Quy định trách nhiệm Chủ tịch UBND cấp xã khi bầu Trưởng thôn, Tổ dân phố

Cuộc bầu cử Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố nhiệm kỳ 2026 diễn ra trong bối cảnh hệ thống chính trị cơ sở tại Việt Nam đang có những bước chuyển mình mạnh mẽ dưới sự điều chỉnh của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở năm 2022. Đây không chỉ là một hoạt động hành chính định kỳ mà còn là phép thử quan trọng đối với năng lực quản trị, khả năng vận hành bộ máy và tinh thần trách nhiệm của người đứng đầu chính quyền cấp xã. Trong cấu trúc quản lý nhà nước tại địa phương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã đóng vai trò là "kiến trúc sư trưởng" và là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật và nhân dân về tính minh bạch, công bằng và hiệu quả của tiến trình bầu cử này. Việc nghiên cứu sâu sắc trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã không chỉ giúp làm rõ các quy định pháp lý hiện hành mà còn cung cấp cái nhìn toàn diện về thực tiễn vận hành dân chủ tại cộng đồng dân cư trong năm 2026.

1. Vai trò của Chủ tịch UBND cấp xã trong bộ máy dân chủ cơ sở theo Luật năm 2022

Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở năm 2022, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2023, đã thiết lập một khuôn khổ pháp lý mới, nâng tầm vị thế của người dân trong việc tham gia quản lý nhà nước tại địa phương. Trong khuôn khổ này, Chủ tịch UBND cấp xã được xác định là chủ thể trung tâm, có trách nhiệm tổ chức thực hiện và bảo đảm các quyền dân chủ của công dân. Vị thế này được cụ thể hóa thông qua chức năng chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện các nội dung mà nhân dân được bàn và quyết định trực tiếp, trong đó bầu cử Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố là nội dung quan trọng hàng đầu.

Sự thay đổi về mặt pháp lý từ Pháp lệnh 34/2007/PL-UBTVQH11 sang Luật năm 2022 không chỉ là sự thay đổi về tên gọi mà là sự chuyển dịch về tư duy quản lý: từ "quản lý dân chủ" sang "thực hiện dân chủ". Chủ tịch xã hiện nay không chỉ là người ban hành các quyết định hành chính mà còn phải là người bảo đảm các điều kiện để nhân dân thực hiện quyền tự quyết của mình một cách thực chất. Điều này đòi hỏi người đứng đầu chính quyền cấp xã phải có sự am hiểu sâu sắc về pháp luật, đồng thời sở hữu kỹ năng dân vận khéo léo để kết nối ý chí của chính quyền với nguyện vọng của nhân dân.

Vị thế của Chủ tịch UBND cấp xã còn được thể hiện qua trách nhiệm công khai thông tin. Theo Điều 14 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở, Chủ tịch xã phải đảm bảo mọi thông tin liên quan đến bầu cử, từ tiêu chuẩn ứng cử viên đến quy trình bỏ phiếu, đều phải được tiếp cận bởi mọi người dân một cách kịp thời và chính xác. Sự minh bạch này chính là rào cản ngăn chặn các hành vi tiêu cực, vận động không đúng quy định, đồng thời tạo ra niềm tin chiến lược giữa nhân dân và chính quyền cơ sở.

2. Trách nhiệm ban hành quyết định công bố ngày bầu cử Trưởng thôn, Tổ dân phố

Giai đoạn khởi động của cuộc bầu cử bắt đầu bằng việc ban hành quyết định công bố ngày bầu cử. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất, đặt ra lộ trình và thời hạn cho toàn bộ các công việc tiếp theo. Theo Nghị định 59/2023/NĐ-CP, Chủ tịch UBND cấp xã là người nắm thẩm quyền duy nhất trong việc ấn định thời điểm tổ chức cuộc họp cộng đồng dân cư để bầu chọn người đứng đầu thôn, tổ dân phố.

Phân tích thời hạn và nội dung quyết định theo Nghị định 59/2023/NĐ-CP

Tính pháp lý của cuộc bầu cử phụ thuộc chặt chẽ vào việc tuân thủ các mốc thời gian. Nghị định 59/2023/NĐ-CP quy định Chủ tịch UBND cấp xã phải ban hành quyết định tổ chức bầu cử chậm nhất là 20 ngày trước ngày tổ chức cuộc họp của cộng đồng dân cư. Khoảng thời gian 20 ngày này không phải là một con số ngẫu nhiên; nó được thiết kế để đảm bảo đủ thời gian cho các bước hiệp thương nhân sự, lập danh sách cử tri và thông tin tuyên truyền rộng rãi đến từng hộ gia đình.

Nội dung của quyết định phải bao quát toàn diện các khía cạnh của cuộc bầu cử, bao gồm: mục đích, yêu cầu của việc bầu cử; ngày, giờ và địa điểm tổ chức; phân công nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan. Việc thiếu sót bất kỳ nội dung nào trong quyết định này cũng có thể dẫn đến việc thực hiện sai lệch ở cấp thôn, gây ra những tranh chấp pháp lý không đáng có. Sau khi ban hành, quyết định này phải được thông báo công khai đến nhân dân chậm nhất là 07 ngày trước ngày bầu cử thông qua các hình thức như niêm yết tại nhà văn hóa, thông báo trên hệ thống loa truyền thanh hoặc các nền tảng mạng xã hội địa phương.

Mối quan hệ phối hợp giữa UBND và Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã

Dân chủ ở cơ sở chỉ có thể thực hiện thành công khi có sự đồng thuận giữa "ý Đảng, lòng dân" và sự vận hành nhịp nhàng của chính quyền. Trong công tác bầu cử, Chủ tịch UBND cấp xã không hoạt động độc lập mà phải phối hợp chặt chẽ với Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc (MTTQ) Việt Nam cùng cấp.

Mối quan hệ này mang tính chất phối hợp và giám sát lẫn nhau. UBND cấp xã chủ trì xây dựng kế hoạch, hướng dẫn nghiệp vụ và đảm bảo kinh phí, trong khi MTTQ Việt Nam cấp xã chịu trách nhiệm chỉ đạo Ban công tác Mặt trận ở thôn thực hiện quy trình hiệp thương, giới thiệu nhân sự và giám sát toàn bộ quá trình bầu cử. Sự thống nhất giữa Chủ tịch UBND và Chủ tịch Ủy ban MTTQ xã về ngày bầu cử, kế hoạch triển khai và phương án nhân sự là điều kiện tiên quyết để cuộc bầu cử diễn ra ổn định, không nảy sinh xung đột về quan điểm giữa các tổ chức chính trị - xã hội tại địa phương.

3. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã trong việc thành lập Tổ bầu cử

Tổ bầu cử là cơ quan trực tiếp thực thi quyền lực dân chủ tại địa bàn thôn, tổ dân phố. Việc thành lập một Tổ bầu cử có năng lực, uy tín và khách quan là trách nhiệm nặng nề của Chủ tịch UBND cấp xã, bởi đây chính là bộ phận kiểm soát "đầu vào" của lá phiếu và "đầu ra" của kết quả bầu cử.

Thẩm quyền và quy trình quyết định thành lập

Quyền quyết định thành lập Tổ bầu cử thuộc về Chủ tịch UBND cấp xã. Tuy nhiên, để đảm bảo tính dân chủ, quyết định này chỉ được ban hành sau khi có sự thống nhất với Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã. Thời hạn quy định cho việc ban hành quyết định này là chậm nhất 10 ngày trước ngày tổ chức bầu cử.

Quy trình này đòi hỏi Chủ tịch xã phải có cái nhìn bao quát về đội ngũ cán bộ cơ sở tại từng thôn. Việc lựa chọn thành viên Tổ bầu cử thường bắt đầu từ các đề xuất của Ban công tác Mặt trận thôn, sau đó được UBND xã rà soát về tiêu chuẩn chính trị, đạo đức và năng lực thực tế trước khi chính thức phê duyệt. Một Tổ bầu cử thường bao gồm từ 5 đến 9 thành viên, tùy thuộc vào quy mô số hộ gia đình tại địa bàn.

Tiêu chuẩn và thành phần Tổ bầu cử theo quy định mới nhất

Thành phần Tổ bầu cử theo Nghị định 59/2023/NĐ-CP được quy định rất cụ thể nhằm đảm bảo tính đại diện và công bằng. Tổ trưởng Tổ bầu cử thông thường là Trưởng ban công tác Mặt trận ở thôn hoặc tổ dân phố. Các thành viên khác bao gồm đại diện của các tổ chức đoàn thể như Hội Phụ nữ, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên và đại diện của các hộ gia đình cư trú tại địa phương.

Tiêu chuẩn đối với thành viên Tổ bầu cử là những người phải có uy tín trong cộng đồng, không có quan hệ thân thích trực tiếp với những người ứng cử và đặc biệt phải là những người am hiểu quy trình nghiệp vụ bầu cử. Một quy định mang tính "chốt chặn" quan trọng là: người ứng cử Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố tuyệt đối không được tham gia vào Tổ bầu cử. Điều này nhằm loại bỏ mọi khả năng can thiệp vào kết quả hoặc gây ảnh hưởng lên ý chí của cử tri trong quá trình bỏ phiếu và kiểm phiếu.

4. Công tác chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra quá trình bầu cử

Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã không kết thúc sau khi ban hành các quyết định thành lập. Trái lại, trong suốt tiến trình bầu cử, Chủ tịch xã phải đóng vai trò là người giám sát và tháo gỡ khó khăn, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng quỹ đạo pháp luật và kế hoạch đã đề ra.

Trách nhiệm chuẩn bị cơ sở vật chất và kinh phí

Bầu cử không thể diễn ra suôn sẻ nếu thiếu sự đầu tư đúng mức về nguồn lực. Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho cuộc bầu cử từ nguồn ngân sách cấp xã. Kinh phí này được sử dụng cho các việc như: in ấn tài liệu, phiếu bầu, thẻ cử tri; trang trí khánh tiết tại địa điểm bầu cử; bồi dưỡng cho các thành viên Tổ bầu cử và các chi phí phát sinh khác liên quan đến công tác an ninh, trật tự.

Về cơ sở vật chất, Chủ tịch xã chỉ đạo các bộ phận chuyên môn hỗ trợ Tổ bầu cử trong việc chuẩn bị hòm phiếu, mẫu biên bản và bố trí địa điểm bầu cử thuận tiện. Đối với những thôn không có nhà văn hóa đủ rộng, Chủ tịch xã phải có phương án chỉ đạo sử dụng các không gian công cộng khác hoặc mượn cơ sở vật chất của các đơn vị trên địa bàn để đảm bảo cử tri có môi trường bỏ phiếu an toàn, kín đáo và đúng quy định.

Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến danh sách cử tri và ứng cử viên

Trong bất kỳ cuộc bầu cử nào, khiếu nại và tố cáo là điều khó tránh khỏi. Chủ tịch UBND cấp xã là người đứng đầu cơ quan giải quyết các tranh chấp này ở cấp cơ sở, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công dân không bị xâm phạm.

Đối với danh sách cử tri, nếu công dân phát hiện sai sót, họ có quyền khiếu nại trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày niêm yết danh sách. Chủ tịch xã phải chỉ đạo Tổ bầu cử và bộ phận chuyên môn kiểm tra, đối chiếu và sửa đổi kịp thời, đảm bảo mọi công dân đủ điều kiện đều được thực hiện quyền bầu cử. Đối với khiếu nại về ứng cử viên, Chủ tịch xã phối hợp với Ủy ban MTTQ cấp xã rà soát các tiêu chuẩn về đạo đức, lối sống, trình độ và năng lực của người ứng cử dựa trên các đơn thư phản ánh. Việc giải quyết phải được thực hiện công tâm, có văn bản trả lời rõ ràng và phải kết thúc trước ngày bầu cử theo quy định để ổn định tâm lý dư luận.

5. Phê chuẩn kết quả bầu cử: Quy trình và thời hạn thực hiện

Sau khi tiếng trống bế mạc cuộc bầu cử vang lên và biên bản kiểm phiếu được lập xong, trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã chuyển sang giai đoạn hoàn thiện tính pháp lý cho chức danh Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố.

Tiếp nhận biên bản và thẩm định kết quả

Tổ trưởng Tổ bầu cử có trách nhiệm gửi ngay báo cáo kết quả bầu cử kèm theo biên bản kiểm phiếu đến UBND và Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã. Chủ tịch UBND cấp xã không đơn thuần là người ký đóng dấu mà phải trực tiếp chỉ đạo thẩm định tính hợp pháp của kết quả bầu cử. Các câu hỏi trọng tâm cần được trả lời trong bước này bao gồm:

• Cuộc bầu cử có đạt trên 50% cử tri trong danh sách tham gia bỏ phiếu hay không?
• Người trúng cử có đạt trên 50% số phiếu bầu hợp lệ so với tổng số cử tri đại diện hộ gia đình hay không?
• Quy trình bỏ phiếu và kiểm phiếu có diễn ra công khai, đúng quy định của Nghị định 59 hay không?

Thời hạn ra quyết định công nhận

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo kết quả bầu cử, UBND cấp xã phải xem xét và ban hành quyết định công nhận người trúng cử. Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố chỉ chính thức đi vào hoạt động và có thẩm quyền ký các giấy tờ, xác nhận tại địa bàn sau khi có quyết định công nhận này.

Nếu phát hiện có vi phạm nghiêm trọng về thủ tục hoặc kết quả không đạt tỷ lệ phiếu bầu theo quy định, Chủ tịch UBND cấp xã có quyền không công nhận kết quả và ra quyết định tổ chức bầu cử lại. Quyết định này phải nêu rõ lý do và thời gian bầu cử lại để nhân dân được biết và tiếp tục tham gia.

Với sự chuẩn bị chu đáo và tinh thần trách nhiệm cao, Chủ tịch UBND cấp xã hoàn toàn có thể tổ chức thành công cuộc bầu cử nhiệm kỳ 2026, góp phần xây dựng hệ thống chính trị cơ sở vững mạnh, thực sự là của dân, do dân và vì dân.