1. Nhập sổ ( POSTING) là gì?

Nhập sổ (POSTING) là chuyển các bút toán từ các sổ nhật ký, hay hồ sơ ghi sổ ban đầu vào sổ cái. Ngày mà các giao dịch thực sự được ghi có vào một tài khoản, như các see đã thanh toán hoặc các giao dịch thẻ ngân hàng, được hiểu như ngày kết chuyển. Cũng được biết như ngày thanh toán hay ngày thực hiện. Một vài công ty phát hành thẻ tín dụng ngân hàng tính tiền lãi trên tiền chi dùng từ ngày các giao dịch được kết chuyển vào tài khoản của chủ thẻ.

POUND đơn vị tiền tệ của Cyprus, Egypt, Lebanon, và Syria.

POUND STERLING đơn vị tiền tệ của Vương quốc Anh, bao gồm cả Anh Quốc.

Như vây thì chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản hơn nhập sổ posting là hành động chuyển số dư tài khoản tín dụng và ghi nợ từ các tạp chí cá nhân sang sổ cái tương ứng của họ. Các sổ cái này sau đó được sử dụng để tạo số dư dùng thử được sử dụng để tạo báo cáo thu nhập, bảng cân đối và các báo cáo tài chính khác.

Trong bước này của chu trình kế toán, một kế toán viên lấy tổng số tín dụng và ghi nợ được ghi trong sổ cái phụ được phân loại và gửi chúng vào sổ cái chung để sử dụng cho báo cáo kế toán chính thức. Khi các giao dịch kinh doanh xảy ra trong năm, chúng được ghi lại bởi nhân viên kế toán với các mục nhật ký. Sau khi một mục được thực hiện, ghi nợ và tín dụng được thêm vào tài khoản T trong tạp chí được phân loại. Vào cuối một khoảng thời gian, số dư tài khoản T được chuyển đến sổ cái nơi dữ liệu có thể được sử dụng để tạo báo cáo kế toán.

Các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép trước tiên vào trong sổ nhật ký. Đây là những ghi chép hàng ngày cho các giao dịch phát sinh, tuy nhiên, những ghi chép này không giúp chúng ta biết được tình hình của từng tài khoản. Ví dụ, chúng ta không theo dõi được số tiền đã chi tiêu và số tiền còn lại là bao nhiêu ở tài khoản Tiền mặt nếu chỉ dựa vào sổ nhật ký. Vì thế, khi chúng ta chuyển những giao dịch từ sổ nhật ký sang tài khoản sổ cái thì chúng ta biết rõ hơn tình hình tăng giảm của từng tài khoản. Quy trình chuyển các khoản Nợ, Có từ sổ nhật ký sang tài khoản sổ cái được gọi là chuyển sổ (posting).

Tài khoản chữ T chỉ dùng cho việc học tập và nghiên cứu, còn trên thực tế tài khoản chữ T không tồn tại. Tài khoản chỉ tồn tại dưới dạng sổ kế toán. Hệ thống kế toán có sổ sách theo dõi cho từng khoản mục trên bảng cân đối kế toán. Ví dụ, sổ theo dõi tiền mặt, khoản phải thu… Nói chung, từng loại tài sản, từng loại công nợ, vốn chủ sở hữu đều có sổ theo dõi riêng. Loại sổ sách dùng để ghi chép và theo dõi tình hình tăng/giảm của các đối tượng kế toán được gọi là tài khoản hoặc đôi khi là tài khoản sổ cái. Tất cả các tài khoản sổ cái được giữ chung trong một tập hồ sơ, và toàn bộ các tài khoản này được gọi là Sổ Cái.

2. Hạch toán kế toán (posting) và một số lưu ý khi hạch toán kế toán

Hạch toán là một nghiệp vụ trong kế toán Hạch toán kế toán đề cập đến việc chuyển một bút toán giao dịch từ sổ nhật ký sang sổ cái, sổ này chứa tất cả các tài khoản tài chính của công ty. Các bút toán của nhật ký được ghi theo thứ tự thời gian trong khi sổ cái tổng hợp các giao dịch của nó theo các tài khoản, chẳng hạn như tài sản hoặc nợ phải trả. Kế toán sử dụng sổ cái để tạo báo cáo tài chính hoặc hồ sơ. Để làm được điều này, kế toán cần lưu giữ các báo cáo chính xác về các giao dịch tiền tệ của công ty để họ có thể tạo một sổ cái tổng hợp có tổ chức.

Khi hạch toán kế toán cần ghi lại các mục nhất ký một cách chính xác: Theo đó thì trước khi một kế toán viên có thể hạch toán một bút toán lên sổ cái, họ bắt đầu bằng cách tạo các bút toán nhật ký. Để làm được điều này, họ phải ghi lại mọi giao dịch mà công ty của họ thực hiện trong sổ ghi chép của họ. Có một mục nhập chính xác có thể bao gồm việc viết ngày tháng và mô tả cho mỗi giao dịch. Bạn có thể ghi các mục này vào nhật ký, tốt nhất là theo thứ tự thời gian, để sắp xếp các giao dịch của mình. Các mục nhật ký chính xác và có tổ chức có thể giúp bạn tạo và duy trì sổ cái chung của mình.

Thứ hai là lưu ý trong việc sử dụng hệ thống kế toán: Theo đó thì mặc dù nhân viên kế toán họ có thể nhập dữ liệu và hạch toán dữ liệu bằng tay, nhưng mà sẽ rất hữu ích khi sử dụng hệ thống máy tính để hoàn thành công việc. Hệ thống kế toán có thể dễ dàng theo dõi hồ sơ và xử lý dữ liệu để tạo ra các báo cáo chính xác. Kế toán nhập dữ liệu vào hệ thống theo cách thủ công, nhưng chương trình quản lý và phân tích dữ liệu theo cách thân thiện với người dùng. Sử dụng một chương trình máy tính cũng có thể giảm thiểu các lỗi do con người tạo ra bằng cách phát hiện và làm nổi bật những điểm không chính xác.

Thứ ba là lưu ý trong hạch toán các mục thường xuyên: theo đó thì kế toán nên nhập sổ các bút toán giao dịch của mỗi tháng trước khi giai đoạn kế thúc để họ có báo cáo cho giao dịch hàng tháng của công ty mình.

3. Sổ nhật ký trong hạch toán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể được trực tiếp phản ảnh vào các bên Nợ và các bên Có của tài khoản như chúng ta đã làm ở trên đây. Tuy nhiên, nếu chúng ta làm như vậy và bị nhầm lẫn thì sự nhầm lẫn này rất khó phát hiện. Cả khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ cần phản ảnh vào một bên Nợ và một bên Có thì số phát sinh Nợ và số phát sinh Có cũng được ghi vào các trang khác nhau của Sổ Cái và không có gì để liên kết chúng lại với nhau.

Do đó, để liên kết các số phát sinh Nợ và Có của từng nghiệp vụ kinh tế và để cung cấp một vị trí có thể ghi lại toàn bộ từng nghiệp vụ kinh tế, hệ thống kế toán bằng tay trước hết sẽ bút toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế vào sổ nhật ký journal. Sau đó, các số phát sinh Nợ và Có của từng nghiệp vụ kinh tế sẽ được sao chép từ sổ nhật ký vào tài khoản sổ cái ledger accounts. Thủ tục thực hiện này làm giảm khả năng nhầm lẫn trong quá trình ghi sổ. Nếu có nhầm lẫn xảy ra thì sổ Nhật ký giúp cho việc tìm ra sai sót dễ dàng và thực hiện lại các bút toán ghi sai.

Vậy sổ nhật ký là nơi ghi chép ban đầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo quy tắc ghi Nợ và ghi Có tài khoản. Vì nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước hết được ghi vào sổ Nhật ký rồi sau đó chuyển sang sổ Cái nên sổ nhật ký còn được gọi là sổ Bút toán gốc Book of original entry và sổ Cái là số Bút toán cuối cùng book of final entry

Sổ Nhật ký đơn giản nhất và linh hoạt nhất là sổ Nhật ký chung (General Journal). Sổ Nhật ký chung được cấu trúc linh hoạt để có thể dùng để phản ảnh bất kỳ loại nghiệp vụ kinh tế nào.

Các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép trước tiên vào trong sổ nhật ký. Và chuyển từ sổ nhật ký sang sổ cái chính là POSTING.

Trên đây là toàn bộ những nội dung mà chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn có liên quan đến nhập sổ posting. Mong rằng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp đã giúp cho các bạn có thêm những thông tin cần thiết khi tìm hiểu về nhập sổ posting. Nếu các bạn có câu hỏi thắc mắc có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 19006162 hoặc địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn

Ngoài ra các bạn còn có thể tham khảo thêm một số bài viết sau đây của chúng tôi: