Phiếu nhập kho Mẫu số 03-VT theo thông tư 88/2021/TT-BTC có hướng dẫn chi tiết

1. Khái quát về phiếu nhập kho

1.1. Phiếu nhập kho được hiểu là gì?

Trong hoạt động kinh doanh, xuất kho và nhập kho là hai hoạt động cơ bản trong doanh nghiệp. Với lượng hàng hóa lớn và sự xuất nhập hàng diễn ra thường xuyên, việc kiểm soát cần được thực hiện thông qua việc sử dụng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.

Phiếu nhập kho là một loại chứng từ được sử dụng để ghi lại và theo dõi quá trình nhập hàng của doanh nghiệp. Nó cung cấp thông tin về nguồn tài sản và biến động của tài sản. Phiếu nhập kho giúp xác định chi tiết về nguyên vật liệu, thẻ kho, hàng hóa và tài sản cố định của doanh nghiệp, cũng như dữ liệu về tồn kho.

Phiếu nhập kho giúp kế toán có thể nắm bắt thông tin về số lượng hàng hóa được nhập kho. Điều này giúp theo dõi định kỳ và cung cấp dữ liệu chính xác nhất trong quá trình quản lý tài sản.

Quá trình xuất - nhập hàng trong kho được xác nhận bởi bộ phận thủ kho. Quá trình nhập kho bao gồm cả hàng hóa và các tư liệu sản xuất, vật tư, v.v. Thủ kho sẽ xác nhận hàng hóa nhập vào và sau đó báo cáo cho kế toán kho. Kế toán sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý kho để theo dõi và giám sát hàng hóa nhập.

Ngoài ra, phiếu xuất kho có thể được lập bởi bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý khác, tuỳ thuộc vào tổ chức, cơ quan quản lý và quy định của từng loại doanh nghiệp. Tuy nhiên, thông thường phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 bản sao. Sau khi hoàn tất việc lập phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng sẽ ký xác nhận trên phiếu, sau đó chuyển cho giám đốc hoặc người có ủy quyền để xem xét và duyệt, đồng thời ký tên và ghi rõ danh tính.

1.2. Mục đích lập phiếu nhập kho

- Phiếu nhập kho đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về số lượng sản phẩm trong kho cho kế toán. Điều này tạo điều kiện cho việc giám sát định kỳ và đưa ra các số liệu chính xác nhất trong quá trình quản lý tài sản.

- Quá trình xuất và nhập hàng trong kho được xác nhận bởi bộ phận quản lý kho. Trong quá trình nhập kho, không chỉ có hàng hóa mà còn bao gồm tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu, và nhiều thứ khác. Thủ kho sẽ xác nhận hàng hóa nhập kho và báo cáo cho kế toán kho. Kế toán sau đó sẽ nhập thông tin vào hệ thống quản lý kho để theo dõi và giám sát hàng hóa trong kho.

- Phiếu nhập kho có thể được lập bởi bộ phận kho hoặc bởi trưởng phòng phụ trách, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, tổ chức, cơ quan chủ quản và quy định.

Tuy nhiên, thông thường phiếu nhập kho sẽ được lập thành ba bản sao. Sau khi hoàn tất việc lập phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng sẽ ký xác nhận trên phiếu, sau đó gửi cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét, phê duyệt và ký tên, đồng thời ghi rõ họ tên.

1.3. Công dụng của phiếu nhập kho

- Phiếu nhập kho được sử dụng để quản lý hàng hóa, nhà kho, tư liệu sản xuất và trang thiết bị trong khu vực quản lý hàng hóa. Đồng thời, phiếu xuất kho cũng được sử dụng khi hàng hóa được mua từ bên ngoài và nhập vào kho hàng.

- Việc lập phiếu nhập kho là bắt buộc cho các sản phẩm được mua từ bên ngoài, tự gia công, chế biến và nhận góp vốn trước khi được đưa vào kho hàng. Phiếu nhập kho có tác dụng quản lý toàn bộ hàng hóa và sản phẩm trong kho, và có thể tích hợp với phần mềm quản lý để theo dõi và giám sát tình hình kho hàng.

- Thông thường, việc lập phiếu nhập kho sẽ được thực hiện bởi thủ kho. Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp, kế toán kho có thể trực tiếp quản lý và lập phiếu nhập, sau đó nhập thông tin vào phần mềm quản lý kế toán chuyên dụng của công ty để tăng tính tiện lợi trong quản lý.

- Phiếu nhập kho là một giấy tờ quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, giúp dễ dàng kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa. Điều này cho phép doanh nghiệp có thể đưa ra những phương án và giải pháp kịp thời cho các vấn đề liên quan đến hệ thống kho hàng.

2. Mẫu phiếu nhập kho Mẫu số 03-VT theo thông tư 88/2021/TT-BTC

Phiếu nhập kho mẫu 03 - VT 2021 được xem là một trong những biểu mẫu vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Đây là một loại giấy tờ không thể thiếu trong công việc kế toán, cùng với các mẫu phiếu chi, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho này được áp dụng đối với hộ cá nhân kinh doanh theo hướng dẫn của Thông tư 88/2021/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/1/2022.

>> Tải ngay: Phiếu nhập kho Mẫu số 03-VT theo thông tư 88/2021/TT-BTC file Word

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 10 tháng 07 năm 2023

Số: PNK20230710

- Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Văn A

- Theo số HD123 ngày 05 tháng 07 năm 2023 của Công ty XYZ

Địa điểm nhập kho: Kho hàng ABC, Đường X, Thành phố Y 

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu hai trăm nghìn đồng.

- Số chứng từ gốc kèm theo: CT-2023-56789.

Ngày 15 tháng 8 năm 2023.

3. Hướng dẫn chi tiết lập phiếu nhập kho theo mẫu số 03-VT

Phương pháp lập mẫu phiếu xuất kho cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được hướng dẫn theo Mục 2 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC như sau:

- Góc bên trái của Phiếu xuất kho cần ghi rõ tên của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trong cùng một kho, dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

- Khi lập phiếu xuất kho, cần ghi rõ thông tin: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận), số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho, và địa điểm xuất kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

- Cột 1: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho từ người (bộ phận) sử dụng.

- Cột 2: Ghi số lượng thực tế đã xuất kho (số lượng thực tế không thể vượt quá số lượng yêu cầu).

- Cột 3, 4: Ghi đơn giá và thành tiền của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa đã xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).

- Dòng "Cộng": Ghi tổng số tiền của các loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.

- Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

- Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên (sử dụng giấy than viết 1 lần).

- Phiếu xuất kho cần có đầy đủ chữ ký và họ tên của những người có liên quan. Liên 1 được lưu tại hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh để ghi sổ kế toán, và liên 2 được chuyển cho người nhận hàng.

- Trong trường hợp người đại diện của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đồng thời là thủ kho hoặc người lập phiếu, người đại diện đó có thể ký đồng thời các chức danh kiêm nhiệm đó.

Khi lập phiếu nhập kho, hãy lưu ý các điều sau:

- Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho cần ghi rõ tên đơn vị (có thể đóng dấu đơn vị) và bộ phận nhập kho để thuận tiện cho việc đối chiếu. Phiếu nhập kho được sử dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong quá trình kiểm kê.

- Đặc biệt, khi lập phiếu nhập kho cần ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu. Đừng quên ghi họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho và địa điểm kho nhập.

- Phiếu nhập kho được thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Liên 1 của phiếu lưu ở nơi lập phiếu, và liên 3 (nếu có) được người giao hàng giữ.

Bài viết liên quan: Mẫu phiếu nhập kho bằng Excel, Word mới nhất năm 2023 

Mọi thắc mắc hay trục trặc về vấn đề pháp lý, vui lòng gọi hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để chúng tôi có thể hỗ trợ quý khách hàng một cách kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn!