Quản lý và khái niệm quản lý theo Henri Fayol

Khách hàng: Kính thưa Luật sư, quản lý là gì? Khái niệm quản lý theo Fayol được thể hiện như thế nào?

Cảm ơn!

Trả lời:

1. Khái niệm về quản lý

Quản lý được hiểu là công việc quản trị một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có lợi nhuận hoặc phị lợi nhuận nào đó mà trong đó người quản lý có nhiệm vụ và quyền lợi bảo vệ, sắp xếp hệ thống hoạt động của đơn vị đó. Quản lý cũng được hiểu như là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý một cách liên tục, có tổ chức, liên kết các thành viên trong tổ chức hành động nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra.

Theo từ điển bách khoa, quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ.

Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực. Thuật ngữ "quản lý" cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức.

Các nhà khoa học xã hội học nghiên cứu quản lý như một ngành học thuật, điều tra các lĩnh vực như tổ chức xã hội và lãnh đạo tổ chức. Một số người học quản lý tại các trường cao đẳng hoặc đại học. Các bằng cấp chính về quản lý bao gồm Cử nhân Thương mại (B.Com.) Cử nhân Quản trị kinh doanh (BBA.) Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh (MBA.) Và, đối với khu vực công, Thạc sĩ Quản trị Công (MPA). Các cá nhân muốn trở thành chuyên gia quản lý hoặc chuyên gia, nhà nghiên cứu quản lý hoặc giáo sư có thể hoàn thành Tiến sĩ Quản lý (DM), Tiến sĩ Quản trị Kinh doanh (DBA) hoặc Tiến sĩ Quản trị Kinh doanh hoặc Quản lý.

Các tổ chức lớn hơn thường có ba cấp quản lý, thường được tổ chức theo một cấu trúc phân cấp, kim tự tháp:

- Quản lý cấp cao, chẳng hạn như thành viên Hội đồng quản trị và Giám đốc điều hành (CEO) hoặc Chủ tịch của một tổ chức. Họ đặt ra các mục tiêu chiến lược của tổ chức và đưa ra quyết định về cách thức tổ chức tổng thể sẽ hoạt động. Các nhà quản lý cấp cao thường là các chuyên gia cấp điều hành và đưa ra định hướng cho quản lý cấp trung, những người trực tiếp hoặc gián tiếp báo cáo với họ.

- Quản lý cấp trung, các ví dụ trong số này sẽ bao gồm các nhà quản lý chi nhánh, quản lý khu vực, quản lý bộ phận và quản lý bộ phận, những người cung cấp phương hướng cho các nhà quản lý tuyến đầu. Các nhà quản lý cấp trung truyền đạt các mục tiêu chiến lược của quản lý cấp cao tới các nhà quản lý tiền tuyến.

- Quản lý thấp hơn, chẳng hạn như giám sát viên và trưởng nhóm tiền tuyến, giám sát công việc của nhân viên thường xuyên (hoặc tình nguyện viên, trong một số tổ chức tình nguyện) và đưa ra định hướng về công việc của họ.

Trong các tổ chức nhỏ hơn, một người quản lý cá nhân có thể có phạm vi rộng hơn nhiều. Một người quản lý có thể thực hiện một số vai trò hoặc thậm chí tất cả các vai trò thường được thấy trong một tổ chức lớn.

2. Vài nét về ông Henri Fayol

Henri Fayol (1841 - 1925) là người đặt nền móng cho lý luận tổ chức cổ điển. Năm 1860, ở tuổi 19, Henri Fayol bắt đầu làm việc cho một còng ty khai thác mỏ với tư cách kỹ sư mỏ. Sáu năm sau, ông được cử làm giám đốc của một mỏ. Năm 1888, công ty nói trên được cải tổ thành một công ty liên hợp và Fayol làm Tổng giám đốc. Năm 1918, do tài năng quản lý xuất sắc của ông, công ty liên hợp nói trên từ chỗ sắp phá sản đã trở nên hưng thịnh. Khi ông nghỉ hưu, tài sản công ty đã phát triển đến mức không thể lung lay, tố chất của nhân viên công ty trở thành hiện tượng hiếm có.

Cũng giống như Taylor, ông đã sử dụng thời gian lúc về già để nghiên cứu và phổ biến lý luận về quản lý. Sau khi thôi giữ chức Tổng giám đốc Công ty liên hợp về khai thác mỏ, ông đã bắt tay thành lập Trung tâm nghiên cứu về quản lý, đồng thời làm giáo sư Học viện quản lý cấp cao và giảng dạy về quản lý tại trường Đại học lục quân và trường quân nhu hải quân của Pháp.

Fayol khác với Taylor ở chỗ, do trong một thời gian dài là người lãnh đạo cao nhất của xí nghiệp nên ngay từ đầu, đối tượng nghiên cứu của Fayol là tổng thể của xí nghiệp, chủ yếu là lý luận chung về quản lý xí nghiệp, đặc biệt là lý luận về tổ chức xí nghiệp. Những vấn đề mà ông giải đáp chủ yếu là những vấn đề mang tính chất chung như nội hàm của khái niệm quản lý, chức năng cơ bản của quản lý và để thực hiện chức nãng cơ bản của quản lý thì cơ cấu của tổ chức quản lý hoặc “guồng máy tổ chức” nên thiết kế như thế nào và vận hành theo nguyên tắc nào. Ông cho rằng những nguyên lý chung có thể rút ra từ việc nghiên cứu những vấn đề đó cũng có thể áp dụng cho việc quản lý các tổ chức khác.

3. Công việc của hoạt động xí nghiệp theo Fayol

Trước kia, những giải thích của các nhà nghiên cứu về quản lý ở phương Tây đều không rõ. Trong cuốn sách “Quản lý công nghiệp và quản lý nói chung”, lần đầu tiên Fayol đã giải đáp vấn đề này một cách rõ ràng. Ông cho rằng toàn bộ hoạt động của xí nghiệp bao gồm 6 loại công việc:

- Công việc kỹ thuật (sản xuất, chế tạo, chế biến).

- Công việc thương mại (mua, bán, trao đổi).

- Công việc tài chính (huy động vốn và sử dụng vốn một cách thích đáng nhất).

- Công việc bảo vệ (bảo vệ tài sản và nhân viên).

- Công việc kế toán (kiểm kê tài sản, lập bảng công nợ, tính toán giá thành, thống kê, v.v...).

- Công việc quản lý (kếhoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm soát).

Do đó, ông đã coi quản lý là một loại công việc đặc thù, khác với các loại công việc khác của xí nghiệp và trở thành một hệ thống độc lập, phát huy tác dụng riêng có của nó mà các hệ thống khác của xí nghiệp không thể nào thay thế được. Ông đã nói về nội hàm của khái niệm quản lý như sau: “Quản lý tức là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra” (Fayol: “Gérer, cést planifier, diriger, coordonner et contrôler” (Người dịch chú thích)).

4. Khái niệm quản lý theo Fayol

Như vừa phân tích ở phần 2, Ông đã nói về nội hàm của khái niệm quản lý như sau: “Quản lý tức là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra” (Fayol: “Gérer, cést planifier, diriger, coordonner et contrôler” (Người dịch chú thích)).

Nội hàm của khái niệm quản lý nói trên rõ ràng là sự khái quát tác dụng của chức năng quản lý.

Thực chất của nó là nói rằng, chức năng quản lý không phải là cái gì khác ngoài sự bảo đảm cho hoạt động cộng đồng có thể tiến hành thuận lợi, bảo đảm cho tổ chức xã hội có thể vận hành thuận lợi. Để triển khai hoạt động cộng đồng một cách có hiệu quả, người ta cần phải tổ chức lại, từ đó hình thành một tổ chức xã hội nào đó.

Đồng thời với việc mở rộng phạm vi hoạt động cộng đồng, các tổ chức xã hội cũng phát triển. Muốn duy trì sự vận hành bình thường và sự phát triển lành mạnh của tổ chức xã hội thì phải cần đến vai trò của quản lý. Fayol nói: “Quản lý chỉ là biện pháp và cõng cụ của tổ chức xã hội. Các chức năng khác liên quan đến nguyên liệu và máy móc. Chức năng quản lý chỉ tác động đến con người”. Do đó có thể thấy, quản lý mà tác giả nói ở đây là sự quản lý của tổ chức xã hội đối với con người. Nếu không có quản lý thì tổ chức xã hội sẽ khó tồn tại, còn thoát ly khỏi tổ chức xã hội thì không thể nói đến quản lý. Như vậy có thể thấy, lý luận quản lý của Fayol cũng là lý luận về tổ chức xã hội.

Với khái niệm trên, quản lý phải bao gồm các yếu tố (điều kiện) sau:

- Phải có ít nhất một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và ít nhất một đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý và các khách thể có quan hệ gián tiếp của chủ thể quản lý. Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần.

- Phải có một mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tượng quản lý và chủ thể quản lý. Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể quản lý đưa ra các tác động quản lý.

- Chủ thể phải thực hành việc tác động và phải biết tác động. Vì thế đòi hỏi chủ thể phải biết tác động và điều khiển đối tượng một cách có hiệu quả.

- Chủ thể quản lý có thể là một cá nhân, hoặc một cơ quan quản lý còn đối tượng quản lý có thể là con người (một hoặc nhiều người) giới vô sinh hoặc sinh vật. Quản lý chính là sự kết hợp được mọi nỗ lực chung của mọi người trong tổ chức và sử dụng tốt nhất các nguồn lực của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo và có hiệu quả nhất.

Quản lý phải trả lời các câu hỏi: “Phải đạt mục tiêu nào?” Phải đạt mục tiêu như thế nào và bằng cách nào?”...

5. Sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo theo Fayol

Ở đây, Fayol đặc biệt chỉ ra rằng, không nên lẫn lộn khái niệm quản lý và khái niệm lãnh đạo. Theo Ông, lãnh đạo phạm vi chức năng của người lãnh đạo bao gồm toàn bộ công việc kinh doanh của xí nghiệp chứ không phải chỉ là công việc quản lý. Nhưng để cho các hoạt động kinh doanh của xí nghiệp được tiến hành thuận lợi thì phải có sự tham gia của quản lý, phát huy tác dụng của quản lý. Đó là vì, chủ thể của mọi hoạt động của xí nghiệp là con người nên phải quản lý họ mới có thể bảo đảm cho những hoạt động đó tiến hành thuận lợi. Hơn nữa, trong một xí nghiệp, những người lãnh đạo càng ở vị trí cao của tổ chức thì trong toàn bộ nội dung hoạt động của họ, hoạt động quản lý càng chiếm phần chủ yếu, thậm chí có lúc, vai trò của họ hình như chí là quản lý. Do đó, cần phải xác định rõ hoạt động chủ yếu của người lãnh đạo là quản lý và thông qua hoạt động quản lý để thúc đẩy các hoạt động kinh doanh của xí nghiệp.

Nhưng nói như vậy không có nghĩa rằng quản lý chỉ là việc của người lãnh đạo mà nó liên quan đến những người khác trong xí nghiệp. Fayol nói: “Quản lý không phải là một đặc quyền riêng có, cũng không phải là trách nhiệm cá nhân của giám đốc xí nghiệp hoặc người lãnh đạo xí nghiệp. Nó cũng như các chức nãng cơ bản khác, là một chức năng được phân phối cho người lãnh đạo xí nghiệp và các thành viên của toàn bộ tổ chức. Điều đó có nghĩa rằng, quản lý là trách nhiệm chung của tất cả mọi người trong xí nghiệp, từ những người lãnh đạo cấp cao đến mỗi công nhân viên, tham gia hoạt động quản lý ở mức độ khác nhau, về điểm này, quan điểm của Fayol rõ ràng là khác với quan điểm của Taylor vì Taylor chủ trương tách biệt hoàn toàn chức năng kế hoạch (quản lý) với chức năng thừa hành (thao tác).

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật Minh Khuê (Sưu tầm và Biên soạn)