Quy định về Cấu trúc mã hồ sơ thủ tục hành chính cập nhật mới nhất

1. Mã hồ sơ thủ tục hành chính là gì? 

Theo khoản 1 của Điều 26 trong Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, mã số hồ sơ thủ tục hành chính được xác định là mã số do Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tự động. Mã số này được thống nhất và sử dụng trong các hoạt động giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân với nhau và giữa các cơ quan, đơn vị với nhau.

Điều này có ý nghĩa là mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sẽ được gắn với một mã số duy nhất được sinh tự động bởi Hệ thống thông tin một cửa điện tử. Mã số này sẽ được sử dụng để nhận diện và quản lý thông tin liên quan đến hồ sơ trong quá trình xử lý thủ tục hành chính. Việc sử dụng mã số này giúp tăng cường tính minh bạch, hiệu quả và tính nhất quán trong quản lý hồ sơ thủ tục hành chính, đồng thời hỗ trợ cho việc trao đổi thông tin và tiếp nhận hồ sơ giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân một cách thuận tiện và nhanh chóng.

2. Quy định về Cấu trúc mã hồ sơ thủ tục hành chính cập nhật mới nhất

Theo khoản 2 của Điều 26 trong Nghị định 61/2018/NĐ-CP, cấu trúc của Mã số hồ sơ thủ tục hành chính gồm:

- Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính: Mã này được xây dựng theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Dãy số tự nhiên gồm ngày, tháng, năm tiếp nhận, số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày: Mã số hồ sơ bao gồm các ký tự chữ và số, với cấu trúc sau:

+ V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYMMDD-XXXX:

• V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2: Mã đơn vị theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin, được quy định trong Thông tư 10/2016/TT-BTTTT.
• YYMMDD: Ngày tiếp nhận hồ sơ, gồm 06 ký tự số. Trong đó, YY là 02 chữ số cuối của năm, MM là 02 chữ số của tháng, DD là 02 chữ số của ngày.
• XXXX: Số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày, gồm 04 ký tự số.

3. Hành vi không được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa

Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, cá nhân và tổ chức không được thực hiện các hành vi sau đây:

- Cửa quyền, sách nhiễu, gây phiền hà: Cán bộ không được sử dụng quyền lợi, chức vụ của mình để làm phiền hà, gây trở ngại hoặc sách nhiễu cho tổ chức hoặc cá nhân khi họ thực hiện thủ tục hành chính.

- Cản trở tổ chức, cá nhân lựa chọn hình thức nộp hồ sơ: Cán bộ không được cản trở hoặc ngăn chặn tổ chức hoặc cá nhân lựa chọn hình thức nộp hồ sơ, nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.

- Gian lận thông tin và dữ liệu: Cán bộ không được thực hiện các hành vi gian lận thông tin, thay đổi, xóa, hủy, giả mạo, sao chép, hoặc di chuyển trái phép nội dung dữ liệu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

- Tiết lộ thông tin bí mật: Cán bộ không được tiết lộ thông tin về hồ sơ, tài liệu và các thông tin liên quan đến bí mật của tổ chức hoặc cá nhân, cũng như không được sử dụng thông tin đó để trục lợi cá nhân hoặc tổ chức.

- Kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính: Cán bộ không được từ chối hoặc kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của pháp luật.

- Trực tiếp giao dịch không qua Bộ phận Một cửa: Cán bộ không được trực tiếp giao dịch hoặc yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ mà không thông qua Bộ phận Một cửa, trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật.

- Thiếu hợp tác và không khách quan: Cán bộ không được đùn đẩy trách nhiệm, thiếu hợp tác, thiếu công bằng, không khách quan trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

- Ứng xử không phù hợp với quy chế văn hóa công sở: Cán bộ không được ứng xử, giao tiếp không phù hợp với quy chế văn hóa công sở.

- Yêu cầu cung cấp lại thông tin không cần thiết: Cán bộ không được yêu cầu cung cấp lại thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được số hóa có giá trị pháp lý khi đã được kết nối, chia sẻ dữ liệu trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp sử dụng cho mục đích xác minh, thẩm tra lại tính xác thực của thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được số hóa.

- Các hành vi vi phạm pháp luật khác: Cán bộ không được thực hiện bất kỳ hành vi vi phạm pháp luật nào khác trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Trong quá trình yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính, tổ chức và cá nhân không được thực hiện các hành vi sau đây:

- Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu: Không được thực hiện các hành vi gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép hồ sơ, tài liệu, hoặc kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

- Cản trở việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân: Không được can thiệp hoặc cản trở quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức hoặc cá nhân khác.

- Lừa dối, hối lộ cán bộ: Không được sử dụng các thủ đoạn khác để lừa dối hoặc hối lộ cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

- Vu khống, phản ánh sai sự thật: Không được vu khống, phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, hoặc mạo danh người khác để tố cáo sai sự thật về hành vi của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

- Xúc phạm danh dự của cán bộ: Không được xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan có thẩm quyền trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

- Nhận xét thiếu khách quan: Không được đánh giá thiếu khách quan, không công bằng, không trung thực, không đúng pháp luật, hoặc không đúng thực tế về việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan có thẩm quyền trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

- Các hành vi vi phạm khác: Không được thực hiện bất kỳ hành vi vi phạm pháp luật nào khác theo quy định của pháp luật trong quá trình yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính.

Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích và doanh nghiệp, cá nhân được thuê hoặc được ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính không được thực hiện các hành vi sau đây:

- Cản trở quá trình giải quyết thủ tục hành chính: Đây là hành vi ngăn cản, gây trở ngại cho quá trình xử lý thủ tục hành chính của cơ quan có thẩm quyền. Việc này có thể bao gồm việc cung cấp thông tin không đầy đủ, gây trễ trễ hoặc làm chậm trễ quá trình giải quyết hồ sơ.

- Lừa dối cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền, tổ chức, người thuê, người ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính: Đây là hành vi gian lận, dối trá để đạt được lợi ích cá nhân hoặc tổ chức mà không tuân thủ các quy định và điều kiện được quy định bởi pháp luật. Lừa dối có thể bao gồm việc cung cấp thông tin không chính xác, giả mạo tài liệu hoặc thông tin, hoặc đưa ra các cam kết không thực sự.

- Các hành vi khác theo quy định của pháp luật: Ngoài hai hành vi cụ thể đã nêu, pháp luật còn có thể quy định các hành vi khác mà doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích và doanh nghiệp, cá nhân được thuê hoặc được ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính không được thực hiện. Các hành vi này có thể bao gồm vi phạm quy định về bảo vệ quyền và lợi ích của người dân, vi phạm quy định về bảo vệ thông tin cá nhân, hoặc các hành vi khác liên quan đến việc xử lý hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính.

4. Sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính 

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1100/QĐ-BKHĐT năm 2022 về Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư, việc sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính được quy định cụ thể như sau:

- Trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả: Mã số hồ sơ hành chính được sử dụng trên các giấy tờ tiếp nhận hồ sơ và thông báo hẹn trả kết quả. Điều này đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong quá trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính. Mã số này sẽ được ghi rõ và dễ dàng nhận biết trên mỗi tài liệu liên quan đến việc giải quyết công việc.

- Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị thuộc Bộ: Các đơn vị thuộc Bộ sẽ sử dụng mã số hồ sơ thủ tục hành chính thống nhất khi ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lý hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính. Điều này bao gồm sự tích hợp của mã số trong Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử, cũng như trong cơ sở dữ liệu điện tử lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính của Bộ. Việc sử dụng mã số thống nhất trong công nghệ thông tin giúp tăng cường hiệu quả, tính chính xác và khả năng theo dõi của quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Tổng thể, việc áp dụng mã số hồ sơ thủ tục hành chính thống nhất này không chỉ giúp tăng cường sự minh bạch và tính nhất quán trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, mà còn hỗ trợ trong việc quản lý và theo dõi thông tin qua các hệ thống công nghệ thông tin của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Quý khách xem thêm bài viết sau: Quy định mới về biện pháp tạm giữ tang vật, phương tiện, giấy phép, chứng chỉ hành nghề theo thủ tục hành chính

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.