1. Những trường hợp được công chứng ngoài trụ sở

Công chứng, như một phần không thể thiếu trong quá trình thực hiện các giao dịch dân sự và kinh doanh, đặt ra vai trò quan trọng trong việc xác minh tính hợp pháp và đúng đắn của các hợp đồng. Hoạt động công chứng, thường được thực hiện bởi các chuyên gia công chứng viên tại các tổ chức hành nghề chính thức, nhằm đảm bảo rằng mọi giao dịch diễn ra theo quy định của pháp luật và đạo đức nghề nghiệp.

Theo Điều 44 của Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật công chứng, việc công chứng thường được thực hiện tại trụ sở chính của tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, trong thực tế, có những tình huống đặc biệt khi việc công chứng phải diễn ra ngoài trụ sở chính. Các trường hợp ngoại lệ này, được quy định cụ thể, đều giúp đảm bảo quyền lợi và tính hợp pháp của các bên liên quan.

Trước hết, khi cá nhân yêu cầu công chứng đang ở trong tình trạng sức khỏe yếu đuối, không thể tự mình di chuyển đến trụ sở chính, việc công chứng ngoại trụ sở trở thành một phương tiện hỗ trợ quan trọng. Điều này không chỉ giữ cho quy trình công chứng linh hoạt và tiện lợi mà còn bảo vệ quyền lợi của người yêu cầu, đặc biệt là trong các trường hợp khẩn cấp.

Thứ hai, khi có người đang ở trong tình trạng tạm giam, tạm giữ hoặc đang thi hành án phạt tù, quy định cho phép họ tiếp tục tham gia các giao dịch, như chuyển nhượng hay mua bán, miễn là tài sản liên quan không ảnh hưởng đến việc thi hành án phạt tù. Điều này làm nổi bật tính công bằng và linh hoạt trong quá trình công chứng, giúp bảo vệ quyền của người tạm giam và tạm giữ.

Thứ ba, trong trường hợp người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng không thể đến trụ sở chính của tổ chức hành nghề công chứng, quy định cung cấp các tiêu chí rõ ràng cho việc thực hiện công chứng ngoại trụ sở. Những lý do chính đáng như tình trạng ốm đau, thiên tai, hỏa hoạn hoặc dịch bệnh được xem xét một cách công bằng, giúp bảo vệ quyền lợi và tính hợp pháp của người yêu cầu.

Như vậy, việc công chứng ngoại trụ sở không chỉ là lựa chọn hợp lý mà còn là quyền của những người tham gia giao dịch. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch này, quy trình công chứng ngoại trụ sở cũng cần tuân theo các quy định và trình tự nhất định, nhằm đảm bảo rằng mọi quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đều được bảo vệ và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

2. Những rủi ro có thể xảy ra khi công chứng ngoài trụ sở

Rủi ro trong quá trình thực hiện công chứng ngoài trụ sở không chỉ đặt ra những thách thức cho công chứng viên mà còn mang lại những nguy cơ cho những người yêu cầu công chứng và các bên liên quan. Mỗi phía đều phải đối mặt với những hậu quả pháp lý và tài chính nếu quá trình này không tuân theo quy định cụ thể.

Thứ nhất, đối với công chứng viên, việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở phải tuân thủ các quy định hẹp về việc này. Nếu không tuân thủ, họ có thể đối mặt với mức xử phạt hành chính theo quy định của Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 3 triệu đồng đến 7 triệu đồng. Trong trường hợp vi phạm của tổ chức, mức phạt có thể là gấp đôi so với cá nhân. Điều này cũng áp dụng trách nhiệm bồi thường hoặc bồi hoàn cho công chứng viên nếu họ thực hiện công chứng mà vi phạm quy định, theo quy định tại Điều 38 của Luật công chứng.

Thứ hai, rủi ro từ phía người yêu cầu công chứng và các bên liên quan đến tính hợp lệ của công chứng. Nếu quá trình công chứng được thực hiện không đúng theo quy định pháp luật, hợp đồng có thể bị tuyên bố vô hiệu, khiến cho các bên phải khôi phục tình trạng ban đầu và hoàn trả cho nhau những gì đã nhận. Trong trường hợp không thể hoàn trả bằng hiện vật, có thể yêu cầu quy đổi thành giá trị tiền.

Mặc dù công chứng ngoài trụ sở mang lại sự thuận tiện cho người yêu cầu, giảm bớt thời gian di chuyển, và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của họ, nhưng vẫn cần đặc biệt chú ý đến trình tự thủ tục. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đúng đắn của thông tin, đồng thời đề phòng trước các rủi ro pháp lý và tài chính có thể phát sinh từ việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở.

3. Thủ tục, trình tự tiến hành công chứng ngoài trụ sở

Quá trình công chứng ngoài trụ sở, mặc dù không có nhiều sự khác biệt so với công chứng tại văn phòng, tuy nhiên, yêu cầu công chứng viên phải chú ý đặc biệt đến quá trình tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xin công chứng. Việc thực hiện xác minh thông tin một cách chặt chẽ không chỉ giúp giảm bớt rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính chính xác và đúng đắn của quá trình công chứng. Cụ thể, quá trình này có thể được mô tả theo các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở

Khi tiếp nhận hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên cần đặc biệt chú ý đến yêu cầu công chứng và xem xét kỹ lý do yêu cầu công chứng bên ngoài. Đồng thời, những văn bản dự thảo như di chúc, hợp đồng, hoặc các giấy tờ liên quan cũng phải được kiểm tra kỹ về mặt nội dung và hình thức. Công chứng viên cần đảm bảo rằng nội dung ghi nhận không vi phạm quy định pháp luật, không xâm phạm thuần phong mỹ tục và không trái với đạo đức xã hội.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ công chứng

Công chứng viên có thể tự thực hiện hoặc chuyển đến chuyên viên nghiệp vụ để hỗ trợ trong việc chuẩn bị hồ sơ công chứng. Chuyên viên nghiệp vụ được công chứng viên phân công để hỗ trợ thực hiện các yêu cầu công chứng liên quan đến giấy tờ hồ sơ.

Bước 3: Đến địa điểm công chứng ngoài trụ sở

Theo thời gian và địa điểm đã được ghi nhận trên phiếu hẹn, công chứng viên sẽ di chuyển đến nơi công chứng ngoài trụ sở và trụ sở để tiến hành yêu cầu công chứng của khách hàng. Điều này giúp đảm bảo tính thuận lợi và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người yêu cầu công chứng.

Bước 4: Ký nhận và đóng dấu văn bản công chứng

Công chứng viên sẽ tiến hành ký nhận văn bản công chứng, bước quan trọng nhằm xác nhận rằng họ đã kiểm tra nội dung cẩn thận và chuẩn bị đóng dấu xác nhận thông tin. Điều này đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của văn bản công chứng.

Bước 5: Hoàn tất thủ tục công chứng

Trong giai đoạn này, văn bản công chứng sẽ được xem xét nội dung và đóng dấu xác nhận thông tin bởi công chứng viên. Người yêu cầu công chứng phải chịu trách nhiệm nộp phí công chứng và thanh toán thù lao công chứng cùng các chi phí khác theo quy định của phòng công chứng, bao gồm phí đi lại và phí in ấn giấy tờ hồ sơ, tài liệu. Thông tin chi tiết về thời gian và địa điểm thực hiện công chứng cũng phải được ghi chép rõ trong văn bản.

Hiện nay, việc thực hiện công chứng tại nhà đã trở nên phổ biến và được ưa chuộng. Khi thực hiện công chứng tại nhà, các bên liên quan, bao gồm người yêu cầu công chứng, người làm chứng, và người phiên dịch, đều phải ký vào hợp đồng giao dịch trước mặt công chứng viên để xác nhận thông tin. Quy định này được ghi nhận tại Điều 48 của Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật công chứng.

Công chứng viên có trách nhiệm ghi chú lời chứng của mình đối với hợp đồng giao dịch, đảm bảo rằng các thông tin được ghi nhận là đầy đủ và chính xác. Đồng thời, họ cũng cam kết rằng việc chứng nhận người tham gia hợp đồng giao dịch là hoàn toàn tự nguyện và có khả năng hành vi dân sự. Khi tất cả các yếu tố và bước trình tự thủ tục diễn ra theo quy định, việc công chứng ngoài trụ sở sẽ hoàn toàn hợp lệ và bảo đảm quyền lợi của người yêu cầu công chứng.

Bài viết liên quan: Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền công chứng những giấy tờ gì?

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!