĩa vụ đầu tiên là phải tạo điều kiện để người lao động thực hiện nghĩa vụ quân sự theo đúng thời hạn quy định. Mọi hành vi cản trở hoặc gây khó khăn đều có thể dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính nghiêm khắc.

Nghĩa vụ tiếp theo là thực hiện các thủ tục tạm dừng đóng các loại bảo hiểm bắt buộc và chốt các quyền lợi hiện có của người lao động tính đến thời điểm nhập ngũ. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng rằng đây là một quá trình chuyển giao tạm thời. Việc chuẩn bị một lộ trình tạm hoãn chuyên nghiệp không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn xây dựng lòng tin và sự gắn kết của người lao động đối với tổ chức, coi doanh nghiệp như một bến đỗ an toàn để quay về sau hai năm phục vụ tại ngũ.

2. Đối Soạn Chiến Lược: Tạm Hoãn Hay Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động?

Đây là câu hỏi mang tính chiến lược mà ban lãnh đạo doanh nghiệp thường đặt ra cho bộ phận nhân sự. Việc lựa chọn giữa "Tạm hoãn" và "Chấm dứt" cần được xem xét dựa trên các kịch bản cụ thể của hợp đồng lao động và mục tiêu dài hạn về nguồn nhân lực.

2.1. Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của doanh nghiệp và những giới hạn pháp lý

Một quan niệm sai lầm phổ biến là doanh nghiệp có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi nhân viên đi nghĩa vụ quân sự với lý do không có người làm việc. Tuy nhiên, theo danh mục các trường hợp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động tại Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, việc nhập ngũ không hề xuất hiện.

Do đó, nếu doanh nghiệp ra quyết định sa thải hoặc cho thôi việc nhân viên chỉ vì lý do họ đi nghĩa vụ, hành động này sẽ bị cấu thành tội đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải đối mặt với những hậu quả tài chính và pháp lý nặng nề theo Điều 41 Bộ luật Lao động:

• Phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng cũ.
• Bồi thường ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.
• Trả đủ tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho những ngày người lao động không được làm việc.

2.2. Các kịch bản chấm dứt hợp đồng hợp pháp trong kỳ nhập ngũ 2026

Mặc dù quy định chung là tạm hoãn, nhưng thực tế có những trường hợp quan hệ lao động có thể kết thúc một cách hợp pháp:

2.3. Phân tích rủi ro và lợi ích của việc tạm hoãn hợp đồng

Việc lựa chọn tạm hoãn thay vì tìm cách chấm dứt hợp đồng mang lại những giá trị vô hình và hữu hình cho doanh nghiệp. Về mặt hữu hình, doanh nghiệp bảo toàn được chi phí đào tạo đã đầu tư vào nhân viên đó. Sau hai năm rèn luyện trong môi trường quân đội, người lao động thường trở về với tính kỷ luật cao, sức khỏe tốt và tinh thần trách nhiệm được cải thiện rõ rệt – những phẩm chất quý giá đối với bất kỳ vị trí công việc nào.

Về mặt rủi ro, thách thức lớn nhất là việc phải bố trí người thay thế trong 24 tháng. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng loại hình hợp đồng lao động xác định thời hạn để tuyển nhân sự thay thế tạm thời cho vị trí của người đi nghĩa vụ. Khi người cũ trở về vào năm 2028, hợp đồng với người thay thế cũng vừa vặn kết thúc, đảm bảo định biên nhân sự không bị xáo trộn.

3. Quy Trình,Thủ Tục Tạm Hoãn Hợp Đồng Chi Tiết Cho HR

Để đảm bảo tính tuân thủ và chính xác trong quản trị, bộ phận nhân sự cần thực hiện quy trình tạm hoãn qua 4 giai đoạn cụ thể, từ việc tiếp nhận hồ sơ đến báo cáo các cơ quan chức năng.

Giai đoạn 1: Thu thập và xác minh hồ sơ nhập ngũ

Ngay khi người lao động nhận được thông báo, HR cần yêu cầu cung cấp các chứng từ gốc để làm căn cứ ban hành quyết định nội bộ:

• Lệnh gọi nhập ngũ: Đây là văn bản pháp lý cao nhất xác nhận sự kiện người lao động phải thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
• Đơn xin tạm hoãn thực hiện HĐLĐ: Mặc dù luật quy định đương nhiên được tạm hoãn, nhưng một lá đơn từ phía NLĐ sẽ giúp ghi nhận ý chí của họ về việc tạm dừng công việc và cam kết quay lại làm việc.
• Văn bản thỏa thuận tạm hoãn: Hai bên ký kết thỏa thuận ghi rõ thời điểm bắt đầu tạm hoãn, các chế độ (nếu có) và nghĩa vụ bàn giao công việc.

Giai đoạn 2: Ban hành Quyết định tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động

Quyết định này cần được soạn thảo chặt chẽ để tránh các hiểu lầm về sau. Nội dung quyết định phải bao quát các điểm sau:

• Căn cứ vào Điều 30 Bộ luật Lao động 2019 và Lệnh gọi nhập ngũ số... ngày... của...
• Xác định rõ thời gian tạm hoãn: Bắt đầu từ ngày NLĐ lên đường nhập ngũ cho đến khi có thông báo xuất ngũ chính thức (dự kiến 24 tháng).
• Nêu rõ tình trạng tiền lương và bảo hiểm: Không hưởng lương và không đóng BHXH, BHYT tại doanh nghiệp trong thời gian này.
• Yêu cầu về việc bàn giao tài sản, công cụ dụng cụ và thẻ làm việc.

Giai đoạn 3: Thủ tục báo giảm lao động với cơ quan BHXH

Đây là bước quan trọng nhất để doanh nghiệp dừng nghĩa vụ đóng phí bảo hiểm hàng tháng.

• Mẫu biểu sử dụng: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-LT theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH hoặc D02-TS tùy phần mềm).
• Mã phương án báo giảm: Sử dụng mã KL (Nghỉ không lương) hoặc mã tương ứng cho trường hợp tạm hoãn hợp đồng.
• Thời hạn thực hiện: Doanh nghiệp nên báo giảm trước ngày cuối cùng của tháng mà NLĐ bắt đầu nghỉ để tránh phát sinh nợ bảo hiểm của tháng kế tiếp.

Giai đoạn 4: Quản lý hồ sơ trong thời gian tạm hoãn

Trong suốt 24 tháng người lao động tại ngũ, HR có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ "đóng băng" này. Việc duy trì một kênh liên lạc gián tiếp (qua gia đình hoặc email) có thể được thực hiện để cập nhật tình hình sức khỏe và kế hoạch quay lại của nhân viên, giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch nhân sự năm 2028.

4. Tầm Nhìn 2028: Quyền Lợi Của Nhân Viên Sau Khi Hoàn Thành Nghĩa Vụ Quân Sự

Năm 2028, khi những quân nhân nhập ngũ năm 2026 xuất ngũ, họ sẽ bước vào một giai đoạn chuyển giao quan trọng từ môi trường quân đội trở lại môi trường lao động dân sự. Pháp luật quy định những hàng rào bảo vệ rất cụ thể để đảm bảo họ không bị bơ vơ sau khi cống hiến cho Tổ quốc.

Quy định về việc nhận lại lao động (Điều 31 BLLĐ)

Điều 31 Bộ luật Lao động 2019 quy định rằng trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn, người lao động phải có mặt tại nơi làm việc và người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm công việc theo hợp đồng lao động đã giao kết nếu hợp đồng lao động còn thời hạn.

Nếu công việc cũ không còn do sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, người sử dụng lao động có trách nhiệm thỏa thuận về công việc mới và thực hiện điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp với năng lực hiện tại của người lao động. Việc từ chối nhận lại lao động mà không có lý do chính đáng được luật định sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị khởi kiện và phải bồi thường.

Thời gian tại ngũ và sự cộng nối bảo hiểm xã hội

Một trong những quyền lợi nhân văn nhất là thời gian phục vụ tại ngũ của hạ sĩ quan, binh sĩ được tính là thời gian đóng bảo hiểm xã hội.

• Cơ chế đóng: Trong thời gian này, ngân sách Nhà nước (thông qua Bộ Quốc phòng) sẽ chịu trách nhiệm đóng bảo hiểm cho quân nhân dựa trên phụ cấp quân hàm.
• Cơ chế cộng nối: Khi người lao động quay trở lại doanh nghiệp vào năm 2028, thời gian này sẽ được cộng nối với quá trình đóng bảo hiểm trước đó để tính hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và đặc biệt là lương hưu sau này.

Trợ cấp và hỗ trợ tài chính khi xuất ngũ

Khi rời đơn vị, quân nhân được hưởng một gói tài chính để hỗ trợ tái hòa nhập. Các khoản này không do doanh nghiệp chi trả mà do đơn vị quân đội thực hiện, nhưng HR cần nắm rõ để tư vấn cho nhân viên:

• Trợ cấp xuất ngũ một lần: Mỗi năm phục vụ tương ứng với 02 tháng tiền lương cơ sở tại thời điểm xuất ngũ.
• Trợ cấp tạo việc làm: Bằng 06 tháng tiền lương cơ sở.
• Thẻ học nghề: Có giá trị học nghề ở trình độ sơ cấp, trung cấp hoặc cao đẳng tùy theo nhu cầu của quân nhân.

Bằng việc thực thi đúng các quy định tại Điều 30, 31 và 34 của Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp sẽ không chỉ đảm bảo sự vận hành trơn tru mà còn thể hiện được trách nhiệm xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ Tổ quốc của quốc gia.