Tác giả: Khách hàng: Xin chào Luật Minh Khuê. Thưa Luật sư, quản lí nhân sự trong doanh nghiệp được hiểu như thế nào? Làm sao để doanh nghiệp quản lí doanh nghiệp hiệu quả nhất?
Cảm ơn Luật sư!
Trả lời:
Nhân sự là yếu tố cốt lõi của doanh nghiệp, vận hành và quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Quản lý nguồn lực khác có tốt thì cũng sẽ không có hiệu quả nếu doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực không tốt. Do vậy, quản lý nguồn nhân sự là một mảng quan trọng của nhà quản lý trong mọi tổ chức doanh nghiệp. Qua bài viết dưới đây, Luật Minh Khuê sẽ cùng mọi người tìm hiểu những vấn đề cơ bản về quản trị nhân sự trong doanh nghiệp như: Mô hình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp; Đãi ngộ nhân sự trong doanh nghiệp…
1. Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp là công tác quản lý con người trong phạm vi nội bộ một doanh nghiệp, là sự đối xử của tổ chức doanh nghiệp với người lao động, là việc theo dõi , điều chỉnh, kiểm tra giữa con người, thực hiện các hoạt động, những tác động đến những người lao động để khơi gợi và tạo động lực nhằm sử dụng hiệu quả trình độ và khả năng của mọi cá nhân lao động. Qua đó, giúp doanh nghiệp đạt được thành công và mục tiêu đề ra.
Tuy nhiên, hoạt động quản lý cần phải đảm bảo lợi ích của từng cá nhân lao động nhằm duy trì, bảo vệ, sử dụng và phát triển tiềm năng của từng cá nhân đó.
Và để làm được điều đó thì doanh nghiệp phải có những chính sách đãi ngộ nhân sự trong doanh nghiệp thích hợp.
2. Đãi ngộ nhân sự trong doanh nghiệp
Đãi ngộ nhân sự trong doanh nghiệp là quá trình chăm lo đời sống vật chất (lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi,..) và tinh thần (môi trường làm việc tốt, cơ hội đảm nhận các công việc có trọng trách, được tham gia quá trình ra quyết định,…) của người lao động để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, ít nhân sự thì việc theo dõi đãi ngộ và quản lý nhân sự có thể đơn giản hơn, nhưng đối với doanh nghiệp vừa và lớn, chỉ cần hàng vài chục lao động trở lên chưa cần tới con số hàng trăm, hàng ngàn lao động thì việc quản lý không hề đơn giản.
3. Mô hình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
Việc quản lý nhân sự trong mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Tuy nhiên mô hình đó phải trả lời được cho các câu hỏi: Phải làm sao tuyển dụng cho phù hợp với kế hoạch, với yêu cầu của các phòng ban trong doanh nghiệp đề ra? Làm sao đào tạo đúng với yêu cầu của công ty và đánh giá sau đào tạo, tính chi phí đào tạo làm sao cho chuẩn xác, tiếp đến việc theo dõi khen thưởng, kỷ luật sao cho chính xác để có thể tính thưởng hay trừ lương cho đúng theo như quy định của công ty hay việc theo dõi thời hạn hợp đồng lao động để có thể ký tiếp hợp đồng? Tính bảo hiểm xã hội sao cho đúng?
Từ những yếu tố trên, có thể thấy rằng để quản lý có hiệu quả nguồn nhân lực thật không đơn giản. Việc theo dõi, quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công như giấy tờ, excel sẽ không thể đáp ứng được nữa, mà cần phải có hệ thống phần mềm quản lý.
Với thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay thì đòi hỏi phải có một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả.
4. Yêu cầu một phần mềm quản trị nhân sự tốt
Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả là phần mềm như thế nào? Dưới đây là những đặc tả yêu cầu phần mềm quản lý nhân sự nhằm đáp ứng tốt yêu cầu của các doanh nghiệp.
- Linh hoạt, phù hợp theo từng cách thức quản lý nhân sự của doanh nghiệp
Hiện nay, những doanh nghiệp có cách thức quản lý nhân sự giống nhau gần như không có, ngay cả khi cùng ngành, cùng lĩnh vực hoạt động. Điều này là do quy mô và cơ cấu tổ chức nhân sự tại mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng và biến đổi theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, nên mỗi doanh nghiệp sẽ có những mô hình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp khác nhau.
Do vậy, một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cần có các phân hệ chức năng linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh, nâng cấp cho phép đáp ứng đa dạng các cách thức quản lý, quy mô và cơ cấu tổ chức nhân sự của mọi loại hình doanh nghiệp và theo từng giai đoạn.
- Linh động, dễ sử dụng, dễ tạo báo cáo và truy xuất dữ liệu nhanh chóng
Yêu cầu thứ hai của một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả là giao diện thao tác, nhập liệu dễ dàng và tiện lợi cho người sử dụng. Ngoài ra, giao diện có thể thay đổi, từng người dùng có thể tự khai báo, thiết kế giao diện riêng theo nhu cầu sử dụng riêng.
Đồng thời, hệ báo cáo và phân tích dữ liệu của phần mềm phải hỗ trợ người dùng tự thiết kế lại báo cáo theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp, như dễ dàng có thể co kéo độ rộng của cột tùy thích, hỗ trợ tạo cây, nhóm, tính tổng cộng… Thậm chí, ngay cả trên cùng một báo cáo, từng người dùng có thể thiết kế định dạng mẫu báo cáo khác nhau theo nhu cầu và có thể lưu trữ lại. Và có thể kết xuất dữ liệu ra Word, Excel, PDF nhanh chóng.
Việc truy xuất báo cáo phải nhanh chóng, nếu số liệu chưa chính xác có thể truy vết ngay lại chứng từ để xem sai sót ở đâu và chỉnh sửa cho chính xác.
- Kiểm soát dữ liệu chặt chẽ và cảnh báo thông tin tức thời
Tiêu chí tiếp theo để đánh giá phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả là khả năng kiểm soát dữ liệu chặt chẽ và tính cảnh báo thông tin. Theo đó, phần mềm phải có chức năng quản lý, kiểm soát phân quyền chi tiết tới từng người sử dụng theo cấp độ truy cập dữ liệu, theo chức năng thao tác và xử lý dữ liệu, theo vai trò hay chức danh công việc: Phân quyền người dùng theo từng phân hệ, từng menu, từng báo cáo, đồng thời có thể phân quyền truy cập chứng từ theo từng chức năng sử dụng (xem/ sửa/ xóa/ thêm).
Phần mềm có thể cho phép người quản lý kiểm tra lại các thao tác chỉnh sửa dữ liệu của người sử dụng phần mềm. Phần mềm phải có công cụ kiểm soát dữ liệu: có tính năng kiểm tra phát hiện các lỗi logic của dữ liệu từ đó đưa ra các cảnh báo cho người sử dụng để hiệu chỉnh dữ liệu kịp thời.
Và phần mềm quản lý nhân sự phải có công cụ nhắc nhở, cảnh báo thông tin tức thời cho người sử dụng như nhắc nhở sinh nhật của cán bộ nhân viên, cảnh báo thời gian cán bộ nhân viên được xét tăng lương, cảnh báo thời hạn hợp đồng lao động... theo thời gian người dùng tự đặt.
- Phải đảm bảo an toàn dữ liệu và có tính bảo mật cao
Một trong những yêu cầu vô cùng quan trọng với Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả là phải có cơ chế cho phép tự động sao lưu dữ liệu theo định kỳ do người sử dụng tự đặt. Bởi vì, việc sao lưu dữ liệu rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, nếu giả sử vì một sự cố nào đó như ổ cứng server (máy chủ) bị hư, bị virut tấn công hay thậm chí bị cháy nổ, mọi dữ liệu doanh nghiệp lưu trữ trên máy chủ đó đều bị mất thì doanh nghiệp phải làm thế nào khi tất cả thông tin quản lý nhân sự đều trong đó: hồ sơ cán bộ công nhân viên, các quyết định khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm… Nhưng, nếu doanh nghiệp đã kịp thời sao lưu, thì việc khôi phục dữ liệu rất nhanh chóng.
Khả năng đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin cao thể hiện chất lượng phần mềm và uy tín nhà cung cấp. Do đó, đây là một trong những yêu cầu quan trọng đối với phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả.
- Hệ thống mở, có khả năng kết nối với các phần hành khác để tạo thành phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP)
Hiện nay, việc sử dụng phần mềm đơn lẻ không quản lý xuyên suốt doanh nghiệp không còn hiệu quả mà xu hướng hầu hết các doanh nghiệp hướng tới đều là hệ thống phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP). Do vậy, phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả là phần mềm có khả năng kết nối với các phần hành khác để chia sẻ và thừa kế dữ liệu nhằm tạo thành một hệ thống phần mềm quản lý tổng thể.
5. Các phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả hiện nay
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số phần mềm quản lý nhân sự được khuyên dùng:
- Amis
Phần mềm Amis là phần mềm quản trị nhân sự được tin dùng bởi rất nhiều doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực. Đây là phần mềm online do đó doanh nghiệp có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị (Laptop, máy tính bảng, điện thoại di động,…).
- CeHuman
Phần mềm CeHuman được phát triển bới CMCSoft là phần mềm quản lý nhân sự được xây dựng riêng cho doanh nghiệp nhằm theo dõi các hoạt động tổ chức nhân sự.
CeHuman là phần mềm online, bảo mật cao, phù hợp với mọi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Với nhiều tính năng vượt trội, phần mềm sẽ là lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp.
- Ssoft Lucky HRM
Được phát triển bởi công ty cổ phần công nghệ SSOFT nhằm mục đích quản lý nhân sự một cách hiệu quả nhất, bám sát tính chất và quy trình nhân sự của Việt Nam.
- Sinnova Hrms
Với nhiều am hiểu về các lĩnh vực kinh doanh, Sinnova đã sáng tạo và cung cấp phần mềm Sinnova Hrms giúp các doanh nghiệp quản lý hoạt động nhân sự của mình.
- Gold HRM
Gold HRM là phần mềm quản lý nhân sự ứng dụng trí tuệ nhân tạo với nhiều tính năng nổi bật hỗ trợ quản lý nhân sự trong nhiều loại hình doanh nghiệp.
- HRM PRO
HRM PRO là phần mềm giải pháp quản lý nhân sự được phát triển bởi VnResource với mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quá trình quản lý nhân sự của mình. Với tham vọng không chỉ cung cấp một phần mềm mà còn là một giải pháp quản trị nhân sự, HRM PRO cung cấp nhiều tính năng vượt trội.
- LOTUS PRO
Đây là phần mềm quản lý nhân sự dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn, thường là các doanh nghiệp có quy mô hơn 200 nhân sự.
- OOS GHR
OOS GHR là phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp, được tin dùng với hàng trăm doanh nghiệp vừa và nhỏ trên nhiều lĩnh vực khác nhau.
- FAST HRM Online
Fast hrm online là phần mềm quản lý nhân sự online được phát triển trên nền tảng web nhằm hỗ trợ trong việc quản lý và tối ưu hóa nhân sự với nhiều chức năng hỗ trợ.
- Perfect HRM
Đây là phần mềm quản lý nhân sự nhằm cung cấp các giải pháp tổng thể cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô với nhiều tính năng mới.
