Mục lục bài viết

1. Văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được đóng dấu, ký số văn bản 

Theo quy định tại khoản 2 Điều 20 của Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, được ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023, về việc đóng dấu và ký số của văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ, cụ thể như sau:

- Đối với văn bản giấy:

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn gọn, đúng chiều, và sử dụng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

+ Văn thư chỉ đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính khi có chữ ký nháy của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản.

+ Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục.

+ Đối với việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, phụ lục kèm theo, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, mỗi dấu không quá 05 trang.

- Đối với văn bản điện tử:

+ Ký số của Bộ GDĐT và đơn vị được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Quy chế này.

+ Việc ký số áp dụng cho văn bản điện tử và được thực hiện theo hướng dẫn chi tiết tại Phụ lục I.

Như vậy, quy định cụ thể về việc đóng dấu và ký số giúp đảm bảo tính chính xác và xác thực của văn bản, cả trong hình thức giấy và điện tử, đồng thời tạo ra quy trình quản lý văn bản hiệu quả và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin từ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Với văn bản giấy, quy định tạo điều kiện cho việc đóng dấu hợp lý, nơi dấu phải trùm lên chữ ký và phải rõ ràng, ngắn gọn, đúng chiều, sử dụng mực dấu màu đỏ tươi. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của văn bản, đặc biệt khi có sự kết hợp với chữ ký của lãnh đạo đơn vị. Đối với văn bản điện tử, việc ký số được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I, đồng thời hướng dẫn chi tiết giúp đảm bảo sự hiệu quả và đồng nhất trong quá trình thực hiện.

 

2. Cấp sổ, thời gian ban hành văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo 

Tại Điều 18 của Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023, quy định cụ thể về việc quản lý và lưu trữ văn bản như sau:

- Số và thời gian ban hành văn bản:

+ Số và thời gian ban hành văn bản được xác định theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của Bộ GDĐT trong năm.

+ Số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm và thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Văn bản quy phạm pháp luật: Được cấp hệ thống số riêng để quản lý và tra cứu một cách chặt chẽ.

- Văn bản hành chính của Bộ GDĐT:

+ Các loại văn bản như Quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.

+ Công văn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.

- Các loại văn bản khác được cấp hệ thống số riêng: Văn bản hợp nhất, bản sao văn bản đều có hệ thống số riêng.

- Tổ chức tư vấn của Bộ GDĐT: Được ghi là "cơ quan ban hành văn bản" và sử dụng con dấu, chữ ký số của Bộ GDĐT để ban hành văn bản với hệ thống số riêng.

- Văn bản đi của đơn vị: Ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm theo hệ thống số riêng của đơn vị do Văn thư đơn vị thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Văn bản giấy:

+ Việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

+ Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

- Văn bản điện tử: Việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống E-Office, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ.

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023, chúng ta nhận thấy hệ thống quản lý và lưu trữ văn bản được xây dựng một cách chi tiết và có tổ chức. Các quy định cụ thể như số và thời gian ban hành, quy phạm pháp luật, loại văn bản hành chính, và quy trình đối với văn bản điều giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đồng bộ trong Bộ GDĐT. Đặc biệt, việc sử dụng hệ thống số cho từng loại văn bản, đồng thời việc ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm đối với văn bản đi của đơn vị làm cho quá trình quản lý trở nên hiệu quả và dễ dàng theo dõi. Bản sao văn bản và văn bản hợp nhất cũng được quản lý thông qua hệ thống số riêng biệt, tăng tính minh bạch và đảm bảo tính chính xác. Tổ chức tư vấn của Bộ GDĐT và các tổ chức khác được xem xét như "cơ quan ban hành văn bản," với việc sử dụng con dấu và chữ ký số của Bộ GDĐT. Điều này làm cho các văn bản trở nên có tính thống nhất và uy tín, thể hiện sự đồng lòng và chất lượng trong quản lý và ban hành văn bản tại Bộ GDĐT.

 

3. Quy định về việc lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo

Theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023, quy định về lưu văn bản đi cho văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được mô tả chi tiết như sau:

- Lưu văn bản giấy:

Đối với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành:

+ Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu tại hồ sơ công việc của công chức được giao chủ trì xử lý công việc.

+ Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Đối với văn bản đi do Văn thư đơn vị phát hành:

+ Tương tự, mỗi văn bản đi phải được lưu 02 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư đơn vị và 01 bản chính lưu tại hồ sơ công việc của công chức chủ trì xử lý công việc.

+ Bản gốc văn bản lưu tại Văn thư đơn vị cũng phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

- Lưu văn bản điện tử:

+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống E-Office.

+ Văn thư cơ quan và Văn thư đơn vị sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống E-Office. Sau đó, in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của Bộ GDĐT, đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy. Bản giấy được lưu tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị và hồ sơ công việc của công chức chủ trì xử lý công việc.

- Quy định về lưu giữ, bảo quản và sử dụng:

+ Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng văn bản lưu được thực hiện theo quy định hiện hành.

+ Văn thư cơ quan và Văn thư đơn vị có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của lãnh đạo Bộ và đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và sử dụng thông tin.

Tổng cộng, quy định này tạo ra sự minh bạch và quản lý chặt chẽ về lưu trữ văn bản đi, bảo đảm tính toàn vẹn và sẵn sàng sử dụng thông tin quan trọng trong ngành giáo dục và đào tạo.

Nội dung khác có liên quan xem thêm bài viết sau: Thẩm quyền ký tất cả các văn bản hành chính do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành?

Nếu quý khách hàng đang đối mặt với bất cứ vấn đề pháp lý nào hoặc có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến lĩnh vực này, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến, sẵn sàng đáp ứng qua số hotline độc quyền 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và đồng hành cùng quý khách hàng, cung cấp sự tư vấn chân thành và tận tâm. Ngoài ra, nếu quý khách hàng muốn chia sẻ yêu cầu, vấn đề chi tiết hơn, chúng tôi cũng rất hoan nghênh những thông tin đó thông qua email: lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.